Cómo crear una lista desplegable en Excel: Las 2 mejores técnicas para 2023

Esta guía explica un par de métodos, dependiendo de si desea una lista grande y administrada o simplemente opciones rápidas y sencillas. Ya sea que esté creando un inventario empresarial, una lista de suministros para el hogar o simplemente desee una interfaz más clara para la entrada de datos, estos consejos le ayudarán a simplificar el proceso. Recibirá funciones como la validación de datos, la seguridad de la lista y las instrucciones de usuario desde el primer momento. Recuerde que a veces estas funciones no funcionan a la perfección a la primera, especialmente si sus rangos no tienen el nombre o el bloqueo correctos, pero un poco de paciencia es muy útil.

Cómo crear listas desplegables en Excel: pasos prácticos

Crear una lista desplegable usando un rango de datos

Este método es útil cuando se tiene una lista considerable, se desea mantener las opciones centralizadas y se planea actualizarla regularmente. Funciona creando una lista en una hoja de cálculo auxiliar y luego haciendo referencia a ella en la validación de datos. Es un poco extraño, pero en algunas configuraciones, si se olvida bloquear ese rango o asignarle un nombre, el menú desplegable podría fallar o no actualizarse correctamente. Por lo tanto, preste atención a las referencias de celda.

• Cree una nueva hoja de cálculo (haga clic derecho en una pestaña y seleccione Insertar > Hoja de cálculo ) y llámela Base de datos. Aquí es donde se encuentra su lista.
• En la celda A1, escriba un encabezado como “Hardware de TI” o lo que se ajuste a su lista.
• Debajo del encabezado, enumera las opciones que quieres que aparezcan en el menú desplegable (como Monitor, Teclado, RAM, etc.).Copia y pega desde otro lugar si es necesario; simplemente mantén todo en una columna.
• Es recomendable nombrar este rango para poder consultarlo fácilmente más adelante: selecciona las celdas de la lista, ve a la pestaña Fórmulas > Administrador de nombres > Nuevo y asígnale un nombre como IT_List. Esto evita problemas si las filas se desordenan.

Vincula la lista a tus celdas objetivo

1. Seleccione la celda donde desea el menú desplegable en su hoja principal.
2. Haga clic en la pestaña Datos en la cinta.
3. En el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.
4. En la ventana emergente, en el menú desplegable Permitir, seleccione Lista.
5. Compruebe que las opciones Menú desplegable en celda e Ignorar espacios en blanco estén marcadas.
6. Haga clic en el campo Origen. Ahora, en lugar de escribir las opciones manualmente, vaya a la hoja de cálculo Base de datos y seleccione su rango. O simplemente escriba `=IT_List` si le asignó un nombre.
7. Pulsa OK.¡Listo! Tu celular ahora tiene un menú desplegable con opciones de tu lista.

Es recomendable bloquear la hoja de cálculo de lista posteriormente para que nadie elimine ni modifique las opciones a menos que sea necesario. Simplemente seleccione el rango, haga clic derecho > Formato de celdas > pestaña Protección y marque la opción Bloqueado. Luego, proteja la hoja (pestaña Revisar > Proteger hoja ) con una contraseña para evitar que los datos se pierdan o se desordenen.

Utilice una lista manual para menús desplegables rápidos

Cuando solo necesita unas pocas opciones, escribirlas directamente en la fuente de validación es una forma rápida. Piense en Sí/No o Dentro/Fuera: no necesita una hoja adicional ni rangos con nombre.

• Mismo paso inicial: seleccione su celda, vaya a Datos > Validación de datos.
• Seleccione Lista en el menú desplegable Permitir.
• En el cuadro Fuente, escriba las opciones separadas por comas, como Sí, No, Tal vez.
• Haz clic en Aceptar. Listo.

Esto es rapidísimo, pero puede resultar complicado si la lista se actualiza con frecuencia o es muy larga. Para opciones que superen las pocas, el método de rango suele ser mejor.

Agregar instrucciones a las celdas desplegables

A veces, los usuarios se confunden sobre qué hacer o se saltan el llenado de una celda. Añadir un mensaje en la pestaña Mensaje de entrada puede ser de gran ayuda: solo un pequeño recordatorio sobre qué seleccionar.

• Seleccione una celda con validación de datos.
• Vaya a Datos > Validación de datos y selecciónelo nuevamente.
• Haga clic en la pestaña Mensaje de entrada.
• Escriba un título corto como “Elegir elemento” y un mensaje como “Seleccionar entre las opciones desplegables”.
• Haga clic en Aceptar. Al hacer clic, los usuarios verán ese mensaje.

Funciona de maravilla: la gente tiende a seguir las instrucciones cuando las ven ante sus ojos.

Aplicar opciones válidas con alertas de error

Si un usuario intenta omitir el menú desplegable y escribe manualmente algo fuera de la lista, puedes bloquearlo o advertirle con un mensaje de error. Es útil cuando la precisión es fundamental.

• Repita los pasos para ingresar a la Validación de datos.
• Cambie a la pestaña Alerta de error.
• Seleccione entre los estilos Detener, Advertencia o Información. Para una aplicación estricta, Detener es la opción más adecuada.
• Escribe un mensaje claro como «¡Opción no válida! Selecciona de la lista».
• Haga clic en Aceptar. Excel bloqueará las entradas incorrectas.

Tenga en cuenta que a veces los usuarios se frustran si la alerta aparece inesperadamente.Úsela con cuidado, especialmente si su lista puede cambiar o expandirse.

Reflexiones finales

Crear listas desplegables en Excel no es complicado, pero es una de esas pequeñas funciones que te ahorran horas de limpieza. Combina diferentes enfoques según tu tarea: ¿algunas opciones rápidas? Lista manual.¿Necesitas algo flexible y bajo control? Rango de datos con nombres y hojas bloqueadas. Experimentar con los mensajes de entrada y las alertas de error puede hacer que tus hojas sean mucho más intuitivas y fáciles de usar.

Con suerte, esto le ahorrará un par de horas a alguien. Solo recuerda que a Excel le gusta sorprender, así que mantén tus rangos ordenados y protege tus hojas donde sea necesario.

Resumen

• Cree listas en una hoja de trabajo dedicada o escriba opciones directamente.
• Utilice la validación de datos para convertir las celdas en menús desplegables.
• Bloquee sus hojas de lista para evitar ediciones accidentales.
• Agregue avisos para el usuario y mensajes de error para reducir errores.

Resumen

En resumen, una vez que le coges el truco, las listas desplegables se vuelven algo natural, lo que hace que la entrada de datos sea más rápida, limpia y fiable. Experimenta con la configuración, protege tus datos y tendrás una hoja con un aspecto mucho más profesional. Si surge algo inesperado, revisar los rangos y la configuración de validación suele solucionar los problemas. Ojalá esto ayude a agilizar algunas tareas tediosas.