Cómo editar documentos PDF con Office Word 2013

El formato de documento portátil, a menudo llamado PDF, está prácticamente en todas partes: es compatible con Windows, macOS, Android, iOS y muchos otros sistemas operativos. Existen muchísimas aplicaciones gratuitas y de pago para ver, crear e incluso editar archivos PDF, ya sea en tu PC o teléfono. Pero a veces, simplemente abrir o editar archivos PDF en Office parece más fácil que usar un lector dedicado. En Windows, puede que la apertura de archivos PDF funcione de inmediato gracias a la compatibilidad integrada de Microsoft con PDF a partir de Windows 8. Basta con hacer doble clic en un PDF y se abre con la aplicación nativa Reader. Como alternativa, puedes instalar la versión oficial de Adobe Reader, que ofrece más funciones, pero a veces resulta un poco torpe o añade demasiado volumen. En cuanto a la edición de archivos PDF, Office 2013 trajo buenas noticias. Si tienes esa versión, puedes abrir, crear y editar archivos PDF directamente, sin necesidad de herramientas de terceros. Claro que no es tan potente como el software dedicado y está limitado por las protecciones o peculiaridades de diseño del PDF original, pero es una opción decente para ediciones o conversiones rápidas. Tenga en cuenta que Office no gestiona bien los PDF protegidos contra escritura o de solo lectura, así que si tiene problemas, probablemente sea por eso. En fin, aquí tiene una guía rápida sobre cómo abrir y editar PDF directamente en Office 2013, ya que no todo el mundo sabe que esta función existe o funciona correctamente siempre. A veces, resulta un poco torpe o inconsistente, sobre todo si el PDF tiene muchos gráficos o si se descargó de la web y tiene avisos de seguridad. Espero que esto le ayude a ahorrarse algún paso.

Cómo abrir y editar archivos PDF en Office 2013

Primero revise sus archivos y configuraciones

Antes de empezar a editar, asegúrate de que tu PDF no esté protegido ni configurado como de solo lectura. Office no edita bien los PDF protegidos, y si el archivo es de solo lectura, te aparecerá ese molesto error al guardar. Además, asegúrate de usar Office 2013, ya que las versiones posteriores gestionan los PDF de forma diferente.

Haga clic derecho y seleccione Abrir con Word

Navega hasta tu archivo PDF en el Explorador de archivos. Haz clic derecho sobre él y selecciona » Abrir con «.En la lista, elige Word (escritorio). Esto obliga a Word a convertir el PDF en un documento editable, lo cual es un poco extraño, ya que no abre el PDF directamente, sino que primero crea una versión en Word. Nota: Si no ves Word (escritorio) en la lista, haz clic en «Elegir otra aplicación» o en «Explorar» para buscar «Winword.exe» (normalmente en «C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office15\»).Vale la pena intentarlo.

Espere una advertencia de conversión

Al abrir el PDF con Word, verá un mensaje como: «Word convertirá primero su PDF en un documento editable de Word. El formato podría no ser perfecto, especialmente si tiene muchos gráficos o diseños complejos».Sinceramente, en algunos PDF es un poco confuso, pero en general funciona bien para pequeñas ediciones o para copiar texto. No sé por qué funciona, pero a veces la conversión es sorprendentemente limpia, posiblemente porque Office funciona mejor con PDF más sencillos. Otros, especialmente aquellos con muchas imágenes o columnas, pueden quedar con un aspecto extraño después.

Habilitar la edición después de la descarga o el mensaje de seguridad

Si el PDF se descargó de internet, una advertencia en la parte superior podría indicar que no es seguro. Haga clic en «Habilitar edición» para omitir la Vista protegida y comenzar a editar. Este paso es crucial, ya que Office podría bloquear la edición por defecto, considerando que el archivo podría ser malicioso.

Guarde sus cambios correctamente

Al terminar de editar, querrás guardar tu trabajo. Ve a Archivo > Guardar como y elige el formato: PDF, Word o RTF. Recuerda que, como Office convierte primero el PDF en un documento de Word editable, al presionar Ctrl + So hacer clic en Guardar, normalmente se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como, no solo sobrescribirá el PDF original. Si recibes el mensaje «No podemos guardar este archivo porque es de solo lectura», intenta guardarlo con un nuevo nombre o en una carpeta diferente. A veces, Office tiene problemas para sobrescribir el PDF original directamente, especialmente si está protegido o bloqueado. Y sí, en algunas configuraciones, Office se niega a sobrescribir el PDF original o genera errores. No siempre se sabe por qué, pero una solución rápida es guardar el archivo como un documento nuevo y luego exportarlo de nuevo a PDF si ese es el objetivo. En general, es bastante útil si necesitas una edición rápida sin instalar software adicional, pero no esperes que sustituya a los editores de PDF especializados para tareas complejas.

Tenga en cuenta que, si su PDF tiene un formato complejo o es seguro, podría necesitar herramientas especializadas. Sin embargo, para ediciones o conversiones sencillas, la compatibilidad con PDF de Office 2013 es bastante buena, siempre que conozca sus limitaciones.

Resumen

Haga clic derecho en el PDF y elija Abrir con > Word.
Permitir la advertencia de conversión, haga clic en Aceptar.
Haga clic en Habilitar edición si se le solicita.
Edite y luego guarde su documento, ya sea como PDF o Word.
Si guardar directamente en PDF causa problemas, intente guardarlo primero como un archivo de Word y luego expórtelo o imprímalo en PDF.

Resumen

Editar archivos PDF directamente en Office 2013 es una joya escondida, pero no es perfecto. Funciona bien con algunos PDF, no tanto con otros. Si se implementa una actualización, quizá sea más fiable, pero por ahora, mejor mantener expectativas realistas. Aun así, es mejor que complicarse la vida buscando pequeñas correcciones o conversiones rápidas. Ojalá esto ayude a evitar la instalación de aplicaciones de terceros o problemas con flujos de trabajo más complejos.