Cómo configurar un filtro de ProtonMail para una gestión fluida del correo electrónico

Si te gusta mantener tu correo electrónico ordenado, configurar filtros en ProtonMail es una auténtica revolución. Pero antes de empezar con los filtros, debes tener organizadas tus etiquetas y carpetas. Son similares, pero tienen funciones diferentes: las etiquetas son como etiquetas que se colocan en los correos para encontrarlos más tarde, mientras que las carpetas son como carpetas a las que se mueven los correos.¿Lo complicado? En ambos casos, querrás saber cómo crearlas y administrarlas no solo en tu ordenador, sino también en tu dispositivo Android. Porque, por supuesto, ProtonMail no solo funciona en ordenadores. Aquí tienes el proceso práctico para configurarlo todo sin problemas.

Cómo crear una etiqueta en ProtonMail

Para crear una etiqueta rápidamente, haz clic en la opción «Etiquetas» (el icono «+») en la barra lateral izquierda de la interfaz de ProtonMail. Es sencillo, pero resulta un poco extraño que solo sea un signo «+».En la ventana emergente, dale un nombre a la etiqueta (por ejemplo, «Trabajo», «Urgente» o lo que sea) y elige un color para diferenciarla más adelante. Cuando estés conforme, pulsa » Guardar». Si de repente quieres cambiar de opinión, no te preocupes, simplemente haz clic en «Cancelar» en la parte inferior izquierda antes de guardar.

Tras guardar, la etiqueta aparecerá justo debajo de la sección «Etiquetas».Puedes ocultarla si lo necesitas haciendo clic en la flecha pequeña que aparece junto a ella. Incluso después de crear la etiqueta, puedes modificarla. Solo tienes que ir a «Configuración» (haz clic en el engranaje) y luego bajar hasta la sección «Etiquetas». Aquí puedes reordenar las etiquetas arrastrándolas con el ratón o cambiar los colores de las etiquetas haciendo clic en «Editar». Cuando aparezca la ventana, puedes cambiar el nombre de la etiqueta o su color en el menú desplegable. Esto es útil si, por ejemplo, el rosa queda mejor que el azul.

Androide

En tu dispositivo Android, el proceso es bastante similar, pero a menor escala. Pulsa el menú de tres líneas (icono de hamburguesa) y luego el icono más junto a «Etiquetas». Introduce el nombre de la etiqueta, elige un color y guárdalo. Si quieres cambiar el color más tarde, pulsa el icono del lápiz, selecciona un nuevo color y pulsa » Actualizar etiqueta». Es bastante sencillo, solo que la interfaz es ligeramente diferente.

Creación de carpetas en ProtonMail

Si las etiquetas parecen más bien etiquetas, las carpetas son lugares donde se almacenan los correos electrónicos. Para crear una, haz clic en el icono «+» a la derecha de la opción » Carpetas » en la versión de escritorio. Se abrirá una ventana donde puedes escribir el nombre de la carpeta («Facturas», «Clientes», etc.) y elegir una ubicación si la organizas por jerarquía. También puedes activar o desactivar las notificaciones de esa carpeta, lo cual es muy útil si quieres recibir alertas de nuevos correos electrónicos.(Nota: estas opciones de notificación no están disponibles en Android).

Haz clic en Guardar y se creará la carpeta. Si creas una carpeta en el escritorio, pero quieres tenerla en el teléfono, debería aparecer enseguida; a veces tarda uno o dos minutos. Puedes cambiar algunas opciones después: haz clic en el engranaje junto a Carpetas y verás opciones para activar o desactivar los colores de las carpetas, las notificaciones o incluso seleccionar cómo se ordenan (ordenarlas alfabéticamente facilita la vida cuando tienes muchas).

Otro consejo: Para encontrar carpetas rápidamente cuando tienes muchas, pulsa el botón Ordenar para alternar el orden alfabético. Es un pequeño detalle, pero te ahorra tiempo al revisar una lista extensa.

Androide

Lo mismo ocurre en el móvil: toca el menú de hamburguesa y luego el icono más junto a Carpetas. Nómbralo, elige un color, pulsa Guardar y listo.¿Cambiar de color? Toca el icono del lápiz junto a él, elige un nuevo color y pulsa Actualizar carpeta.

Cómo crear un filtro en ProtonMail

Aquí es donde la cosa se complica un poco más: los filtros solo se pueden usar en la versión de escritorio de ProtonMail. Para ello, abre ProtonMail en tu ordenador, haz clic en el icono de engranaje y ve a Configuración. Desde allí, busca el menú Filtros en la barra lateral. En Filtros personalizados, haz clic en Añadir filtro. En teoría, es fácil, pero es el único lugar donde puedes configurar reglas automatizadas.

En la nueva ventana, deberás completar algunos detalles, como el nombre del filtro («Correos del trabajo», «Bloqueador de spam», lo que sea).Luego, decide qué acción deseas, como mover ciertos correos a una carpeta o etiquetarlos. También debes establecer las condiciones, y aquí es donde se pone interesante. Puedes elegir si se deben cumplir todas las condiciones (por ejemplo, que provengan de un remitente específico y contengan palabras específicas) o solo alguna. Las opciones son bastante flexibles, pero al principio pueden resultar algo confusas.

• Para las condiciones, seleccione opciones como Remitente o Asunto. Si desea que el filtro detecte correos electrónicos de un remitente específico, seleccione Remitente y luego configure los criterios, como «empieza por» o «contiene» parte de la dirección de correo electrónico. No olvide pulsar «Insertar» después de escribir la información.

Acciones para automatizar la clasificación de correo electrónico

En este paso, le indicas a ProtonMail qué hacer cuando un correo electrónico cumple con las condiciones establecidas. Por ejemplo, si quieres que todos los correos de una dirección específica se envíen directamente a la carpeta «Clientes», selecciona la opción » Mover a» en el menú de acciones. Esto te ahorra mucho tiempo, ya que, una vez configurada, los correos se ordenan automáticamente. Simplemente asigna un nombre a tu filtro, configura la acción, haz clic en » Guardar» y listo.

Consejo: En algunas configuraciones, es posible que los filtros no funcionen al instante o que sea necesario actualizar o reiniciar ProtonMail rápidamente. A veces es un poco extraño, pero generalmente funciona una vez configurado correctamente.

Resumen: Por qué vale la pena usar filtros

Crear filtros no es tan complicado, pero sin duda agiliza una bandeja de entrada desordenada. Configurar etiquetas, carpetas y filtros permite que los correos se organicen solos, así que no tendrás que estar arrastrando información manualmente todo el día. Los cambios son fáciles de hacer, y una vez que le coges el truco, es una revolución. Solo ten en cuenta que, por ahora, los filtros solo están disponibles en ordenadores, así que planifica con antelación. Si quieres eliminar un filtro más tarde, simplemente vuelve a Configuración > Filtros y elimínalo.¡Fácil!