So verwenden Sie Word 365 zum Einfügen eines selbstaktualisierenden Datums
Wenn Sie ständig Vorlagen oder Dokumente aktualisieren, die aktuelle Daten benötigen, kann die Automatisierung dieses Vorgangs in Microsoft Word 365 viel Aufwand sparen. Anstatt jedes Mal daran zu denken, das Datum zu ändern, legen Sie es einmal fest und es aktualisiert sich automatisch bei jedem Öffnen der Datei. Ziemlich praktisch, oder? Allerdings ist es nicht immer intuitiv, wo sich diese Optionen befinden – manchmal sind die Menüpfade etwas versteckt oder verwirrend, insbesondere wenn Sie mit der Terminologie nicht vertraut sind. Hier ist also eine Übersicht, die hoffentlich Klarheit schafft.
So fügen Sie ein automatisches Aktualisierungsdatum in Word 365 ein
Wählen Sie die richtige Stelle und öffnen Sie das Menü Einfügen
Klicken oder platzieren Sie den Cursor zunächst an der gewünschten Stelle. Dies kann in der Kopf- oder Fußzeile oder einfach irgendwo im Textkörper sein. Wechseln Sie dann zur Registerkarte „Einfügen“ im Menüband. Hier können Sie alle möglichen Dinge wie Seitenzahlen, Daten, Formen usw.eingeben. Bei manchen Konfigurationen wird „ Einfügen“ möglicherweise ganz oben in der Menüleiste angezeigt.
Greifen Sie auf die Schnellbausteine zu und fügen Sie ein Feld ein
- Suchen Sie nach der Gruppe mit dem Namen Text. Normalerweise befindet sie sich auf der rechten Seite des Menübands Einfügen, wo Sie Optionen wie Screenshot oder WordArt sehen.
- Klicken Sie auf „Schnellbausteine“. Es handelt sich um eine kleine Schaltfläche, manchmal auch um einen Dropdown-Pfeil.
- Wählen Sie dort Feld aus. Ja, diese winzige, manchmal versteckte Option wird oft übersehen. In einigen Versionen heißt sie möglicherweise nur „Feld…“.
Wählen Sie die Datumskategorie und das Format aus
- Suchen Sie im neuen Fenster nach dem Dropdown-Menü „ Kategorien“. Klicken Sie darauf und wählen Sie „Datum und Uhrzeit“. Wenn Sie wissen möchten, wann die Datei erstellt wurde, wählen Sie „Erstellungsdatum “.Für den letzten Druck wählen Sie „Druckdatum“. Für die letzte Speicherung wählen Sie „Speicherdatum“. Diese unterscheiden sich etwas vom Einfügen eines statischen Datums – diese Felder werden basierend auf Ihrer Auswahl automatisch aktualisiert.
- Darunter befindet sich ein Feld mit der Bezeichnung „ Datumsformate “.Darin sind verschiedene Formate aufgeführt, beispielsweise „20. September 2024“, „20. September 2024“ oder „20.09.24“.Wählen Sie das Format aus, das am besten zu Ihrem Dokument passt.
Beenden Sie es und sehen Sie es in Aktion
- Klicken Sie auf OK. Das Feld wird an der Stelle angezeigt, an der sich Ihr Cursor befand, und zeigt das aktuelle Datum im von Ihnen gewählten Format an.
- Profi-Tipp: Wenn Sie möchten, dass es sofort aktualisiert wird, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Datum und wählen Sie „ Feld aktualisieren“. Dies hilft manchmal, wenn Word nicht automatisch aktualisiert wird.
Anschließend sollte das Datum bei jedem Öffnen des Dokuments entsprechend Ihrem Format auf das aktuelle Datum aktualisiert werden. Ich bin mir nicht sicher, warum das funktioniert, aber in manchen Konfigurationen müssen Sie die Feldaktualisierung möglicherweise zunächst manuell aktivieren. Wenn Sie später eine Aktualisierung erzwingen möchten, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste und wählen Sie „ Feld aktualisieren“. Das ist zwar ein kleiner zusätzlicher Schritt, aber besser, als das Datum jedes Mal manuell einzugeben.
Oh, und falls dieser Vorgang aus irgendeinem Grund nicht funktioniert oder das Datum nicht aktualisiert wird, überprüfen Sie, ob in Ihren Word-Einstellungen die automatische Aktualisierung von Feldern deaktiviert ist. Manchmal ist dies aus Sicherheits- oder Leistungsgründen deaktiviert. Sie finden dies unter Datei > Optionen > Anzeige
Zusammenfassung
- Fügen Sie das Datum mit Schnellbausteine > Feld ein.
- Wählen Sie die entsprechende Kategorie, beispielsweise CreateDate für das Erstellungsdatum oder SaveDate für die letzte Speicherung.
- Wählen Sie ein Format, klicken Sie auf „OK“ und freuen Sie sich über automatische Updates!
Zusammenfassung
Dieser kleine Trick ist so einfach, aber leicht zu vergessen. Auf manchen Rechnern funktioniert er einwandfrei, auf anderen ist möglicherweise ein schnelles manuelles Update oder eine Anpassung der Optionen erforderlich. Einmal eingerichtet, kann er dennoch eine Menge Tipparbeit sparen und Dokumente ohne großen Aufwand frisch aussehen lassen. Ich habe ihn mir schon bei mehreren Setups angesehen und hoffe, dass er auch bei anderen funktioniert.