Cómo proteger con contraseña un documento de forma segura

Proteger con contraseña documentos de Microsoft Word 2021, 2016 o 365 es bastante sencillo, pero a veces resulta complicado, sobre todo si no estás acostumbrado a explorar las opciones del menú o si usas una versión o sistema operativo diferente. Normalmente, se trata de establecer una contraseña para que nadie más pueda abrir o modificar tu documento sin permiso. Esto puede ser útil si tienes información confidencial pero no quieres lidiar con métodos de cifrado complejos. Un aviso: recuerda siempre que si pierdes la contraseña, tu documento podría quedar inaccesible para siempre, así que elige una que sea fácil de recordar o guárdala en un lugar seguro.

Versión de Windows – Opción 1

Cómo cifrar tu documento directamente desde Word

• Abra el documento que desea bloquear y vaya a Archivo > Información. Se encuentra fácilmente en la cinta, generalmente en la esquina superior izquierda.
• Haz clic en «Proteger documento» (el icono del candado).A veces es un menú desplegable con opciones, depende de la versión, pero suele estar ahí.
• Selecciona «Cifrar con contraseña». Sí, es sencillo, pero aquí es donde todo empieza a importar.
• Escribe la contraseña que quieras. Intenta elegir una que sea segura, pero fácil de recordar. Haz clic en Aceptar.
• Se le pedirá que escriba su contraseña nuevamente: haga esto para confirmar y luego presione Aceptar.

Ahora, guarda el archivo en formato .docx si aún no lo has hecho; de lo contrario, el cifrado podría no funcionar correctamente. Ve a Archivo > Guardar o Guardar como y asegúrate de que se haya guardado correctamente. En algunas configuraciones, puede resultar extraño, pero este método suele mantener el documento bien protegido.

Versión de Windows – Opción 2

Uso de Guardar como con protección de contraseña

• Haz clic en el icono Guardar en la parte superior o usa Ctrl + S. Si ya la guardaste y quieres añadir la contraseña más tarde, ve a Archivo > Guardar como.
• Seleccione Explorar para abrir el cuadro de diálogo Guardar como.
• En la esquina inferior derecha, hay un menú Herramientas (parece un engranaje o un menú desplegable).Haz clic en él y selecciona Opciones generales…
• Establezca una contraseña en Contraseña para abrir o Contraseña para modificar. Tenga cuidado, ya que son diferentes si solo desea restricciones de visualización o edición.
• Pulsa «Aceptar». Se te pedirá que vuelvas a escribir la contraseña. Confirma y pulsa «Aceptar» de nuevo.
• Finalmente, haz clic en Guardar. Tu archivo ahora estará protegido con esa contraseña, lo que lo hace un poco más seguro. Recuerda que, a veces, Word puede guardar en otros formatos, así que asegúrate de haberlo guardado como .docx para mantener el cifrado.

macOS

Proteger con contraseña su documento de Word en Mac

• Abra su documento y haga clic en Herramientas > Proteger documento…. Normalmente, esto aparece en la barra de menú o en la pestaña Revisar, según su versión de Word.
• Establece una contraseña para abrir o editar. Ten en cuenta que las Mac a veces tienen menús ligeramente diferentes o pueden ocultar opciones según la versión o las actualizaciones. Pero si ves «Proteger documento» o «Cifrar», ese es tu lugar.

Preguntas frecuentes

¿Cómo elimino la contraseña del archivo?

Ábrelo con la contraseña y ve a Archivo > Información > Proteger documento > Cifrar con contraseña. Simplemente borra la contraseña del cuadro y haz clic en Aceptar. Asegúrate de guardar el archivo después; de lo contrario, seguirá pidiéndole la contraseña la próxima vez.

Mi sistema de correo electrónico no me deja enviar este archivo.¿Qué ocurre?

A veces, los correos electrónicos se atascan con archivos protegidos con contraseña por cuestiones de seguridad o limitaciones de tamaño. Prueba a comprimirlos con herramientas como WinZip o WinRAR y envía el archivo comprimido. Es una solución rápida que funciona en la mayoría de los sistemas de correo electrónico.

¿Por qué Word deja de solicitar una contraseña después de volver a abrir el documento?

Podría estar guardado en un formato que no admita cifrado, como RTF. Guarde siempre el documento como Documento de Word (*.docx). Este es el formato que admite cifrado y protección con contraseña en Word 365 y versiones posteriores.

En algunas configuraciones, establecer una contraseña no es muy fiable si usas versiones antiguas o ciertos formatos, así que comprueba que estés guardando correctamente. A veces, reiniciar o cerrar todo antes de volver a intentarlo ayuda, ya que Windows y Office pueden ser un poco extraños.