Cómo transferir documentos de Word a OneNote: 3 métodos efectivos

Microsoft Word es fundamental para escribir ensayos, artículos o simplemente anotar. Funciona bastante bien con el resto de la suite MS Office, especialmente con PowerPoint y Excel. Pero a veces necesitas mover archivos a OneNote para acceder a ellos rápidamente o para organizarlos. Esto puede ser un poco complicado, sobre todo si quieres seguir editando o simplemente quieres que se vean bien en OneNote. Mover contenido entre ambos no siempre es sencillo, sobre todo si usas un dispositivo móvil, así que tener algunos trucos bajo la manga puede simplificarte mucho la vida. En esta charla, repasaremos las principales maneras en que la gente suele hacerlo, desde copiar y pegar hasta inserciones más avanzadas, y señalaremos cuándo cada una tiene más sentido.

Cómo mover un documento de Word a OneNote: sus opciones

Insertar su archivo como adjunto: la manera rápida y sencilla

Este es el método clásico: simplemente inserta tu archivo de Word en OneNote como archivo adjunto o PDF. Es un poco raro, pero si quieres conservar el formato y solo tener una referencia, funciona. Básicamente, guardas tu documento de Word como PDF (lo cual es facilísimo); así evitas complicaciones con la edición en vivo. En una configuración funcionó bien de inmediato; en otra, puede que tengas que reiniciar OneNote o actualizarlo. Porque, claro, Windows tiene que complicarlo más de lo necesario.

Aquí está el trato:

• Abra su documento de Word, luego vaya a Archivo > Guardar como.
• Seleccione PDF en las opciones de tipo de archivo: esto crea una versión no editable que es perfecta para insertar.
• Inicie OneNote, haga clic en la página donde desea el documento y luego vaya a la pestaña Insertar.
• Haz clic en Archivo y selecciona el PDF guardado. Este debería insertarse como imagen o archivo adjunto. Si lo deseas, también puedes insertar el archivo original de Word (.docx), pero entonces solo será un enlace. Al hacer clic en ese enlace, verás el documento en modo de solo lectura, lo cual es útil si solo quieres consultarlo, pero no editarlo en OneNote.

Consejo: Si el PDF o el archivo adjunto no se muestran de inmediato, intenta reiniciar OneNote rápidamente o forzar la actualización. A veces, los archivos grandes tardan un poco en cargarse.

Copiar y pegar su contenido de Word: el método de la vieja escuela

Esto es un método de eficacia comprobada, pero bastante manual. Resalta el texto en Word, pulsa Ctrl + C(o command + Cen Mac), luego ve a OneNote, haz clic donde quieras y pulsa Ctrl + V. Fácil, ¿verdad? Funciona bien si el documento no es demasiado grande ni complejo.

¿La ventaja? Tienes control total sobre qué partes mover y puedes ajustar el formato si es necesario.¿La desventaja? Si tu documento de Word contiene imágenes, tablas o elementos complejos, es posible que no se transfiera correctamente. Además, si quieres mantener la edición en vivo, tendrás que volver a Word de todos modos, así que este método es más adecuado para notas rápidas o fragmentos.

Insertar su archivo como impresión: el enfoque visual

¿Quieres que ese documento sea visible y legible? Prueba a insertarlo como impresión. OneNote convierte tu documento de Word en un PDF con la misma apariencia que el documento original, permitiéndote navegar por él, resaltarlo, anotarlo, etc. No es exactamente una edición, pero es una buena manera de mantener el contenido intacto visualmente.

Aquí te explicamos cómo:

• Vaya a Insertar > Impresión dentro de OneNote.
• Seleccione su archivo de Word y espere unos segundos mientras OneNote lo convierte en imágenes.
• Listo: tu documento aparece igual que en papel, incrustado en la página. Puede ser un poco complicado de editar, pero es ideal para referenciar o resaltar.

Advertencia: Dependiendo del tamaño del archivo y del dispositivo, el proceso podría ralentizarse un poco. Además, no es posible editar el texto directamente; editar implica volver a Word, realizar cambios y actualizar la impresión.

¿Puedes mover un documento de Word a OneNote desde tu dispositivo móvil?

Esta parte es un poco frustrante; hacerlo en un móvil o tableta no es tan fácil. La forma más fácil es abrir Word, copiar el texto seleccionado ( Ctrl + Co mantener pulsado para copiar), luego ir a OneNote y pegar. Es la forma más rápida si usas un teléfono o tableta.

¿Hacer una captura de pantalla de tu pantalla de Word e insertarla en OneNote? Claro, pero eso no significa mover el archivo, sino simplemente capturar una imagen, lo cual no es muy útil si quieres editar o buscar el contenido más tarde. Aun así, si estás apurado y solo necesitas una imagen rápida, es una opción.

Utilice estos consejos para que Word y OneNote trabajen juntos de forma más eficiente

Sinceramente, mover contenido entre ambos depende de lo que quieras. Si te importa la legibilidad y las referencias, imprimir es probablemente la mejor opción, sobre todo para diseños complejos. Pero si quieres editar más tarde o simplificar las cosas, copiar y pegar es más rápido, aunque a veces sea un poco lioso. En dispositivos móviles, se trata principalmente de copiar y pegar o capturas de pantalla. Intentar hacer cosas más avanzadas desde el móvil suele ser un fastidio.

Es un poco raro cómo algunos métodos funcionan bien en computadoras de escritorio, pero no tanto en dispositivos móviles, pero bueno, así es el ecosistema de Microsoft. Normalmente, una combinación de estos trucos cubrirá la mayoría de las necesidades, siempre y cuando no busques un formato perfecto siempre.