Cómo enviar un correo electrónico seguro y confidencial en Gmail

Gmail es un servicio de correo electrónico gratuito de Google muy popular y está a la altura en cuanto a seguridad. Puedes acceder desde navegadores o aplicaciones móviles, lo cual es muy práctico. Pero si envías información confidencial, como información laboral o conversaciones personales, ¿puede Gmail mantenerla privada? Resulta que sí, más o menos. Tienen un «modo confidencial» que supuestamente ayuda a mantener tus correos electrónicos más seguros y menos compartibles. Aun así, no es infalible, y a veces puede parecer un poco forzado. Saber usarlo correctamente significa que puedes enviar mensajes privados, establecer fechas de caducidad o incluso bloquear cosas con contraseñas. Pero también debes ser consciente de sus peculiaridades y límites, para que tus expectativas no sean tan descabelladas.

¿Qué es el correo electrónico confidencial en Gmail?

El «modo confidencial» de Gmail es básicamente una forma de enviar correos electrónicos que no son tan fáciles de reenviar, copiar o descargar. Por ejemplo, si quieres enviar información confidencial pero no quieres que el destinatario guarde una copia ni la comparta, esta función te será útil. Lleva tiempo disponible y es como enviar un mensaje protegido por un candado digital, con algunas salvedades. En fin, antes de que pienses que tienes una bóveda secreta, recuerda que no es cifrado y que aún se pueden tomar capturas de pantalla o fotos. Aun así, es una herramienta útil, sobre todo si quieres limitar el uso del mensaje.

Algunas de las ventajas incluyen la posibilidad de establecer una contraseña (manualmente o por SMS), incluir una fecha de caducidad para el correo electrónico y evitar que los destinatarios reenvíen o copien el contenido del mensaje. Además, esta función funciona en todas las plataformas, ya sea en la interfaz web de Gmail, Android o iOS. Sinceramente, es un poco extraño cómo Gmail ha logrado que esto parezca un poco más privado, aunque no sea infalible.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar el modo confidencial?

Honestamente, estas son probablemente las principales razones para activar el modo confidencial cuando la información es delicada:

• Correos electrónicos protegidos con contraseña: Puedes asignar una contraseña que el destinatario necesita para abrir. Normalmente, esto implica enviar la contraseña por SMS u otro método, lo que añade una capa adicional de seguridad. En algunas configuraciones, se dice que funciona sin problemas, pero, sinceramente, no es infalible si se tiene experiencia con la tecnología.
• Fecha de caducidad establecida: Puedes configurar el correo electrónico para que se autodestruya después de un tiempo determinado, como una semana, un mes o incluso años. Es útil si te preocupa que tus archivos permanezcan para siempre. Esto también funciona con archivos adjuntos, lo cual es muy útil.
• Seguridad del número de móvil: Se usa el número de móvil del destinatario como una especie de segunda clave. Se envía una contraseña a su teléfono y deben introducirla para ver el correo electrónico. Pero si olvidan o pierden ese número, les será muy útil desbloquearlo.
• Sin reenvío ni descarga: Después de enviar un correo electrónico confidencial, el destinatario no puede reenviarlo ni descargarlo a menos que introduzca primero la contraseña. Por lo tanto, si le preocupa que su mensaje se difunda demasiado, esta solución provisional es una solución provisional.
• Restricciones de copia de contenido: No puedes copiar y pegar el texto del correo electrónico directamente. Sin embargo, al tratarse de Gmail, las capturas de pantalla o fotos siguen siendo válidas, así que no creas que es una opción infalible.
• Funciona con todos los proveedores de correo electrónico: incluso si tu contacto no está en Gmail, puedes enviar un correo electrónico confidencial y aplicar cierto nivel de restricción.

Cómo enviar un correo electrónico confidencial en Gmail

Sinceramente, configurarlo no es tan difícil una vez que le coges el truco. Aquí tienes un breve resumen:

• Abra Gmail en su navegador, presione el botón Redactar, generalmente en la parte superior izquierda.
• Escribe tu correo electrónico, añade el asunto y el destinatario como de costumbre.
• En la parte inferior de la ventana de redacción, busca el icono del candado con un reloj. Es el botón de Modo Confidencial. Haz clic en él; es pequeño, así que no lo pierdas de vista.
• Aparecerá una ventana emergente. Puedes elegir una fecha de vencimiento (como 1 semana, 1 mes, etc.) y si deseas establecer un código de acceso. Si deseas un código de acceso, selecciona » Código de acceso por SMS». Si no, selecciona «Sin código de acceso por SMS».
• Asegúrese de agregar el número de teléfono móvil del destinatario si usa códigos de acceso SMS, porque así es como obtendrán el código para abrir el correo electrónico.

Cuando todo esté listo, pulsa «Guardar» y luego «Enviar». Listo. El destinatario recibirá un enlace con restricciones y deberá seguir tu configuración para ver el mensaje.

¿Qué pasa si quiero deshacer un correo electrónico después de presionar enviar?

En realidad, esto varía mucho. Gmail tiene una función llamada Deshacer envío, pero su tiempo de respuesta es de unos segundos después de pulsar «Enviar».Si no la detectaste a tiempo, no tendrás suerte. Sin embargo, si se trata de un correo electrónico confidencial y quieres revocar el acceso, busca el mensaje en la carpeta » Enviados», ábrelo y haz clic en «Retirar acceso». Esto impide que el destinatario lo vea; sin embargo, ten en cuenta que es posible que ya lo haya visto si lo abrió antes de revocarlo; no es perfecto.

Visualización de correos electrónicos confidenciales enviados

Cuando recibes una respuesta, ver correos electrónicos confidenciales es prácticamente igual que ver los normales, pero con algunas peculiaridades:

• De forma predeterminada, no puedes copiar, reenviar ni descargar el contenido del correo electrónico. Gmail desactiva estas opciones.
• El destinatario solo puede verlo antes de la fecha de vencimiento; después de esa fecha, desaparece.
• Si se estableció una contraseña, deberán ingresarla para ver el mensaje.
• Si no recibiste el correo electrónico o no funciona, quizás el remitente lo borró o caducó. Si es urgente, puedes pedirle que lo reenvíe.

Desventajas y advertencias a tener en cuenta

Seamos realistas. El modo confidencial no es una barrera mágica. Gmail sigue teniendo acceso a tus mensajes, así que si alguien de Google quisiera, probablemente podría ver lo que envías. Además, si estableces una contraseña, obtendrán esa información, lo cual podría no ser ideal si eres un poco paranoico. Y, por supuesto, se pueden tomar capturas de pantalla o fotos, así que no dependas de él para información confidencial. En algunos dispositivos o navegadores, es un poco inestable, y la seguridad depende en gran medida de la diligencia del usuario.

Es un poco extraño cómo Gmail intenta implementar esta función «privada», pero es más una herramienta práctica que una seguridad inquebrantable. Aun así, es mejor que nada para una mensajería informal y segura.

Resumen

• Utilice el modo confidencial para un mejor control de los correos electrónicos confidenciales
• Establecer fechas de vencimiento y códigos de acceso para limitar el acceso
• Recuerde, no es infalible: aún es posible que se produzcan capturas de pantalla y filtraciones de canales secundarios.
• Es posible revocar el acceso si lo detecta a tiempo
• Es muy fácil de activar; simplemente haz clic en el ícono del candado al redactar.

Resumen

En resumen, el modo confidencial de Gmail es bastante útil para mensajes cortos y privados, sobre todo cuando quieres evitar que se reenvíen o copien. Pero no lo trates como si fuera un castillo en el aire; es más bien un pequeño empujón hacia la privacidad. Por un lado, es simple, por otro, Gmail sigue dejando huecos. En fin, espero que esto evite que alguien envíe alguna que otra filtración accidental. Cruzo los dedos para que esto ayude a que tus correos electrónicos sean un poco más seguros.