Cómo dominar los consejos esenciales de Excel para cada usuario

Excel tiene muchísimas funciones útiles que pueden agilizar tu flujo de trabajo, especialmente al trabajar con datos desordenados o al intentar mejorar la apariencia. Es un poco raro, pero a veces un pequeño truco ahorra mucho tiempo, como añadir bordes, formatear números de teléfono o eliminar filas en blanco. La mayoría de la gente simplemente manipula fórmulas o hace clic sin rumbo, pero conocer algunos atajos y consejos facilita mucho la vida. Así que, si alguna vez has visto una hoja de cálculo aburrida pensando: «Tiene que haber una manera más fácil», estos consejos podrían ser justo lo que necesitas. Disfruta de un formato más fluido, una edición más rápida y quizás incluso momentos sorprendentes en tu próxima sesión de Excel.

Consejos de Excel para principiantes

En serio, Excel puede parecer abrumador al principio, con tantas opciones y menús. Pero dividirlo en partes más pequeñas y manejables ayuda mucho. Cuanto más uses estos trucos, más intuitivo se vuelve y, de repente, deja de ser tan intimidante. Ya sea que estés limpiando datos o intentando que tu hoja sea más legible, estos consejos funcionan sin complicar las cosas.

Cómo agregar bordes a las celdas de Excel

Este método es bastante sencillo, pero sorprendentemente poco utilizado. Una vez seleccionadas las celdas que necesitan un separador visual (por ejemplo, encabezados o totales), pulsa Alt + H + B + A—sí, todas a la vez—.Aplica bordes alrededor de la selección, lo que hace que los datos sean mucho más claros. Es especialmente útil si quieres resaltar totales o agrupaciones, ya que sin bordes, todo se difumina. En algunos equipos, este atajo no funciona de inmediato o puede requerir un reinicio rápido de Excel, pero normalmente es una forma rápida de ordenar la hoja con solo pulsar unas teclas.

Cómo hacer que los números de teléfono sean fáciles de leer en Excel

Esto puede ser molesto: los datos importados a menudo parecen una gran cadena de números, como 5555555555, lo cual no tiene sentido a simple vista. Quieres que se vea como (555) 555-5555, ¿verdad? Aquí es donde entra el truco. Escribe el formato deseado en una celda adyacente, por ejemplo, «(555) 555-5555».Luego, arrastra esa celda hacia abajo para que se aplique a toda la columna. A continuación, selecciona la columna con números sin formato y presiona Ctrl + E. La función Relleno rápido de Excel se activa y formatea automáticamente los demás números según tu patrón. Es un pequeño momento mágico; no sé por qué a veces funciona mejor que otras, pero ahorra mucho tiempo al limpiar contactos.

Cómo escribir con mayúscula la primera letra de un texto

Probablemente alguien te dio una lista de nombres con mayúsculas extrañas, como «JuDy SaNhZ».Corregir eso es sencillo. En una nueva celda, junto al nombre problemático, escribe =Proper(A1)(suponiendo que el nombre esté en la celda A1).Al presionar Enter, Excel convierte la primera letra en mayúscula y el resto en minúsculas.¡Genial, ¿verdad? En algunas configuraciones, sugiere la fórmula al empezar a escribir, lo cual es muy práctico. Arrastra la fórmula hacia abajo para obtener una lista completa, y listo, los nombres tienen el formato perfecto sin tener que corregirlos manualmente.

Cómo eliminar filas en blanco en Excel

¿Tienes una hoja llena de filas en blanco? Hacerlo una por una es un fastidio: haz clic derecho, elimina y repite el proceso. En lugar de eso, selecciona todo el rango de datos, pulsa F5y luego haz clic en Especial. Elige Espacios en blanco y pulsa Aceptar. Se resaltarán todas las celdas en blanco. Ahora, pulsa Ctrl + -(tecla menos).Aparece un mensaje; selecciona Toda la fila y pulsa Aceptar. Esas filas vacías desaparecen en menos de lo que tardas en decir «limpieza de datos».Ahorra tiempo, aunque en algunas configuraciones es un poco inseguro o requiere un par de intentos, pero generalmente funciona.

Cómo hacer que las celdas de Excel se numeren a sí mismas

Este es uno de esos momentos de «¿por qué no se me ocurrió?».En lugar de numerar las filas manualmente, usa fórmulas como =SEQUENCE(COUNTA(A:A))las de una celda, que rellenan automáticamente los números de fila en una columna. Solo tienes que hacer clic en la letra de la columna (por ejemplo, A), cerrar el paréntesis y pulsar Enter. Ahora, cuando tus datos aumenten o disminuyan, los números de fila se actualizarán automáticamente. Aunque parezca increíble, esto ha sido útil en hojas de cálculo con cientos de filas, ahorrando un montón de renumeraciones manuales. No sé por qué, pero este pequeño truco es revolucionario para proyectos en curso.

El poder de Ctrl E

¿Alguna vez has tenido una lista de nombres completos y has querido separar los nombres de los apellidos? En lugar de copiar manualmente los datos en nuevas columnas o usar fórmulas paso a paso, simplemente usa Ctrl + E. Escribe los nombres en una columna, resalta la siguiente donde quieras los apellidos y pulsa Ctrl + E. El Relleno rápido de Excel se activa y adivina el patrón según la entrada. Es un poco raro: en algunos ordenadores funciona perfectamente a la primera; en otros, reiniciar podría solucionarlo. Aun así, me ha ahorrado horas de copiar y pegar manualmente, sobre todo con listas largas.

Cómo agregar filas con la tecla Shift

¿Necesitas insertar varias filas rápidamente? Hacer clic derecho cada vez es un fastidio. En lugar de eso, selecciona la fila donde quieres que empiecen las nuevas y mantén presionado Shift. Arrastra el cursor hacia abajo para resaltar tantas filas como quieras añadir. Cuando el área esté resaltada, simplemente suéltalo. Haz clic derecho dentro de la selección y selecciona Insertar. Insertarás varias filas en blanco con un mínimo esfuerzo. Funciona de maravilla al trabajar con grandes conjuntos de datos o al reestructurar la hoja sobre la marcha.

Cómo agregar casillas de verificación a las celdas de Excel

Perfecto para listas de verificación o listas de tareas pendientes. Primero, debes desbloquear la pestaña Desarrollador. Dirígete a Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones, marca la casilla junto a Desarrollador y luego haz clic en Aceptar. Aparecerá en tu cinta ahora. Haz clic en Desarrollador y luego elige Insertar. Selecciona el ícono de la casilla de verificación. El cursor del mouse se convierte en una cruz. Haz clic en la celda donde quieres la casilla de verificación y esta aparecerá. Para crear varias casillas de verificación, selecciona la celda, luego arrastra Ctrl + C y resalta las otras celdas antes de pegar. Solo ten cuidado de no incluir la celda con la primera casilla de verificación al seleccionar el área para copiar; de lo contrario, obtendrás algunas superposiciones irregulares. Una vez configurado, puedes vincular cada casilla de verificación a otras celdas para un seguimiento más avanzado, pero eso es más avanzado.

Resumen

Excel está repleto de trucos útiles. La mayoría de las veces, solo se trata de saber dónde encontrarlos o qué atajos usar. Experimenta un poco y estos consejos pueden convertir una hoja de cálculo aburrida en un documento de trabajo impecable. A veces, solo es cuestión de probar uno o dos atajos y ver si te ahorran tiempo. En fin, espero que algunos de estos te sean útiles la próxima vez que estés en las trincheras de Excel. Cruzo los dedos para que te sirvan.

Resumen

• Úselo Alt + H + B + Apara bordes rápidos.
• Aplique Flash Fill Ctrl + Epara dar formato a datos como números de teléfono o nombres.
• Úselo =Proper()para corregir la capitalización de los nombres.
• Elimine filas en blanco rápidamente con F5→ Especial → Espacios en blanco y luego Ctrl + -.
• Numera filas automáticamente con =SEQUENCE().
• Dividir nombres con Ctrl + E— magia.
• Agregue varias filas resaltando y arrastrando con Shift.
• Habilite la pestaña Desarrollador para agregar casillas de verificación.

Resumen

Después de probar estos trucos, queda claro que Excel es más potente de lo que la mayoría cree. Experimenta, familiarízate con los atajos y, de repente, tus hojas de cálculo no serán tan intimidantes. Quizás uno o dos de estos consejos te ahorren algún que otro dolor de cabeza en el futuro, o al menos te hagan parecer un experto en Excel. Espero que esto ayude a alguien a agilizar un poco su flujo de trabajo.