Cómo convertir y guardar archivos como PDF en Microsoft Office 2010

La posibilidad de guardar tus documentos de Office directamente como PDF te ahorra mucho tiempo, especialmente si compartes archivos constantemente o simplemente quieres garantizar la coherencia entre dispositivos. Si te encuentras atascado usando Office 2010, te conviene saber que esta versión ya permite guardar en PDF sin necesidad de complementos adicionales, a diferencia de las versiones anteriores. Aunque parezca extraño, Microsoft lo ha diseñado para que no necesites software ni complementos adicionales, solo unos clics. Está pensado para quienes desean exportar de forma rápida y fiable sin complicarse demasiado.

Este proceso es útil si sueles tener problemas de formato de documentos o quieres evitar ediciones no deseadas. Guardados como PDF, los archivos se ven igual en todas partes y no necesitas el paquete Office completo para verlos. Los pasos son bastante sencillos, pero ¿sabes qué? Incluso en una máquina a veces falla, y luego en otra funciona perfectamente; Windows tiene que complicarlo más de lo necesario, claro. Lo explicaremos a continuación para que nadie se pierda.

Cómo guardar archivos como PDF en Office 2010

Cómo crear un PDF a partir de su documento

Siga estos pasos para guardar su archivo de Word, Excel o PowerPoint como PDF:

• Abra Office 2010: inicie el programa y cree o abra el archivo que desea convertir.
• Acceda al cuadro de diálogo «Guardar como»: Haga clic en el menú «Archivo» (esquina superior izquierda) y seleccione «Guardar como». Se abrirá la ventana de opciones de guardado.
• Seleccionar formato PDF: En el menú desplegable «Guardar como tipo», seleccione PDF (*.pdf).A veces es difícil verlo; si no ve el PDF, asegúrese de que Office esté completamente actualizado o revise si hay alguna anomalía en el idioma o la interfaz.
• Confirmar y guardar: Seleccione la ubicación de almacenamiento, asígnele un nombre y haga clic en Guardar. El archivo debería estar guardado como PDF. En algunas configuraciones, esto podría mostrar opciones como optimizar para visualización en línea o impresión, pero dejar los valores predeterminados suele funcionar bien.

Nota: Este procedimiento también se aplica a otros programas de Office, como Excel, Visio o PowerPoint. Recuerde que, si su versión es un poco diferente, los menús podrían variar ligeramente, pero, en general, el proceso es el mismo.

A veces, si la opción PDF no aparece, puede deberse a que a la instalación de Office 2010 le faltó un componente o a que la actualización no está instalada. En ese caso, instalar el Service Pack o una actualización completa de Office Suite (como el Service Pack 2) puede solucionarlo. Otra opción: reiniciar el PC o la aplicación de Office. Suceden cosas raras cuando Office no registra las nuevas funciones hasta que se reinicia.