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Cómo solucionar el problema de Power Query que no detecta archivos nuevos en SharePoint

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Power Query es genial para importar archivos de SharePoint a Power BI o Excel, pero no es perfecto. A veces, incluso cuando los archivos están en SharePoint, simplemente no aparecen en la vista previa de Power Query ni se cargan. Frustrante, ¿verdad? Es extraño porque podría deberse a un problema de caché, permisos o simplemente a la forma en que SharePoint gestiona las URL. Esta guía trata sobre cómo solucionar ese error de carpeta de SharePoint para que no pierdas tiempo preguntándote si hiciste algo mal. Después de probar estas soluciones, deberías ver tus archivos más recientes sin problemas. Ten en cuenta que algunas soluciones son rápidas, otras requieren un poco más de esfuerzo; es posible que tengas que probar varias antes de que funcione.

Cómo solucionar errores de carpetas de SharePoint en Power Query

Comprobar permisos de administrador

Esto no es un paso opcional, sino fundamental. Si no tienes los permisos de acceso adecuados, Power Query no podrá ver ni cargar los archivos. Ya sea por un error de permisos o restricciones de cuenta, lo primero que debes hacer es verificar con el administrador de TI o SharePoint que tu cuenta tenga acceso de lectura a esa carpeta. A veces, el simple hecho de haber iniciado sesión con una cuenta diferente o estar conectado como invitado puede limitar lo que ves. En algunas configuraciones, esta verificación te ahorrará horas de resolución de problemas, ya que, sinceramente, borrar la caché o modificar las URL no servirá de nada si los permisos no son correctos. Si los permisos son correctos, pasa a otras soluciones.

Comprueba tu conexión a Internet.

Esto puede parecer una tontería, pero es sorprendentemente común. SharePoint requiere una conexión estable, ya que obtiene los metadatos y los archivos dinámicamente. Si usas Wi-Fi, asegúrate de que la conexión sea estable. Reinicia el router si es necesario; a veces, si la red falla, Power Query puede tener problemas para mostrar archivos nuevos o actualizados. Si tu conexión a internet es inestable, la caché podría descargar información antigua o simplemente bloquearse, dando la impresión de que los archivos han desaparecido. Es posible que veas errores o listados desactualizados si tu conexión no es lo suficientemente estable. En un equipo, esto solucionó el problema; en otro, seguía fallando, así que conviene comprobarlo.

Actualizar la consulta: más que un simple clic.

Si una simple actualización no es suficiente, es hora de una actualización más profunda. A veces, Power Query simplemente no detecta los archivos nuevos porque la caché o la consulta no están sincronizadas. Acceda a Excel a través de la pestaña Datos o a Power BI mediante el botón Transformar datos. Haga clic con el botón derecho en la consulta en el panel Consultas y conexiones y, a continuación, seleccione Actualizar. Esto hace que se vuelvan a obtener los datos; a veces funciona de inmediato, otras veces tendrá que cerrar y volver a abrir el archivo, o incluso reiniciar Power BI. En mi experiencia, un ciclo de actualización completo puede eliminar los datos obsoletos que se quedan ahí, porque, claro, Power Query tiene que complicar las cosas innecesariamente.

Utilice la URL completa de la carpeta de SharePoint.

Esto es muy importante. Compartir solo un enlace a una carpeta o una URL parcial causa problemas con Power Query. En lugar de indicarle que use un acceso directo a una carpeta, en Excel, vaya a Datos > Obtener datos > Desde carpeta de SharePoint. Pegue la URL del sitio raíz (por ejemplo, https://companyname.sharepoint.com/sites/YourSite ).Luego, haga clic en Aceptar. Obtendrá una lista de todos los archivos que contiene, en lugar de solo la carpeta. A continuación, en la ventana del Navegador, seleccione su carpeta o archivo. Al hacer clic en Transformar datos, se abrirá el editor de Power Query, donde podrá actualizar y verificar que está viendo las últimas cargas. Este método garantiza que Power Query no esté viendo solo una vista parcial o en caché de SharePoint.

Borrar caché de Power Query

Este paso consiste en reiniciar Power Query. La corrupción de la caché o los datos obsoletos pueden afectar seriamente la detección de archivos. Para borrar la caché en Excel, vaya a Archivo > Opciones y haga clic en Datos. Desplácese hacia abajo hasta la sección Configuración de caché y busque un botón que diga Eliminar archivos en caché o similar. Confirme, reinicie Excel y compruebe si aparecen los archivos nuevos. En Power BI, vaya a Archivo > Opciones > Carga de datos y borre la caché allí. A veces, la caché oculta los archivos nuevos porque está bloqueada o dañada, y esto actualiza todo.

Comprueba tus filtros

Los filtros pueden ser engañosos. Si has aplicado alguno en los Pasos aplicados de Power Query, podrían estar ocultando archivos más recientes. Abre tu consulta en el Editor de Power Query y luego echa un vistazo al panel Pasos aplicados a la derecha. Si algún paso filtra ciertos tipos de archivo o rangos de fechas, podría estar ocultando involuntariamente las cargas recientes. Revisa cada paso, especialmente las condiciones de filtro, y desmárcalas si es necesario. Borra todos los filtros y luego actualiza. A veces, eso es todo lo que se necesita para que aparezcan los archivos nuevos. Además, asegúrate de que los filtros de columna no estén limitando tu vista. En algunas configuraciones, los filtros persisten incluso después de recargar, lo cual es molesto pero solucionable.

Resumen

  • Comprueba los permisos con tu administrador; no te saltes este paso.
  • Asegúrate de que tu conexión a internet sea estable.
  • Utilice la URL completa del sitio de SharePoint en Power Query.
  • Borra la caché con regularidad; la caché de Power Query puede ser sorprendentemente persistente.
  • Revisa los filtros de Power Query; es posible que estén ocultando tus archivos nuevos.

Resumen

En resumen, estas soluciones abarcan las causas más comunes cuando los archivos de SharePoint no se muestran en Power Query. Los permisos, los problemas con las URL, la caché y los filtros suelen ser los responsables. A veces, una simple actualización o el borrado de la caché bastan, otras veces hay que investigar más a fondo. Esperamos que esto les ahorre frustración a algunos. Porque, sinceramente, lograr que SharePoint funcione correctamente con Power Query no siempre es sencillo, pero estos pasos deberían facilitarles la tarea.