Cómo duplicar una hoja de Excel: 5 técnicas efectivas

Las hojas de Excel son prácticamente la columna vertebral de muchas tareas de gestión de datos. Ya sea que trabajes con modelos financieros complejos, hagas seguimiento del progreso de un proyecto o simplemente intentes mantener todo organizado, copiar hojas es algo que surge constantemente. A veces, quieres duplicar una hoja dentro del mismo libro, quizás para hacer pequeñas modificaciones sin alterar el original. Otras veces, necesitas enviar una copia a otra persona o quieres diseños idénticos en diferentes libros. Sea cual sea el motivo, saber cómo clonar una hoja de Excel de forma eficiente puede ahorrarte mucho tiempo y frustraciones. Y, a decir verdad, las opciones integradas no siempre son obvias ni sencillas, especialmente si intentas hacerlo rápidamente o desde otro dispositivo. Por lo tanto, aquí tienes una colección de métodos prácticos y de eficacia comprobada para copiar hojas en Excel: algunos sencillos, otros un poco más avanzados, pero todos útiles si les coges el truco.

Cómo hacer una copia de una hoja de Excel

Copiar y pegar manualmente

Este es el método clásico. Es algo básico, pero fiable.¿Por qué es útil? Porque si trabajas con una sola hoja o quieres una copia muy precisa sin fórmulas ni formato, funciona. Además, está disponible en todas las versiones de Excel.

• Simplemente haga clic en la pestaña de la hoja de trabajo que desea duplicar.
• Presione Ctrl + A en la hoja para seleccionar todos los datos o, para una selección rápida, simplemente haga clic en la esquina superior izquierda entre las etiquetas de fila y columna.
• Luego, presione Ctrl + C para copiar todo el contenido de la hoja.
• A continuación, agregue una nueva hoja de cálculo haciendo clic en el ícono más (+) en la parte inferior o presionando Shift + F11 para insertar una nueva hoja.
• Haga clic en la celda A1 en esta nueva hoja y presione Ctrl + V para pegar todo.

Consejo profesional: Si desea eliminar fórmulas y conservar solo los valores, después de pegar, puede hacer clic derecho, seleccionar Pegado especial y luego seleccionar Valores. Esto puede ser muy útil si las fórmulas son confidenciales o si comparte la hoja con otros.

En algunas configuraciones, este método puede parecer un poco lento o, a veces, no perfecto si hay enlaces o formatos complejos, pero, en general, es muy simple y funciona básicamente en cualquier escenario.

Hojas de trabajo de arrastrar y soltar

Sinceramente, este es uno de los métodos más rápidos una vez que le coges el truco. Es un poco raro, pero puedes duplicar hojas simplemente arrastrándolas dentro del mismo libro.

• Mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en la pestaña de la hoja que desea copiar para seleccionarla. Debería ver un pequeño triángulo que indica la selección.
• Arrastre esa pestaña hacia la derecha o hacia la izquierda, pero no arrastre como siempre; hágalo mientras mantiene presionada la tecla Ctrl. Siga arrastrando y verá un signo más que indica que está copiando.
• Suelte el botón del mouse y listo: aparecerá una hoja idéntica junto a la original.

Si desea copiar una hoja de un libro a otro, simplemente abra ambos libros uno al lado del otro (usando «Ver en paralelo» en el menú Ver) y arrastre la pestaña de una ventana a la otra mientras mantiene presionada la tecla Ctrl. Es muy útil cuando necesita copiar archivos rápidamente.

Nota: A veces, Excel no tolera el arrastre sobre libros cerrados, así que asegúrese de que ambos archivos estén abiertos. Además, a veces, al arrastrar, la hoja puede moverse accidentalmente en lugar de copiarla, así que tenga cuidado; por eso es crucial mantener presionada la tecla Ctrl.

Usando la opción «Mover o copiar»

Esta es probablemente la forma más «profesional» y es útil cuando desea especificar la ubicación exacta o copiar hojas entre diferentes libros de trabajo.

• Seleccione la hoja que desea copiar.
• Haga clic con el botón derecho en la pestaña de la hoja y seleccione Mover o Copiar. También puede ir a la pestaña Inicio en la cinta de opciones, hacer clic en el menú desplegable del grupo Celdas, en Formato, y seleccionar Mover o Copiar hoja.
• En el cuadro de diálogo que aparece, marque la casilla Crear una copia.
• En el menú desplegable «Al libro», seleccione el libro de destino. Si no ve el libro de destino, asegúrese de que esté abierto (Excel no suele cerrar libros y espera acceso instantáneo).
• Seleccione la posición donde desea que vaya su hoja duplicada (antes o después de las otras hojas).
• Haga clic en Aceptar. De esta forma, se creará un duplicado, ya sea dentro del mismo archivo o en diferentes libros.

Consejo profesional: Si va a copiar de un libro a otro, ambos deben estar abiertos previamente. De lo contrario, esta opción no estará disponible o podría generar un error, ya que, claro, hoy en día en Excel todo depende de tener los archivos abiertos.

Uso de fórmulas de celdas para hacer referencia a hojas

Esto es un poco engañoso, pero es muy útil si desea un enlace dinámico entre hojas. Al actualizar los datos en la hoja de origen, la hoja de referencia se actualiza automáticamente. Es útil para paneles o informes agregados.

• En la hoja de destino, seleccione la celda donde desea que aparezcan los datos.
• Escriba una fórmula como =Sheet1!A1(reemplace Hoja1 y A1 con el nombre real de la hoja y la referencia de celda).
• Presione Enter. La celda ahora refleja los datos de la hoja de origen.
• Arrastre la fórmula por las celdas o hacia abajo para completar más datos según sea necesario.

Para copiar entre diferentes libros de trabajo, incluya la ruta del archivo:

=['WorkbookName.xlsx']Sheet1!A1

De esta forma, los datos se mantienen sincronizados si ambos libros están abiertos, pero tenga cuidado: si el archivo de origen se mueve o se renombra, los vínculos se rompen. Además, esto no crea una hoja de cálculo, solo un vínculo activo, así que úselo con cuidado.

Automatizar con macros

Si haces esto con frecuencia, configurar una macro puede ahorrarte esfuerzo en la muñeca. Las macros básicamente registran tus acciones una vez y te permiten repetirlas al instante.

• Vaya a la pestaña Desarrollador. Si no está disponible, actívela en Archivo > Opciones > Personalizar cinta y marque la opción Desarrollador.
• Haz clic en Grabar macro. Asígnale un nombre, una tecla de acceso directo si lo deseas y haz clic en Aceptar.
• Realice el proceso de copia: haga clic derecho en la pestaña de la hoja, elija Mover o Copiar, seleccione las opciones, marque Crear una copia y haga clic en Aceptar.
• Una vez hecho esto, regrese a la pestaña Desarrollador y haga clic en Detener grabación.

Ahora, al presionar el acceso directo asignado, Excel duplicará la hoja al instante, sin necesidad de arrastrar ni hacer clic. Es muy útil si lo haces repetidamente o quieres optimizar tu flujo de trabajo.

Resumen

Copiar hojas en Excel no tiene por qué ser complicado una vez que conoces los trucos. Desde copiar y pegar, arrastrar y soltar, hasta técnicas más avanzadas como fórmulas y macros, siempre hay una forma que se adapta a tu flujo de trabajo. A veces, requiere un poco de experimentación (por ejemplo, ¿por qué esa hoja no se copia en todos los libros?), pero al final todo encaja.

La próxima vez, recuerda: si un método falla o parece lento, casi siempre hay un atajo o truco para terminar el trabajo más rápido.¡Mucha suerte y espero que esto le ahorre a alguien unos minutos de clics tediosos!

Resumen

• Copiar y pegar es rápido y fácil, ideal para duplicados simples.
• Arrastre hojas con Ctrl para copiar rápidamente dentro de los libros de trabajo.
• El cuadro de diálogo «Mover o copiar» es útil para realizar una colocación precisa y copiar entre libros de trabajo.
• Las referencias de celda pueden vincular datos entre hojas, lo cual resulta útil para informes dinámicos.
• Las macros ahorran tiempo de copia repetida una vez configuradas.

Conclusión

Duplicar las hojas de forma eficiente depende de lo que se necesite lograr. A veces, arrastrar manualmente es más rápido; otras veces, conviene configurar una macro para tareas recurrentes. Tenga en cuenta que ambos libros deben estar abiertos para copiar entre archivos, y las fórmulas son excelentes para datos en tiempo real, pero no para copias de hojas reales. Experimente un poco y encontrará su método favorito.¡Ojalá que esto le ayude a alguien a ahorrar algunas horas!