Cómo integrar SharePoint con el Explorador de archivos en Windows 11: Dos métodos eficaces

Conectar SharePoint al Explorador de archivos en Windows 11 puede resultar un poco confuso si no estás familiarizado con el proceso. Generalmente, la forma más sencilla de que tus archivos de SharePoint aparezcan directamente en el Explorador de archivos es usar la función de sincronización de Microsoft OneDrive. Esta función crea una carpeta local que se ve igual que cualquier otra carpeta en tu PC y se mantiene sincronizada automáticamente, lo cual es muy útil, especialmente al trabajar en equipo o necesitar acceso sin conexión. Claro que algunos prefieren asignar la biblioteca de documentos de SharePoint como una unidad de red, pero créeme, es un poco más delicado y puede fallar con más frecuencia. Aun así, vale la pena conocer ambas opciones si trabajas con SharePoint habitualmente, y esta guía pretende cubrirlas ambas.

¿Cómo agregar SharePoint al Explorador de archivos? Pasos sencillos

Así que, aquí te explicamos cómo importar archivos de SharePoint al Explorador de archivos sin complicaciones. Básicamente, consiste en abrir tu sitio de SharePoint, hacer clic en algunos botones y dejar que OneDrive haga su trabajo. Normalmente, después de eso, tus bibliotecas de SharePoint aparecerán como carpetas en el Explorador de archivos, listas para usar. Como alternativa, asignar una unidad de red es sencillo, pero requiere la URL correcta, y es más fiable si no quieres modificar la configuración de sincronización. Elijas la opción que elijas, tus archivos se mantendrán actualizados sin necesidad de subirlos ni descargarlos manualmente. Ahorra muchísimo tiempo una vez configurado correctamente.

Abra su biblioteca de documentos de SharePoint

• Abre tu navegador web y dirígete a tu sitio de SharePoint; esa es la URL a la que sueles acceder para trabajar, como https://companyname.sharepoint.com.
• Inicie sesión con las credenciales de su organización si se le solicita.
• Navegue hasta su biblioteca de documentos, que puede llamarse «Documentos», «Archivos compartidos» o con algún nombre personalizado.
• Asegúrate de estar dentro de la biblioteca específica que deseas sincronizar; simplemente abrir la carpeta no es suficiente, debes hacer clic en ella para que se cargue por completo.

Es extraño, pero a veces basta con abrir la URL o la biblioteca correcta en el navegador para solucionar el problema. En algunas configuraciones, es necesario actualizar o recargar la página para que todo esté listo para la sincronización.

Haz clic en el botón Sincronizar y deja que OneDrive haga su trabajo.

• Busca el botón de sincronización en la parte superior de la página de SharePoint. Normalmente es un icono de nube o aparece la etiqueta «Sincronizar».
• Haz clic en él. Aparecerá un mensaje que te pedirá que abras o inicies OneDrive. Si aún no lo tienes, tendrás que instalar la aplicación OneDrive.
• Inicia sesión con tu cuenta de trabajo o escuela si se te solicita. A veces, en algunas configuraciones, se queda bloqueado o requiere reiniciarse antes de funcionar. No estoy seguro de por qué a veces funciona al primer intento y otras veces necesita reiniciarse. Porque, claro, Windows tiene que complicarlo más de lo necesario.
• La sincronización debería comenzar bastante rápido y verás un indicador de progreso.

Configurar y confirmar la sincronización de OneDrive

• Una vez que se abra OneDrive, te preguntará qué cuenta deseas sincronizar; asegúrate de que sea la misma cuenta que usaste en SharePoint.
• Puedes elegir la carpeta local donde se ubicará tu biblioteca de SharePoint; por defecto, probablemente sea algo como C:\Users\YourName\OneDrive - CompanyName.
• Espera unos instantes mientras OneDrive descarga tus archivos. En algunos equipos, puede tardar un poco más si tu biblioteca es muy grande o si tu conexión a internet es lenta.

Acceda y administre sus archivos sincronizados de SharePoint en el Explorador de archivos.

• Abre el Explorador de archivos : verás un nuevo directorio en la barra lateral, normalmente bajo el nombre de tu organización o «OneDrive – NombreDeLaEmpresa».
• Haz clic en ella y ¡listo!, tu biblioteca de SharePoint aparecerá como una carpeta local. Puedes abrir, editar y arrastrar archivos, y todo se sincronizará automáticamente.
• Si los elementos no aparecen de inmediato, intente reiniciar el Explorador de archivos o espere un minuto para que se complete la sincronización.

Ajusta la configuración de sincronización si es necesario.

• Haz clic con el botón derecho en el icono de OneDrive en la bandeja del sistema (tiene forma de nube).
• Seleccione Configuración. En la pestaña Cuenta, podrá ver qué bibliotecas se están sincronizando.
• Aquí también puedes pausar la sincronización o seleccionar carpetas específicas para sincronizar y así ahorrar espacio de almacenamiento local. Esto resulta útil si tu portátil no tiene mucha capacidad de almacenamiento.

Trabajar sin conexión y con archivos sin conexión

• Los archivos marcados como “Mantener siempre en este dispositivo” estarán disponibles sin conexión. Simplemente haga clic con el botón derecho en un archivo o carpeta dentro de la carpeta de SharePoint sincronizada y seleccione “ Mantener siempre en este dispositivo”.
• Cuando no tengas conexión a internet, podrás seguir abriendo y trabajando en esos archivos, y se sincronizarán la próxima vez que te conectes.

Método alternativo: Mapear como una unidad de red

¿Prefieres no usar OneDrive? Puedes asignar SharePoint como una unidad de red, pero no siempre funciona. Aun así, aquí te explicamos cómo. Obtén la URL de tu biblioteca de documentos de SharePoint; debería tener este aspecto: https://companyname.sharepoint.com/sites/sitename/LibraryName.

• Abra el Explorador de archivos, haga clic con el botón derecho en Este equipo y, a continuación, seleccione Conectar unidad de red.
• Elige una letra de unidad y pega la URL en el campo de carpeta, reemplazando «https://» por la ruta del servidor, como \\companyname.sharepoint.com@SSL\sites\sitename\LibraryName. Es posible que tengas que ajustarla un poco según tu configuración.
• Pulsa Finalizar, inicia sesión si se te solicita y la unidad debería aparecer en el Explorador de archivos. Advertencia: a veces se desconecta después de reiniciar o requiere una nueva autenticación, por lo que no es tan fiable como la sincronización.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la forma más sencilla de agregar SharePoint al Explorador de archivos?

Sin duda, utiliza la función de sincronización de OneDrive: crea una carpeta que se mantiene sincronizada automáticamente. Sin necesidad de configuración manual ni complicaciones.

¿Puedo trabajar sin conexión con archivos de SharePoint?

Sí, una vez sincronizados, puedes desconectarte de internet y todo seguirá funcionando. Los cambios se actualizarán cuando te vuelvas a conectar.

¿Por qué no aparece SharePoint en el Explorador de archivos?

Normalmente, esto se debe a que la sincronización no está habilitada o a que OneDrive no está configurado correctamente. Verifique el botón de sincronización en su biblioteca de SharePoint.

¿Es seguro mapear como una unidad de red?

Es suficientemente seguro, pero menos fiable; a menudo requiere una nueva autenticación o reconfiguración. Además, puede que no gestione archivos grandes ni ediciones simultáneas con la misma fluidez.

¿Necesito OneDrive para SharePoint?

Para una integración de primer nivel y sincronización automática, sí. Es la forma más sencilla de mantener todo actualizado sin complicaciones.

Resumen

Integrar SharePoint en el Explorador de archivos no es complicado una vez que se entienden las herramientas. Usar OneDrive es sin duda la opción más sencilla, y la asignación de carpetas puede funcionar si no te importa solucionar algunos problemas técnicos. Recuerda que al principio puede haber algunos inconvenientes, sobre todo si tienes una conexión lenta o trabajas con bibliotecas grandes. Pero una vez configurado, es genial tener tus archivos directamente en el Explorador, siempre actualizados y listos para editar.

Resumen

• Utilice la sincronización de OneDrive para obtener carpetas de SharePoint que se actualicen automáticamente y sin interrupciones.
• Acceda a los archivos sin conexión y gestione fácilmente las opciones de sincronización.
• La asignación como unidad de red funciona, pero puede presentar fallos intermitentes.
• Asegúrate de haber iniciado sesión en las cuentas correctas para evitar errores extraños.

Palabras finales

Ojalá esto le sirva a alguien. Configurar SharePoint en el Explorador de archivos no es perfecto, pero una vez que se entiende, ahorra muchísimo tiempo. Esperemos que esto ayude o al menos les dé un buen punto de partida para seguir investigando.