Cómo sincronizar la lista global de direcciones de Microsoft 365 con la aplicación Contactos de iOS

Conseguir que tus contactos de la Lista Global de Contactos de Microsoft 365 aparezcan en la app nativa de Contactos de iPhone no es sencillo, principalmente porque Microsoft no ofrece una forma integrada de sincronizar la Lista Global de Contactos directamente con iOS. Si alguna vez has querido tener la lista de contactos interna de tu organización disponible sin conexión en todos los iPhone, administrados o no administrados, esta solución alternativa con un buzón compartido puede serte de gran ayuda. No es perfecta y es un poco tediosa, pero funciona una vez configurada. Básicamente, creas un buzón compartido dedicado, lo rellenas con contactos de la Lista Global de Contactos y luego lo conectas como una cuenta de Exchange en iPhones.¿El resultado? Tu personal puede ver la información actualizada de la Lista Global de Contactos directamente en su app nativa de Contactos sin tener que iniciar sesión en Outlook constantemente. Ten en cuenta que implica algunos pasos manuales y, en algunas configuraciones, es posible que la sincronización no sea perfecta a la primera; a veces, reiniciar el dispositivo o volver a agregar la cuenta ayuda.

Cómo sincronizar automáticamente todos o algunos contactos de la GAL con la lista de contactos del iPhone de cada usuario mediante un buzón compartido (Microsoft 365).*

*Nota: Si desea sincronizar solo los contactos personales de Outlook dentro de una cuenta de Microsoft 365 e incluir la Lista Global de Contactos (GAL), consulte esta guía: Cómo sincronizar automáticamente los contactos de Outlook de Microsoft 365 con dispositivos iOS administrados con Exchange Active Sync. Para la GAL, el método de buzón compartido que se indica a continuación es la mejor opción.

Básicamente, al crear un buzón compartido dedicado, copiar los contactos de la GAL y conectarlo a iOS, se obtiene una especie de sincronización manual de los contactos internos. Es un proceso un poco largo, pero si se siguen todos los pasos, funciona mejor de lo esperado.

Cómo solucionar la sincronización de contactos de GAL a iOS mediante un buzón compartido

Paso 1. Cree un nuevo buzón compartido en Microsoft 365 para los contactos de la GAL

Este es el primer paso. Necesita un buzón dedicado para guardar todos los contactos de la Lista Global de Contactos (GAL) que desea ver en iPhone. Puede hacerlo a través del Centro de administración de Microsoft 365 ( https://admin.cloud.microsoft/ ) o del Centro de administración de Exchange. Una vez creado, asígnele algunos usuarios para poder agregar contactos más adelante.

• Vaya a Equipos y grupos, seleccione Buzones compartidos y luego Agregar un buzón compartido.
• Escriba un nombre (como «Contactos GAL») y un correo electrónico (por ejemplo, [email protected]), luego presione Guardar cambios.
• Después de eso, haga clic en Agregar miembros y agréguese usted mismo o a otro administrador a este buzón.

Paso 2. Habilite el inicio de sesión para el buzón compartido

Porque, claro, Microsoft tiene que complicar esto. Necesitas desbloquear el inicio de sesión de ese buzón para que pueda conectarse al iPhone más tarde.

1. Regrese al Centro de administración de Microsoft 365 > Usuarios > Usuarios activos.
2. Encuentra tu buzón compartido y haz clic en él.
3. Seleccione Desbloquear inicio de sesión (si aún no lo está), desmarque la opción Bloquear el inicio de sesión de este usuario y luego guarde.
4. Establezca una contraseña para el buzón haciendo clic en Restablecer contraseña. Guárdela; la necesitará más adelante.

Paso 3. Llene el buzón compartido con contactos GAL

Esta parte es bastante manual. Necesita abrir Microsoft Outlook en un ordenador (el suyo o el de alguien autorizado).Esto es lo que debe hacer:

• En Outlook, abra la carpeta Contactos del buzón compartido (aparecerá debajo de sus contactos habituales).
• Comprueba si los contactos de la GAL están ahí; de lo contrario, tendrás que copiarlos manualmente. Puedes hacerlo seleccionando los contactos de la GAL (abre la GAL en Outlook, selecciona los contactos con Ctrl+ ), haz clic derecho y selecciona » Agregar a contactos» en la carpeta del buzón compartido.
• Este proceso puede ser impredecible; a veces requiere varios intentos. Quizás deba hacerlo por lotes o asegurarse de que los contactos se importen completamente.

Paso 4. Conecta el buzón compartido en el iPhone como una cuenta Exchange

Ahora viene la parte complicada: agregar ese buzón compartido a tu iPhone para que sus contactos aparezcan de forma nativa.

• Vaya a Configuración > Contraseñas y cuentas > Agregar cuenta.
• Seleccione Microsoft Exchange.
• Introduzca la dirección de correo electrónico del buzón compartido, por ejemplo, [email protected].
• Pulsa Siguiente e inicia sesión con el nombre de usuario y la contraseña que configuraste anteriormente. Es posible que veas indicaciones sobre permisos o confianza; conviene aprobarlos.
• Asegúrate de que la opción Contactos esté activada y luego presiona Guardar.

Una vez agregada la cuenta y activada la opción de Contactos, tu iPhone debería empezar a importar los contactos de la GAL almacenados en ese buzón compartido. En algunos dispositivos, es posible que tengas que reiniciar la app Contactos o el teléfono para que todo se sincronice.

Y listo, todos esos contactos de la GAL ahora están en tu app nativa, sin conexión y con función de búsqueda. Claro que, si quieres que otros administradores puedan actualizar o añadir contactos, puedes darles acceso al buzón compartido para que se mantenga actualizado.

Opcional: Mantener la GAL actualizada en el buzón compartido

El proceso de copiar contactos de la GAL al buzón compartido no es automático, por lo que deberá repetir el proceso de importación periódicamente si su GAL se actualiza con frecuencia. Para actualizaciones regulares, considere usar un script personalizado o herramientas de terceros, pero eso es otra historia.

Con suerte, esta configuración evitará algunos dolores de cabeza en el futuro. Es un poco incómoda, pero efectiva una vez configurada. La clave es la paciencia y una configuración básica: una vez que esté funcionando, los usuarios podrán acceder a los contactos internos sin depender de la vista exclusiva en línea de Outlook.