Cómo invitar eficazmente a los participantes a tus reuniones de Zoom

¿Intentas que una reunión de Zoom dure más de 40 minutos con la cuenta gratuita? Sí, ese límite de 40 minutos es la pesadilla de todos. Pero para simplificar la vida, es fundamental compartir la información de la reunión de forma rápida y eficiente, ya sea en el ordenador, la web o incluso en el móvil. Si bien copiar el ID y el código funciona, hay varias maneras de distribuir la información de la invitación para que todos puedan participar sin problemas. Es un poco extraño cómo la interfaz de Zoom varía según dónde se use, y a veces las cosas no son tan obvias a menos que se investigue a fondo. Así que aquí tienes los métodos sencillos para crear y compartir esas invitaciones a reuniones, para que puedas centrarte en lo bueno y no perder el tiempo buscando enlaces.

Cómo crear una invitación a una reunión de Zoom desde el portal web

Uso del portal web de Zoom

Esta es probablemente la forma más sencilla, sobre todo si ya has iniciado sesión en el sitio web. Primero, ve al portal web de Zoom (https://zoom.us) e inicia sesión con las credenciales de tu cuenta. Una vez iniciada la sesión, busca la pestaña «Reunión» en la barra lateral izquierda y haz clic en ella. Luego, selecciona «Próximas», que suele ser la vista predeterminada para tus reuniones programadas.

Selecciona la reunión a la que quieres invitar haciendo clic en su título. Se abrirá la página de detalles. Aquí está la parte que a algunos les resulta confusa: busca el botón «Copiar invitación». Suele estar justo debajo de la información de la reunión o casi al final. Al hacer clic, se abre una ventana emergente con toda la información que necesitan los asistentes. Esto incluye el ID de la reunión, la contraseña, los números de acceso y un enlace interactivo. Simplemente copia todo el texto y pégalo en un correo electrónico, chat o donde quieras. Fácil, ¿verdad?

Consejo: A veces, la ventana para copiar la invitación incluye una pequeña opción para copiar la URL, pero recuerda que copiar la invitación completa suele ahorrar tiempo. En algunas configuraciones, es posible que no se copie todo por defecto, pero puedes añadir la contraseña manualmente para una experiencia más fluida.

Si prefieres organizar esto mediante el calendario, después de hacer clic en tu reunión, busca opciones como » Añadir al calendario». Vincular con Google Calendar o Outlook te permite añadir invitados directamente. Al seleccionar Google Calendar, te pedirá que inicies sesión y podrás incluir contactos. En algunas configuraciones, simplemente editas la invitación del calendario para añadir más personas manualmente. Tuve que hacerlo más de una vez cuando las opciones automáticas no funcionaron como esperaba.

Cómo invitar a otros a su reunión de Zoom usando la aplicación de escritorio Zoom

Compartir desde la aplicación de escritorio

Si ya usas la app de escritorio de Zoom, es bastante sencillo. Abre la app y haz clic en la pestaña » Reuniones» en la parte superior. Verás una lista de tus reuniones programadas a la izquierda. Busca la reunión que quieres compartir y haz clic en ella. A la derecha, debería haber un botón llamado » Copiar invitación». Púlsalo y aparecerá una ventana con todos los detalles de la invitación, incluyendo el enlace, el ID y la contraseña de la reunión.

Copia todo eso y envíalo por correo electrónico o chat. A veces, la aplicación no copia todo perfectamente, así que revisa bien la información pegada. Sin duda, hay variaciones según el sistema operativo y la versión de la aplicación: a veces funciona a la perfección, otras veces tienes que añadir manualmente la contraseña o modificar la invitación.

Otra cosa útil: si ya estás en la reunión, puedes obtener esta información sin salir. Simplemente haz clic en el botón » Participantes» en la parte inferior y luego selecciona «Invitar». Aquí verás opciones para enviar el enlace por correo electrónico o copiarlo directamente. A veces es un poco lioso, pero funciona en caso de urgencia. También puedes invitar mediante aplicaciones de mensajería o incluso compartiendo un código QR mediante una captura de pantalla si tienes prisa.

Invitar durante una reunión en curso

Esto es la solución definitiva cuando la reunión ya ha comenzado y te das cuenta de que alguien se ha olvidado. En la ventana de la reunión, haz clic en el icono de Participantes. Luego, en el nuevo panel, haz clic en el botón Invitar (normalmente en la parte inferior).Verás opciones para enviar correos electrónicos o mensajes a través de diferentes proveedores. Si eliges Gmail, por ejemplo, se abrirá un borrador con todos los datos predefinidos. Simplemente añade los destinatarios y pulsa «Enviar».

O, si quieres un enlace rápido, haz clic en el pequeño botón «Copiar enlace» o usa la opción «Copiar invitación» del menú de participantes. Esto no siempre incluye la contraseña, según tu configuración, así que revisa bien la información antes de compartirla.

Cómo invitar a otros en Android

Si usas Android, el proceso es bastante similar, pero con algunas diferencias entre las aplicaciones. En la app de Zoom, pulsa » Participantes» en la parte inferior y busca el botón «Invitar» en la esquina inferior izquierda. Al pulsarlo, aparecen opciones para compartir la información de la reunión por correo electrónico, mensajería o copiando el enlace directamente. De esta forma, puedes enviar rápidamente los detalles de la reunión a alguien dondequiera que estés, incluso si tienes prisa.

La mayoría de las veces, basta con pulsar unos cuantos botones y la información estará lista para compartir. Ten en cuenta que, según la versión de la aplicación, algunas opciones podrían variar ligeramente y, en raras ocasiones, podrías tener que añadir manualmente el código de acceso si no se incluye automáticamente.

Cruzo los dedos para que esto ayude.

Compartir información de Zoom ya no es tan molesto como antes, pero sigue siendo un poco inconsistente. Aun así, conocer todas estas diferentes maneras de obtener los detalles de la invitación facilita evitar problemas cuando alguien llega tarde o se te acaba el tiempo. Recuerda que copiar la información de la reunión (ya sea desde la web, el ordenador o el móvil) suele ser suficiente, pero revisa todo antes de enviarla. Porque, claro, a veces Zoom lo pone más difícil de lo necesario.

Resumen

• Utilice el botón Copiar invitación en el portal web para obtener detalles completos.
• Desde la aplicación de escritorio, la misma idea: copiar y pegar o invitar directamente.
• Cuando ya esté en la reunión, obtenga la información de invitación del panel Participantes.
• En Android, toque Participantes y luego Invitar para compartir mediante correo electrónico o aplicaciones de mensajería.

Resumen

Si intentas extender tus reuniones o simplemente quieres compartir más fácilmente, estas opciones son la mejor opción. A veces es un poco inconsistente según el dispositivo o la configuración, pero en general, es bastante flexible. Una vez que hayas descubierto qué funciona mejor con tu configuración, quizás puedas guardar esto en tus favoritos si estás cansado de las dudas. Cruzamos los dedos para que esto ayude a alguien a ahorrar tiempo y evitar la búsqueda a última hora de enlaces y contraseñas.¡Feliz Zoom!