Cómo comparar documentos eficazmente en Google Docs

Tarde o temprano, cualquiera que trabaje con varios documentos podría desear una forma rápida de compararlos o verlos uno al lado del otro. Claro, puedes abrir dos ventanas y mirarlas una y otra vez, pero Google Docs tiene una función de comparación integrada que facilita mucho el trabajo, si sabes dónde encontrarla. No todo el mundo la usa a menudo, así que es fácil pasarla por alto, pero es una gran ayuda para detectar diferencias o simplemente mantener el orden. Si la visualización en paralelo es más tu estilo, también tengo un par de consejos para eso.

Cómo comparar documentos en Google Docs

Si eres el propietario de los documentos o tienes permisos de edición, puedes usar la herramienta de comparación de Google Docs. Básicamente, resalta las diferencias entre dos archivos, lo cual es muy útil para editar, corregir o controlar cambios. El primer paso es abrir el primer documento que quieras comparar, hacer clic en Herramientas y seleccionar Comparar documentos en el menú desplegable. A veces, esta opción parece un poco oculta si no la buscas, pero ahí está.

Al hacer clic en Comparar documentos, aparecerá una barra lateral donde podrás seleccionar el segundo archivo. Puedes seleccionarlo directamente desde tu Drive, así que asegúrate de que tus documentos estén guardados allí. También hay una casilla que te pregunta si deseas incluir comentarios del segundo documento; márcala si deseas una comparación completa, incluyendo comentarios. También verás una opción para atribuir los cambios, en caso de que estés colaborando o rastreando quién hizo qué.

Después de elegir el segundo documento, haz clic en el botón azul Comparar y Google Docs comenzará a analizar los archivos. Puede tardar unos segundos, dependiendo del tamaño, pero luego obtendrás un nuevo documento titulado «Comparación de [archivo 1] y [archivo 2]».Este nuevo archivo mostrará todas las diferencias (texto añadido, eliminado o modificado) claramente marcadas. No sé por qué, pero a veces falla a la primera o tarda un poco en procesarse si los documentos son muy grandes. Simplemente espera o inténtalo de nuevo si es necesario. Los comentarios también aparecen resaltados, con tachados para las eliminaciones y comentarios de ambos archivos, uno al lado del otro. Es sorprendentemente útil para sesiones de edición detalladas o para revisar los cambios realizados con el tiempo.

Si el archivo que intentas comparar no está en formato de Google Docs (por ejemplo, un documento de Word), esta función estará inhabilitada. Porque, claro, Google Docs tiene que complicarlo más de lo necesario. Para solucionarlo, ve a Archivo > Guardar como Google Docs y el archivo se convertirá. Después, la comparación debería estar disponible. Ten en cuenta que, a veces, las conversiones alteran el formato, así que comprueba que tu documento se vea bien.

Cómo colocar documentos de Google Docs uno al lado del otro

Si eres más visual y necesitas comparar o consultar dos documentos simultáneamente, el truco de compararlos funciona. Es un poco clásico, pero funciona. Abre un Documento de Google en tu navegador favorito, haz clic derecho en su icono en la barra de tareas (o en el Dock, si usas Mac) y selecciona Nueva ventana. Haz lo mismo con el segundo documento. Ahora, redimensiona las ventanas a tu gusto: arrástralas, maximízalas o colócalas una al lado de la otra.

Aquí tienes un atajo rápido para usuarios de Windows que prefieren los atajos: haz clic en la primera ventana y pulsa Windows + Left Arrow. Se ajustará a la mitad izquierda de la pantalla. Cambia a la segunda ventana, haz clic en ella y pulsa Windows + Right Arrow.¡Y listo! Dos documentos uno al lado del otro. Si las ventanas no encajan perfectamente, siempre puedes ajustar su tamaño y alineación manualmente. Recuerda: en algunas configuraciones, puede que no siempre sea perfecto, pero suele ser suficiente para comparaciones rápidas. Si usas una Mac, puedes usar la Vista dividida manteniendo pulsado el botón verde de pantalla completa en cada ventana y arrastrándolas hacia los lados, lo cual es bastante sencillo una vez que te acostumbras.

Conclusión

A veces, la función de comparación de Google Docs no es del todo adecuada, como cuando se busca una comprobación visual rápida sin la complicación de resaltar las diferencias. Abrir dos ventanas y colocarlas una al lado de la otra es un poco engorroso, pero totalmente efectivo. Sinceramente, estaría bien que Google añadiera una vista en paralelo oficial dentro de la aplicación algún día, pero por ahora, esta solución alternativa es suficiente. Informar a Google sobre la utilidad de la vista en paralelo podría incluso acelerar la solicitud de esa función.

Resumen

• Utilice Herramientas > Comparar documentos para ver las diferencias detalladas si tiene derechos de edición.
• Convierta formatos que no sean de Google guardándolos primero como Google Docs.
• Abra dos ventanas y colóquelas una al lado de la otra para realizar una comparación visual rápida.
• Recuerde que los atajos de teclado sirven Windows + Left/Right Arrowpara hacer que el ajuste sea más fácil.

Resumen

Esto no es perfecto, pero entre la herramienta de comparación integrada y la clásica función de ajuste de ventanas, la mayoría de las comparaciones están cubiertas. Recuerda que, a veces, la forma más sencilla, como abrir dos ventanas una al lado de la otra, funciona a la perfección. Esperemos que Google agilice esto en el futuro, pero hasta entonces, estos trucos deberían ahorrarte tiempo y molestias. Ojalá esto ayude a alguien a ahorrarse unos minutos u horas en su flujo de trabajo.