Cómo proteger documentos PDF con contraseña en Microsoft Word

Mucha gente se encuentra con archivos PDF protegidos con contraseña, y a veces no la tienen a mano. Por otro lado, algunos quieren asegurarse de que sus documentos de Word estén completamente seguros antes de compartirlos, así que convertirlos a un PDF protegido con contraseña es una buena idea. Es un poco extraño, pero sorprendentemente sencillo; Microsoft Office permite integrar el cifrado con bastante facilidad, especialmente con las actualizaciones recientes. Sin embargo, hay que tener en cuenta que utiliza cifrado AES, que es bastante sólido hoy en día; no se trata de algo barato. En ciertas configuraciones, hay un pequeño problema que puede hacer que el cifrado no funcione de inmediato, por lo que conviene volver a comprobarlo después. Además, en algunas versiones antiguas de Office, los pasos pueden ser un poco diferentes, pero en las más recientes, casi siempre son los mismos.

Crear documentos PDF protegidos con contraseña en Microsoft Word

Si terminaste tu documento en Word y quieres bloquearlo antes de compartirlo, este es el método práctico que suele funcionar en versiones recientes de Office. Básicamente, lo guardas como PDF y luego añades una contraseña durante el proceso de exportación. Es práctico porque no requiere herramientas de terceros, a menos que uses una versión muy antigua. Recuerda que esto funciona con Word 2016/2019/Office 365, y a veces es un poco complicado si las actualizaciones no están al día.

Abra su archivo e inicie el proceso de exportación a PDF

• Navegue al Explorador de archivos y busque el documento terminado.
• Haz clic derecho sobre él y selecciona Abrir con > Word 2016/2019. Si es un archivo.docx, haz doble clic para abrirlo en Word (asegúrate de tener instalada la última versión).
• Una vez abierto, vaya al menú Archivo y luego haga clic en Exportar.
• A continuación, haga clic en «Crear documento PDF/XPS» y luego en » Crear PDF/XPS». En algunas configuraciones, esto también podría estar en el menú «Guardar como», especialmente en versiones anteriores de Word.

Configurar el cifrado durante la exportación

• Cuando aparezca la ventana Publicar como PDF o XPS, presione el botón Opciones.
• Aquí es donde se pone interesante: marca la casilla » Cifrar el documento con contraseña». Si no ves esta opción, podría ser un fallo de la versión de Office o quizás tengas que habilitarla en la configuración avanzada (no es común, pero conviene comprobarlo).
• Haga clic en Aceptar y luego ingrese la contraseña elegida dos veces para confirmarla. Esto es fundamental: si la olvida, el documento se bloqueará definitivamente.

Finalizar la exportación y probar la protección con contraseña

• De vuelta en la ventana principal, haz clic en Publicar. Esto guardará tu archivo de Word como un PDF cifrado.
• Abra el PDF recién creado en su visor (como Adobe Reader o el predeterminado) e intente introducir la contraseña. Si se abre inmediatamente, la configuración funcionó correctamente. En algunos sistemas, el cifrado puede ser inestable al principio o requerir reiniciar Office o incluso el ordenador. A veces, la verdad, es necesario un segundo intento.

¿Puedes confiar en el cifrado AES de Microsoft?

Sí, en general. Microsoft usa el Estándar de Cifrado Avanzado (AES), que se considera bastante robusto hoy en día. Pero, y aquí está el truco, si simplemente estableces una contraseña para restringir la edición, no es lo mismo que cifrar todo el archivo. Por lo tanto, si la seguridad es importante, siempre opta por el cifrado completo al exportar; de lo contrario, alguien podría descifrar la contraseña, especialmente si es débil. Guardar en formato DOCX puede añadir una capa adicional, sobre todo si te preocupa la compatibilidad o los intentos de descifrado. Simplemente mantén tu contraseña segura y única, y estarás listo.