Cómo proteger su PDF con contraseña en Office 2016/2013

El formato de documento portátil (PDF) es uno de esos tipos de archivo que todos usamos para compartir documentos. Es bastante práctico porque permite protegerlos con contraseña, pero, sinceramente, no todos saben que Microsoft Office puede ayudar con eso. Resulta que con Office 2013 y versiones posteriores como Office 2016, se pueden cifrar archivos PDF directamente, sin necesidad de programas de terceros, lo cual es una buena manera de mantener la información confidencial protegida. Sin embargo, una advertencia: si olvidas la contraseña, buena suerte recuperándola sin un software especializado. No entiendo por qué Microsoft lo incluyó, pero no ofreció, por ejemplo, una forma sencilla de administrar esas contraseñas más adelante, pero bueno, así es Office. Solo recuerda guardar una lista de contraseñas en un lugar seguro si vas a proteger con contraseña varios archivos.

Así que, para cualquiera que intente proteger un PDF creado o editado en Word, aquí tiene la información. Es un proceso un poco complicado, pero funciona una vez que le coges el truco. La clave está en establecer la contraseña durante el proceso de guardado, directamente en las opciones de exportación. En algunas configuraciones, puede que necesites un par de intentos, pero si funciona, tendrás un PDF que solicita una contraseña antes de abrirlo.

Proteger archivos PDF con contraseña en Office 2013 o 2016

Siga estas instrucciones para bloquear su PDF:

Cómo cifrar tu PDF con una contraseña al guardarlo

Asegúrese de que su documento esté finalizado: termine de editar su documento y prepárelo para guardarlo como PDF con cifrado.
Para archivos PDF existentes: Si ya está trabajando en un PDF, haga clic derecho en el archivo y seleccione Abrir con > Word (2013 o 2016).Cuando Word indique «Word convertirá el PDF en un documento de Word editable», haga clic en Aceptar. Este paso es un poco extraño, pero funciona para añadir opciones de edición y cifrado.

Paso a paso para cifrar durante el guardado

Abra el documento en Word, vaya al menú Archivo y seleccione Guardar como. Elija la ubicación donde desea guardar el nuevo PDF, como una carpeta en su escritorio o en la nube.
En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione PDF en el menú desplegable Tipo de archivo. Luego, haga clic en el botón Opciones ; se abrirá una ventana con muchas opciones.
En las opciones, marca la casilla » Cifrar el documento con contraseña». En algunas versiones, es posible que tengas que desplazarte o buscar un poco para encontrarla; no siempre es fácil.
Haz clic en Aceptar y se te pedirá que introduzcas una contraseña. Elige una segura pero fácil de recordar (¡no la olvides!).Vuelve a introducirla cuando se te pida y pulsa Aceptar de nuevo. Recuerda que las contraseñas deben tener entre 6 y 32 caracteres; no uses contraseñas demasiado largas a menos que quieras meterte en problemas.
Finalmente, haz clic en Guardar. Para abrir el PDF, tendrás que introducir la contraseña, así estará protegido de cualquier intruso.

Nota: A veces, esta parte puede presentar algunos fallos. En algunos equipos, la solicitud de contraseña podría no aparecer correctamente al primer intento o no guardarse correctamente. Normalmente, reiniciar Word o incluso reiniciarlo ayuda si algo funciona de forma extraña.

Y un aviso: si pierdes la contraseña, Office no tiene una solución mágica. Necesitarás software de terceros o servicios en línea para descifrarla o recuperarla, lo cual no siempre es fiable ni seguro. Así que, ten a mano todas esas contraseñas, ¿vale?