Cómo deshabilitar el reenvío de correo electrónico en Outlook

Deshabilitar la función de reenvío de mensajes en Microsoft Outlook no es infalible, pero puede ser útil en algunos casos. Aunque parezca extraño, esta función funciona principalmente si trabajas en un entorno empresarial que usa Microsoft Exchange Server. Si envías correos electrónicos a través de Gmail, Yahoo u otros servicios gratuitos, podrán reenviar o copiar y pegar tu mensaje. Aun así, es una buena medida de disuasión, sobre todo si no quieres que el reenvío sea demasiado trivial.

Aquí te explicamos cómo configurarlo en Outlook, paso a paso. Si solo envías un correo electrónico confidencial dentro de tu empresa, esto podría serte útil. Ten en cuenta que si el cliente de correo del destinatario no es compatible con IRM (Administración de Derechos de Información), no tiene sentido. Además, a veces estos permisos no aparecen si usas una instalación estándar de Office sin las licencias ni los complementos adecuados. Así que, esperemos que esto funcione en tu configuración.

Cómo deshabilitar el reenvío en Outlook

Verificar si los permisos están disponibles y aplicar IRM

Comience a redactar un nuevo correo electrónico haciendo clic en el botón Nuevo correo electrónico.
Vaya a la pestaña Opciones en la cinta en la parte superior.
Haz clic en Permisos. Si no lo ves, es posible que no esté disponible debido a tu versión de Office o a restricciones de administrador. Busca opciones como «No reenviar» en el menú desplegable.
Si el botón «Permisos» está atenuado o no está disponible, es posible que primero deba conectarse a los servidores de Rights Management. Para ello, vaya a Archivo > Opciones > Centro de confianza > Configuración del Centro de confianza > Rights Management (o busque la configuración de IRM).En ocasiones, deberá habilitar la función mediante su licencia de Office o la ayuda de un administrador.
En algunas configuraciones, hacer clic en » Conectarse a servidores de administración de derechos y obtener plantillas» ayuda a activar la función de permisos. Si está disponible, haz clic en ella. Una vez instalada, debería aparecer la opción «No reenviar» en «Permisos».
Seleccione No reenviar antes de finalizar su correo electrónico.
Termina tu mensaje y envíalo. Los destinatarios no podrán reenviarlo directamente.

Para administradores: Habilitación de IRM en todo el servidor

Inicie sesión en el Portal de administración.
Vaya a Herramientas > Servicios y complementos.
Busque Microsoft Azure Information Protection, haga clic para administrarlo y active el servicio si aún no está activado. Normalmente, hay un interruptor o botón para habilitarlo.
Es posible que se le solicite que acepte algunos pasos de confirmación, simplemente siga adelante.
Después de la configuración, reinicie Outlook en las máquinas cliente y IRM debería estar activo.

Preguntas frecuentes

¿Por qué la opción “Permisos” a veces desaparece o permanece inactiva en Outlook?

Esta función está disponible principalmente si utiliza las versiones Pro o Pro Plus de Microsoft Office y si IRM está configurado correctamente con su licencia. Si no está disponible, probablemente se deba a restricciones de licencia o a la falta de complementos. Además, algunas configuraciones corporativas deshabilitan las funciones de IRM por motivos de seguridad o de política.

Si uso esta función IRM, ¿los destinatarios aún pueden reenviar mi correo electrónico?

Lamentablemente, definitivamente no al 100 %.Principalmente impide el reenvío directo desde Outlook, pero aún se puede copiar y pegar el contenido o tomar capturas de pantalla. Porque, claro, Windows tiene que complicarlo más de lo necesario. Aun así, es un buen elemento disuasorio por si alguien olvida o ignora las restricciones.

A veces, los permisos se bloquean de forma extraña al primer intento o después de reiniciar. Es curioso, pero en algunos equipos es necesario reiniciar Outlook o todo el sistema para que la configuración de permisos se active correctamente. No es perfecto, pero es mejor que nada cuando se trabaja en un entorno corporativo administrado.

Resumen

Asegúrese de que IRM/Information Rights Management esté habilitado en su versión de Office.
Utilice el botón Permisos en Nuevo correo electrónico > Opciones.
Seleccione No reenviar para bloquear el mensaje.
Si falta, verifique su licencia, la versión de Office y la configuración de administrador.
Recuerde, no es infalible: las personas aún pueden copiar o hacer capturas de pantalla si realmente están decididas.

Resumen

Esta no es una solución mágica, pero es una buena medida si te preocupa el reenvío accidental o simplemente quieres añadir una capa de protección para correos electrónicos confidenciales. En entornos empresariales, suele ser recomendable confirmar la configuración de IRM con el equipo de TI si las cosas no funcionan como se espera. No sé por qué a veces funciona y otras no, pero reiniciar Outlook o volver a aplicar los permisos a veces ayuda.¡Con suerte, esto te ahorrará algunas horas intentando averiguar por qué la función no aparece!