Cómo automatizar tareas creando una macro en Word

Las macros pueden ser un verdadero salvavidas, especialmente si siempre haces lo mismo en Word. En lugar de repetir manualmente varios pasos o hacer clic sin parar, puedes grabar una macro una vez y ejecutarla cuando la necesites, ya sea con un botón o un atajo de teclado. No es totalmente infalible, y a veces configurar atajos o botones puede ser un poco raro, pero suele agilizar las cosas una vez que le coges el truco. Si alguna vez has sentido que tu flujo de trabajo se ralentiza debido a las tareas repetitivas, aprender a crear estas macros puede simplificarte mucho la vida. Ten en cuenta que algunas macros podrían no funcionar bien si tu documento tiene un formato complejo o si usas una versión antigua de Word, pero la mayoría de las veces son bastante buenas. Aquí tienes un tutorial con un par de maneras de hacerlo, porque ¿por qué conformarte con una? Un método coloca un botón en la barra de herramientas de acceso rápido y el otro asigna un atajo de teclado. Ambos son útiles, dependiendo de si prefieres hacer clic o usar atajos.

Cómo arreglar o crear macros en Word: dos enfoques principales

Método 1: Cómo crear una macro en Word usando un botón

Este método es ideal si te gusta tener acceso rápido al alcance de la mano. La macro tiene un botón en la barra de herramientas de acceso rápido, así que solo tienes que hacer clic y listo. Es un poco largo porque estás grabando tus acciones, pero una vez configurado, está disponible para todos los documentos de Word, lo cual es muy práctico. En algunas configuraciones, puede que el botón tarde varios intentos en aparecer o que tengas que reiniciar Word o incluso todo el PC para que aparezca. Windows tiene una peculiaridad a veces inconsistente. En cualquier caso, la razón principal para hacerlo es si prefieres un método visual y no quieres recordar atajos de teclado constantemente.

Paso 1 : Vaya a Ver > Macros > Grabar macro…. Lo encontrará en la cinta de opciones de la parte superior. Es la forma más sencilla de empezar a grabar su macro.

Paso 2 : Asigne un nombre descriptivo a su macro. Luego, haga clic en la opción Botón. Asegúrese de que la opción «Guardar macro en» esté configurada en » Todos los documentos (Normal.dotm)». Esto significa que su macro no se guardará en un solo archivo, sino que será accesible desde cualquier lugar. Muy útil si cambia de equipo o trabaja con varios documentos.

Paso 3 : Aparece un cuadro de diálogo. A la izquierda, el nombre de la nueva macro; a la derecha, los botones disponibles para la barra de herramientas de acceso rápido. Seleccione la macro y haga clic en Agregar >>. Puede organizar la ubicación del botón con flechas. Cuando esté satisfecho, haga clic en Aceptar.

Paso 4 : Ahora, todo lo que haga en Word se grabará. Realice todo el formato o las acciones que desee; solo tenga en cuenta que si selecciona texto con el ratón, la grabadora de macros podría omitirlo. En su lugar, use comandos de teclado si es necesario. Al terminar, haga clic en Macros en la barra de herramientas y seleccione Detener grabación.

Paso 5 : ¡Listo! El nuevo botón de macro aparece en la barra de herramientas de acceso rápido. Al hacer clic en él, se ejecutan las acciones grabadas. Puede que encuentres algunas peculiaridades si tus acciones implican un formato complejo o ciertas fuentes, pero en general, funciona bastante bien.

Método 2: Cómo crear una macro en Word usando un atajo de teclado

Si eres como yo y odias saturar la barra de herramientas, los atajos de teclado son la mejor opción. Configurar un atajo significa que una sola combinación de teclas puede hacer un montón de cosas sin desordenar tu espacio de trabajo. El problema es que Word a veces entra en conflicto con los atajos comunes, así que elige uno único. El proceso es similar: grabar, asignar, probar. Normalmente, en algunos sistemas, el atajo puede no registrarse de inmediato; es un poco frustrante, pero vale la pena una vez que funciona.

Paso 1 : Dirígete a Ver > Macros > Grabar macro… Igual que antes, solo un lugar para comenzar a grabar.

Paso 2 : Asigne un nombre a su macro, añada una descripción si lo desea, y luego haga clic en el botón Teclado. Asegúrese de que la opción «Guardar macro en» esté configurada en » Todos los documentos (Normal.dotm)». De esta forma, estará disponible globalmente. Pulse «Aceptar».

Paso 3 : El cursor debería parpadear dentro del campo «Presionar nueva tecla de acceso directo». Seleccione la combinación de teclas que desee (como » Ctrl + Shift + Yo alguna otra que no se use por defecto»).Marque la casilla para evitar sobrescribir los comandos integrados de Word. Cuando esté listo, pulse «Asignar».

Paso 4 : Ahora, estás de vuelta en la ventana de grabación de macros. Sigue los pasos que quieras que se reproduzcan. Al terminar, haz clic en Macros y luego en Detener grabación.

Paso 5 : Prueba el acceso directo que asignaste. Si ejecuta la macro y funciona correctamente, está listo. Si no, quizás debas elegir otro acceso directo o comprobar si hay conflictos con otros programas o comandos de Word.

Sinceramente, configurarlos a veces puede tener algunos errores; por ejemplo, el acceso directo no se registra al principio o se ejecuta, pero no del todo bien. En algunas configuraciones, basta con reiniciar Word o incluso el PC, pero la mayoría de las veces es sencillo una vez que se identifican los conflictos.