Cómo exportar correos electrónicos a PST en Outlook en Windows 11

Microsoft finalmente solucionó una deficiencia bastante molesta en la nueva aplicación Outlook para Windows: ahora es compatible con los archivos de datos de Outlook, también conocidos como PST. Si has estado evitando esta aplicación solo porque no podía manejar archivos PST, eso ya es cosa del pasado. Ahora puedes exportar tus correos electrónicos a PST prácticamente de la misma manera que con el Outlook clásico: solo unos clics y listo. Ideal para copias de seguridad, reorganizar archivos o simplemente mantener tu archivo de correo electrónico organizado.

Este tutorial te ayudará a exportar tus correos electrónicos de Outlook New en Windows 11 para que puedas guardar o transferir tus datos sin complicaciones. No es nada del otro mundo, pero a veces la interfaz o el proceso pueden resultar un poco confusos u ocultos, así que aquí tienes una guía paso a paso para aclararlo todo. Es probable que funcione igual en otras versiones de Windows, pero se ha probado principalmente en Windows 11.

Exportar correos electrónicos a un archivo de datos de Outlook (.PST) en la nueva aplicación de Outlook.

Preparar la aplicación y navegar al lugar correcto

Para empezar, abre la aplicación Outlook New. Puedes hacerlo a través del menú Inicio, la barra de búsqueda o cualquier acceso rápido que prefieras.
Una vez que se abra, haga clic en Archivo en el menú superior. A continuación, seleccione Configuración. Si no la ve de inmediato, asegúrese de estar en la ventana principal de Outlook y no en un panel secundario.
Dentro de Configuración, busca Archivos de datos en la barra lateral izquierda; aquí es donde la cosa se complica un poco. Si buscas «Exportar», puede que ya no esté directamente debajo de Archivos de datos; en su lugar, tendrás que ir a Opciones o Configuración avanzada. Pero si ves un botón de Exportar, ese es el lugar correcto para empezar. De lo contrario, consulta el menú principal o los tres puntos (…) para ver las opciones de exportación.

Nota: En algunas configuraciones, la opción de exportación no aparece de forma destacada. Es posible que deba acceder a ella a través de la configuración de la cuenta o mediante las opciones Restaurar o Exportar en el menú principal.

Iniciando el proceso de exportación

Haz clic en «Comenzar» o en el botón de exportación. Se abrirá un nuevo cuadro de diálogo titulado «Exportar a archivo de datos de Outlook».
Aquí es donde el proceso se vuelve un poco más manual. Primero, si tienes varias cuentas de correo electrónico, elige la que quieras exportar. Normalmente, verás un menú desplegable con tus direcciones de correo electrónico o nombres de cuenta; selecciona la que prefieras.
A continuación, elige las carpetas: bandeja de entrada, enviados, carpetas personalizadas. Lo ideal es seleccionarlas todas para no olvidarte de nada. No hay nada peor que perderse los correos que realmente querías.

Esta parte es un poco confusa, ya que las opciones pueden variar según las actualizaciones, pero en general, aquí se selecciona el alcance de la exportación.

Seleccione los plazos y el manejo de duplicados.

Tras hacer clic en Exportar, verás varias opciones: selecciona un rango de fechas si solo quieres una selección de correos electrónicos, o elige «Todos» para incluirlos todos. En ocasiones, hay una opción para gestionar los duplicados: selecciona la que mejor se adapte a tu situación («Reemplazar duplicados», «Conservar ambos», etc.).
La interfaz es sencilla, pero si presenta alguna inconsistencia, simplemente seleccione la opción que mejor se adapte a sus necesidades. En algunos equipos, el cuadro de diálogo no aparece la primera vez, así que no se rinda tras el primer intento.

Seleccione una ubicación para guardar y finalice.

A continuación, haz clic en el botón «Elegir archivo». Navega hasta la carpeta donde quieras guardar el archivo PST; por ejemplo, en el Escritorio o en una carpeta de copias de seguridad específica. Asígnale un nombre que puedas reconocer fácilmente.
Haz clic en Aceptar. A continuación, verás una solicitud de contraseña si deseas establecer una para el archivo PST. Sinceramente, no siempre es necesario, pero si te preocupa la seguridad, puedes hacerlo. Recuerda recordarla, porque si la pierdes, no podrás acceder al archivo PST.

Consejo práctico: Cuando se te solicite, elige Copiar como acción. La opción «Mover» eliminaría los correos electrónicos de Outlook New después de exportarlos, lo cual no suele ser lo que la mayoría de la gente desea.

Inicie y supervise la exportación.

Haz clic en el botón Exportar y el proceso comenzará. Dependiendo de la cantidad de correos electrónicos que tengas, esto puede tardar desde unos segundos hasta varias horas. Ten paciencia: no cierres la aplicación a mitad del proceso, o podrías dañar la exportación.
Mantén abierta la ventana de Outlook mientras se procesa. Una vez finalizado, debería aparecer un mensaje de «Completado» o una pantalla de confirmación. Eso es todo. Simplemente relájate y deja que termine sin hacer nada más.

En algunos casos, la exportación parece quedarse bloqueada o no se inicia de inmediato. A veces, reiniciar Outlook o incluso Windows puede solucionar el problema; claro, Windows siempre tiene que complicarlo todo un poco.

Si le interesa, también hay una guía sobre cómo reinstalar Outlook New en Windows 11, que puede ayudar a solucionar algunos problemas subyacentes o a actualizar la configuración.