Cómo convertir correos electrónicos a archivos PDF en Windows 10

Windows 10 Mail, Outlook 2016/2013, Windows Live Mail y Mozilla Thunderbird son algunos de los clientes de correo electrónico más populares para Windows 10. Sinceramente, mucha gente quiere tener una copia de seguridad local de sus correos electrónicos importantes, por si acaso. Si bien algunos programas como Outlook 2016 incluyen la opción de guardar un correo electrónico como PDF directamente desde su interfaz, la mayoría no la tiene. Y encontrar la manera de hacerlo rápidamente puede ser frustrante.

Si usas Windows 10 y alguna aplicación de correo electrónico, ya sea Correo de Windows 10, Thunderbird o el clásico Windows Live Mail, tienes una función integrada muy práctica: Imprimir a PDF. Sí, Windows tiene una impresora PDF nativa llamada Microsoft Print to PDF. A veces es un salvavidas, ya que no tienes que complicarte instalando software ni complementos adicionales. Además, también puedes usarla para convertir documentos o imágenes directamente a PDF. No sé por qué funciona ni cuándo, pero es un poco raro lo fiable que es una vez que te acostumbras.

A continuación se muestran algunos pasos prácticos sobre cómo guardar correos electrónicos como archivos PDF en Windows 10. Es sencillo una vez que lo dominas, pero hay un pequeño truco en la navegación del menú si nunca lo has probado antes.

Guardar correos electrónicos como archivos PDF en Windows 10

Introducción al método de impresión a PDF

• Abre tu cliente de correo electrónico y selecciona el correo electrónico del que quieres hacer una copia de seguridad o guardar una copia. En algunas configuraciones, puede que necesites unos clics más para abrir el correo electrónico por completo. Simplemente ábrelo en tu pantalla.
• PulsaCtrl + P (o usa las opciones del menú: normalmente Archivo > Imprimir ) en tu aplicación de correo electrónico. Esto debería abrir el cuadro de diálogo de impresión. Si tu cliente de correo electrónico es una aplicación de escritorio, verás algo similar a la ventana de impresión clásica de Windows: a veces un poco rara, pero básicamente igual.
• En el menú desplegable de selección de impresora, busca «Microsoft Print to PDF». Si no lo ves, ve a Configuración > Dispositivos > Impresoras y escáneres y asegúrate de que esté activado. A veces está desactivado o simplemente no está disponible si tienes una versión anterior de Windows 10. En ese caso, es posible que tengas que activar la función a través de «Características de Windows» (busca «Activar o desactivar las características de Windows» y busca «Microsoft Print to PDF»).
• Haz clic en «Imprimir». Sí, suena raro porque no estás imprimiendo en papel, pero esto abrirá el cuadro de diálogo «Guardar como».
• Aparecerá la ventana «Guardar salida de impresión como». Aquí, dale un nombre descriptivo, elige una carpeta que no olvides (como Escritorio o Documentos) y pulsa » Guardar». Listo. El correo electrónico se guardará como archivo PDF, listo para respaldar o compartir.

Un consejo rápido: si haces esto con varios correos electrónicos, es más rápido abrirlos todos o incluso usar la función de exportación de Outlook o herramientas como Winhance para conversiones por lotes. Pero para guardar archivos rápidamente y de forma puntual, imprimirlos a PDF es una buena opción.

Y sí, así es como puedes obtener una copia en PDF sin aplicaciones adicionales. Bueno, a menos que el cuadro de diálogo de impresión falle (a veces ocurre si las actualizaciones de Windows afectan a las impresoras), en cuyo caso reiniciar o volver a habilitar la función de impresión podría ayudar. No es perfecto, pero es una solución rápida cuando se necesita. Además, en algunas configuraciones, hacer clic en «Imprimir» con la opción » Imprimir a PDF» de Microsoft seleccionada puede fallar al principio; inténtalo de nuevo o reinicia la aplicación. Eso suele solucionarlo.

Resumen

• Abra su mensaje de correo electrónico en cualquier cliente de correo electrónico.
• Presione Ctrl + Ppara que aparezcan las opciones de impresión.
• Elija Microsoft Print to PDF como su impresora.
• Haga clic en Imprimir y luego guarde el PDF en un lugar seguro.

Resumen

Resulta que la función nativa de Windows es bastante útil una vez que sabes dónde buscar. No es muy atractiva, pero funciona para hacer una copia de seguridad rápida de tus correos electrónicos. Si al principio parece que no funciona, vuelve a revisar la función de la impresora; a veces Windows necesita un pequeño empujón. Con suerte, esto le ahorrará algunas horas a alguien, o al menos le hará el proceso más llevadero.