Cómo dominar la creación y gestión de tareas en Microsoft To-Do
Siempre hay algo que hacer, ¿verdad? Ya sea comprar ese ingrediente que falta en la tienda o preparar diapositivas para una reunión importante, mantenerse al día es todo un reto. Claro, puedes probar varias aplicaciones para mantenerte organizado, pero a veces una herramienta sencilla y directa como Microsoft To-Do lo consigue. Además de añadir tareas, puedes personalizar un poco, como cambiar el fondo para que todo esté actualizado. Puedes separar las tareas esenciales de las menos urgentes creando listas diferentes, y sí, también puedes crear tus propias listas personalizadas. Es genial tener todo en un solo lugar, sobre todo si te gustan las indicaciones visuales o simplemente quieres un poco más de control sobre la gestión de tareas.
Cómo crear una tarea en Microsoft To-Do
Crear nuevas tareas en Microsoft To-Do es bastante sencillo, pero admito que a veces parece demasiado simple, especialmente cuando intentas incluir mucha información. Las tareas van dentro de una lista, pero también puedes crear tareas independientes si es necesario. Cuando inicies la aplicación, verás listas predeterminadas como Mi día, Importante, Planificado, Asignado a mí y Tareas. Si es tu primera vez, probablemente sean suficientes para comenzar. Para agregar una tarea, simplemente presiona el botón más o haz clic dentro de la lista. Al escribir tu tarea, hay pequeñas opciones ingeniosas a la derecha para agregar una fecha de vencimiento, establecer recordatorios o repetirla si es necesario. Ayuda a mantener todo bajo control.
Una vez añadida la tarea, puedes hacer clic en ella para añadir más detalles, como adjuntar un archivo o tomar notas. Es un poco raro, pero a veces noto que el cuadro de creación de tareas no siempre se mantiene visible; desaparece si no tienes cuidado. En la parte inferior derecha, hay información sobre cuándo se creó y un icono de papelera para eliminar cuando lo necesites.¿Marcar una tarea como importante? Simplemente haz clic en el icono de estrella o en el inicio junto a la tarea. Si te gusta dividir las tareas más grandes en pasos más pequeños, puedes añadir subtareas, perfectas para planificar, por ejemplo, una cena o la fecha límite de un proyecto.
Personalizando tus tareas
Si el tema predeterminado no te convence, puedes darle un toque especial cambiando los fondos. Simplemente haz clic en los tres puntos en la esquina superior de una tarea o lista. Allí encontrarás opciones para elegir entre diferentes fondos, especialmente práctico si el atractivo visual te motiva. Además, puedes imprimir, enviar o anclar listas al menú Inicio para acceder rápidamente. Una ventaja, sobre todo porque, claro, Windows a veces lo complica un poco más de lo necesario.
Cómo editar o eliminar tus tareas en Microsoft To-Do
¿Terminaste una tarea o necesitas ajustar algo? No hay problema. Simplemente ve a la lista o toca la tarea. Cuando esté abierta, puedes cambiar el nombre, la fecha de vencimiento o cualquier nota que hayas agregado. Para eliminarla, haz clic derecho o, en un móvil, mantén presionada la tarea. Desde allí, toca Eliminar tarea. En Android, mantén presionada la tarea, luego toca los tres puntos en la esquina superior derecha y selecciona Eliminar. Si quieres eliminar varias tareas, simplemente mantén presionada cada una para seleccionarlas y luego busca la opción Eliminar. Algo extraño: a veces eliminar tareas completadas no parece funcionar a la primera, así que ten paciencia. Y sí, puedes eliminar tareas estén marcadas como completadas o no.
Compartir listas es bastante útil cuando se colabora, por ejemplo, al planificar una fiesta o trabajar en un proyecto grupal. Para compartir una lista, haz clic derecho sobre ella (o toca el menú de tres puntos en el móvil) y selecciona las opciones para compartir. Obtendrás un enlace que puedes copiar, que funciona bien en WhatsApp o correos electrónicos, lo que prefieras. Cuando alguien se una, puedes ver quién está haciendo clic en el ícono de personas. Si decides que no quieres que otros accedan más, simplemente haz clic en Administrar acceso y desactiva el uso compartido o presiona Dejar de compartir. Ten en cuenta que no aparecen notificaciones cuando alguien agrega una tarea; simplemente aparece en la lista. Además, en Android, puedes enviar el enlace de invitación directamente desde la aplicación usando tus aplicaciones de chat favoritas, pero Windows no tiene esa función de forma nativa, por lo que copiar el enlace es el camino.
Atajos de teclado para Microsoft To-Do
- Ctrl + 1 = Abrir barra lateral
- Ctrl + N = Nueva tarea
- Ctrl + R = Sincronizar
- Ctrl + L = Nueva lista
- Ctrl + F = Buscar
- Ctrl + D = Tarea completada
- Ctrl + T = Agregar una tarea a Mi día
- Ctrl + V = Pegar desde el portapapeles
Cómo ver todas tus listas y tareas a la vez
Si quieres verlo todo en una sola vista, activa las Listas inteligentes. No están activadas por defecto, así que ve a Configuración : haz clic en tu foto de perfil y selecciona Configuración. Desplázate hasta donde dice Lista inteligente y activa Todo. Ahora verás la lista Todo, que lo reúne todo. A veces, las listas pueden estar ocultas si usas varias cuentas…sí, Windows puede ser un poco complicado con eso. Así que, si te faltan algunas listas, comprueba en qué cuenta has iniciado sesión mediante el icono de perfil y asegúrate de que la cuenta correcta esté activa. También puedes añadir o eliminar cuentas desde el mismo menú, lo cual es útil si gestionas varias cuentas personales o de trabajo.
Cómo activar el modo oscuro en To-Do
Si prefieres una interfaz más oscura, ve a Ajustes (haz clic en el icono de tu perfil), busca la sección Tema y selecciona Tema oscuro. Es fácil, pero en algunas configuraciones, el cambio de tema puede retrasarse o requerir un reinicio; cruzamos los dedos para que no sea necesario. El modo oscuro cansa menos la vista y hace que las listas se vean mejor de noche.
Cómo asignar una tarea en Microsoft To-Do
Imagina que estás organizando un evento y quieres delegar una tarea. Simplemente escribe @ seguido del nombre de la persona en la descripción de la tarea o añádela mediante la función «Asignado a».Al hacerlo, sus iniciales o avatar aparecerán junto a la tarea, indicando claramente quién es el responsable. Para ver todas las tareas asignadas, haz clic en la lista «Asignadas a mí». Si no está, consulta Configuración > Lista inteligente y activa «Asignadas a mí». Además, si has establecido fechas de vencimiento, esas tareas aparecerán en tu lista «Planificadas», lo que facilita mucho el control de las fechas límite.
Cómo agrupar listas específicas en Microsoft To-Do
¿Te sientes organizado? Crear grupos de listas puede ser muy útil para gestionar diferentes proyectos, por ejemplo, una boda o una mudanza. Simplemente haz clic en «Nuevo grupo», asígnale un nombre y arrastra tus listas a ese grupo. Al hacer clic en el menú desplegable, verás todas las listas que has añadido, lo que mantiene todo organizado. Es especialmente útil para gestionar varias tareas relacionadas que van juntas.
Lecturas adicionales
Si te sientes un poco friki, consulta el artículo sobre cómo crear una lista de tareas en Microsoft Teams. Y si usas Android, hay un artículo sobre cinco apps gratuitas de tareas que vale la pena probar si te gusta explorar opciones. Simplemente usa la barra de búsqueda de Tareas cuando quieras saber más; siempre hay más por descubrir.
Resumen
Organizarse con Microsoft To-Do puede ahorrar mucho tiempo una vez que se familiariza con sus funciones. Es bastante sencillo, pero ofrece suficiente personalización para mantener el interés. Solo tenga en cuenta que eliminar grupos solo funciona después de haber eliminado o movido todas las listas. En general, es una aplicación bastante buena con algunas peculiaridades, pero nada que arruine su flujo de trabajo. Esperemos que esto ayude a alguien a mejorar su gestión de tareas sin demasiados problemas.
Resumen
- La creación de tareas es fácil y personalizable.
- Compartir listas funciona bien para la colaboración.
- Los atajos de teclado pueden acelerar las cosas.
- Habilitar listas inteligentes y el modo oscuro mejora la eficiencia y la comodidad.
- La agrupación de listas hace que la gestión de múltiples proyectos sea más sencilla.