Cómo descargar archivos y carpetas de Hojas de cálculo de Google y Drive

Hojas de cálculo de Google es bastante útil si estás familiarizado con Microsoft Excel y, sinceramente, está repleta de funciones que facilitan la creación y gestión de archivos. Pero tarde o temprano, necesitarás descargar esas hojas, ya sea para trabajar sin conexión o para compartirlas en un formato que otros puedan abrir. El problema es que hay diferentes maneras de hacerlo, dependiendo de si solo estás descargando un archivo, varios o incluso carpetas enteras. Además, elegir el formato correcto no siempre es fácil, sobre todo si necesitas algo específico, como un PDF o un CSV. Esta guía explica cómo hacerlo, destacando algunas de las peculiaridades de cada método y ofreciendo consejos, esperamos, lo suficientemente claros para un éxito rápido.

Cómo descargar un archivo de Hojas de cálculo de Google

Simplemente descargando una hoja a tu computadora

Primero, abre siempre la Hoja de Cálculo de Google que quieres descargar. No tiene sentido intentarlo si no está abierta, ¿verdad? Cuando esté abierta, pulsa «Archivo» en la esquina superior izquierda; ese menú es donde empieza la magia. Pasa el cursor sobre «Descargar» y aparecerá una lista de formatos. Es un poco raro cuántas opciones hay, pero esto es lo que probablemente estés buscando:

• Microsoft Excel (.xlsx) : la opción predeterminada si desea seguir trabajando en Excel más tarde
• OpenDocument (.ods) — para usuarios de LibreOffice o OpenOffice
• PDF (.pdf) : si desea una versión imprimible y de solo lectura
• Página web (.html) : para insertar su hoja en un sitio web
• Valores separados por comas (.csv) : perfectos para importar y exportar datos, especialmente si trabaja con bases de datos o scripts.
• Valores separados por tabulaciones (.tsv) : similar a CSV, solo tabulación en lugar de coma

Una vez que elijas tu formato preferido, haz clic en él y la descarga se descargará al instante. La mayoría de los navegadores mostrarán una barra o una flecha para avisarte de que el archivo se está guardando. Recibirás una notificación cuando termine, especialmente si la configuración de tu navegador lo permite. En algunas configuraciones, la descarga incluso podría ir directamente a la carpeta de Descargas, sin complicaciones.

Cómo descargar archivos en un dispositivo Android

Esta parte es un poco extraña porque en Android, mantener presionado un archivo en Hojas de Cálculo de Google no siempre muestra todas las opciones deseadas. Normalmente, se mantiene presionada la celda, pero eso solo selecciona partes de la hoja. Para obtener el archivo completo, es mejor usar Google Drive, ya que la aplicación Hojas de Cálculo tiene limitaciones para descargas masivas. Si mantienes presionado un archivo en Google Drive, verás opciones en la parte superior como » Descargar». Simplemente tócala y el archivo se guardará localmente.

Si quieres descargar varios archivos, abre la app de Google Drive, mantén pulsado el primer archivo para seleccionarlo y luego pulsa otros archivos para añadirlos a la selección. Verás un número contando los elementos seleccionados. Cuando estés listo, pulsa el menú de tres puntos en la esquina superior derecha y selecciona Descargar. Se comprimirán todos los archivos en un archivo ZIP, que podrás extraer al volver a tu PC o a cualquier otro lugar.

Cómo descargar archivos de Google Drive en una computadora de escritorio

Si necesitas descargar carpetas enteras o varias hojas, la interfaz de Google Drive lo hace muy sencillo. Simplemente haz clic derecho en un archivo o carpeta en Google Drive y pulsa Descargar. Si tienes varios archivos, haz clic en cada uno manteniendo pulsada la tecla Ctrl (o Cmd en Mac) para que se resalten (normalmente se vuelven azules).Después de seleccionarlos, haz clic derecho en cualquiera de los elementos resaltados y selecciona Descargar. Google creará un archivo ZIP con todo tu contenido, lo que facilita mucho la gestión de descargas.

Lamentablemente, si usas un dispositivo móvil, esto no es tan sencillo. Generalmente, solo podrás descargar un archivo a la vez, a menos que tengas una aplicación de gestión de archivos que admita varias selecciones. Y sí, el proceso de compresión en Drive es un poco engorroso, pero funciona cuando tienes prisa.

Cómo descargar archivos de Google Drive en dispositivos Android

Abre la app de Google Drive, mantén pulsado el primer archivo para seleccionarlo y luego pulsa los archivos adicionales que necesites. La app mostrará un contador de cuántos archivos has seleccionado en la parte superior. Una vez seleccionados todos, pulsa el menú de tres puntos y pulsa Descargar. Al igual que en la versión de escritorio, los archivos se comprimirán, así que ten paciencia mientras se descargan, sobre todo si son grandes. Android a veces muestra una notificación sobre la finalización de la descarga, así que estate atento si quieres empezar rápido.

Resumen y consejos

Sinceramente, navegar por las descargas en Hojas de Cálculo de Google y Drive puede ser un poco frustrante si esperas un milagro con un solo clic. A veces, las opciones de formato de archivo cambian según el dispositivo o el navegador, y el proceso de compresión en Drive puede darte algunos dolores de cabeza, sobre todo con carpetas grandes. Aun así, una vez que le coges el truco, es bastante fiable. Recuerda: siempre revisa bien tu carpeta de descargas si no ves el archivo inmediatamente; podría haber ido a un lugar inesperado o haberse guardado como ZIP.

Resumen

• Abra su hoja de cálculo de Google, vaya a Archivo > Descargar y elija un formato
• En Android, mantenga presionados los archivos en Drive para realizar una descarga masiva, lo que comprime los archivos.
• Haga clic derecho en Google Drive en el escritorio para capturar varios archivos o carpetas, que también se comprimen
• Tenga en cuenta que los archivos ZIP deben extraerse antes de su uso.

Resumen

Descargar archivos de Hojas de Cálculo de Google y Drive no es rapidísimo, pero una vez que sabes qué botones pulsar y qué formatos necesitas, es fácil. No hay trucos de magia, solo un poco de paciencia y comprender las peculiaridades. Espero que esto le ahorre a alguien un viaje de ida y vuelta intentando averiguar por qué las descargas no se descargan como se espera. Ojalá que esto ayude.