So verwenden Sie Farben für eine effektive E-Mail-Organisation in Gmail

Die Verwaltung eines überfüllten Posteingangs kann sich wie die Suche nach der Nadel im Heuhaufen anfühlen, insbesondere wenn Sie zögern, E-Mails zu löschen, die später noch nützlich sein könnten. Farbcodierung ist eine gute Lösung – sie beschleunigt das Sortieren und Durchsuchen erheblich. Die Idee dahinter ist, Etiketten zu erstellen, Filter einzurichten und Farben hinzuzufügen, sodass sich Ihr Posteingang praktisch von selbst sortiert. Ja, es kostet zunächst etwas Zeit, aber glauben Sie mir, es spart enorm viel Zeit, wenn Sie eine Woche später versuchen, diese eine bestimmte E-Mail zu finden.

Eines sollten Sie bedenken: Die Gmail-Oberfläche hat sich mehrmals geändert. Was früher wo war, kann sich heute an anderer Stelle befinden. Die wichtigsten Schritte sind jedoch weitgehend gleich geblieben: Labels erstellen, Filter setzen und Farben zuweisen. Sollten Sie nicht weiterkommen, liegt das wahrscheinlich daran, dass Ihre Gmail-Version etwas anders ist oder ein Menüpunkt fehlt. Sollten Sie bestimmte Optionen nicht sofort sehen, klicken Sie auf das Zahnradsymbol in den Einstellungen oder auf das Symbol für die Suchoptionen, um die gewünschten Optionen anzuzeigen.

So erstellen Sie neue Labels in Gmail

Etiketten richtig erstellen

Gmail hat einige UI-Updates durchlaufen, was manchmal etwas verwirrend ist. Die Labels, die Sie erstellen möchten, sind wie Tags für Ihre E-Mails – hilfreich beim Sortieren. Um ein neues Label zu erstellen, gehen Sie zur linken Seitenleiste und suchen Sie nach der Option „ Neues Label erstellen “.Falls diese nicht sofort sichtbar ist, klicken Sie zuerst auf „Mehr “, um das Menü zu erweitern. Auf manchen Bildschirmen müssen Sie je nach Konfiguration auf das Hamburger-Menü oder das Drei-Punkte-Symbol neben „Labels“ klicken, um diese Option zu finden.

Klicken Sie darauf. Ein kleines Popup-Fenster wird angezeigt und fragt nach einem Labelnamen. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein – zum Beispiel „Arbeit“, „Rechnungen“ oder einen anderen passenden Namen. Klicken Sie anschließend auf die blaue Schaltfläche „Erstellen“. Ihr Label wird nun in der Seitenleiste angezeigt und kann verwendet werden.

Um dieses Label nun mit bestimmten E-Mails zu verknüpfen, klicken Sie auf das Symbol „Suchoptionen anzeigen“ – den kleinen Trichter am Ende der Suchleiste. Und jetzt wird es noch cleverer: Sie können nach Absender, Schlüsselwörtern oder sogar E-Mail-Adresse filtern. Wenn Sie beispielsweise alle Nachrichten eines bestimmten Chefs filtern möchten, geben Sie dessen E-Mail-Adresse in das Feld „ Von“ ein. Oder wenn Sie nach E-Mails suchen, die „Screenshot“ enthalten, fügen Sie dies in das Feld „Enthält das Wort“ ein.

Wenn Sie die Filter ausgefüllt haben, klicken Sie unbedingt auf „ Filter erstellen“ – nicht nur auf die Suchschaltfläche, sonst wird nichts gespeichert. Wählen Sie im nächsten Bildschirm im Dropdown-Menü „Label anwenden“ und wählen Sie Ihr neu erstelltes Label aus. Klicken Sie anschließend ganz unten auf „Filter erstellen“.Auf diese Weise sortiert Gmail eingehende E-Mails automatisch nach Ihren Präferenzen.

Wenn Sie möchten, dass dieser Filter auch alte E-Mails organisiert, gibt es dort die Option „ Filter auf übereinstimmende Konversationen anwenden“. Das ist praktisch, wenn Sie ein vorhandenes Durcheinander in etwas Überschaubares umwandeln möchten, ohne alles manuell erledigen zu müssen.

Beschriftungen etwas Farbe verleihen

Jetzt kommt der spannende Teil: die Farbe! Um ein Etikett hervorzuheben, klicken Sie auf die Punkte rechts neben dem Etikett – Sie wissen schon, diese kleinen farbigen Kreise. Wählen Sie im angezeigten Menü „Etikettfarbe“ aus. Sie sehen sofort eine Palette mit Optionen. Wählen Sie eine Farbe, die Sie mit dem Etikett assoziieren – zum Beispiel Rot für dringende Angelegenheiten, Blau für persönliche E-Mails oder was auch immer Ihnen gefällt.

Für ein bisschen mehr Flair sehen Sie neben jeder Farbe ein A – Sie können die Textfarbe ändern, wenn Sie möchten, dass sie sich vom Hintergrund abhebt. Das ist zwar etwas seltsam, aber manchmal hilft es der Sichtbarkeit oder ist einfach eine Frage der persönlichen Vorliebe. Sollten Sie die Farbe später ändern wollen, klicken Sie einfach erneut auf die Punkte und wählen Sie eine neue aus – Gmail aktualisiert die Vorschau sofort, sodass es keine Überraschungen gibt.

Beachten Sie, dass Sie mit Hex- oder RGB-Codes keine vollständig benutzerdefinierten Farben erstellen können – das ist zwar etwas ärgerlich, aber die hier verfügbaren Optionen reichen in der Regel aus. Nachdem Sie Ihre Farbe festgelegt haben, klicken Sie auf „ Übernehmen“ und voilà – Ihre Beschriftungen sind leicht erkennbar und optisch unterscheidbar. Wenn nun eine neue E-Mail mit dieser Beschriftung eintrifft, ist sie nicht mehr zu übersehen.

Was kommt als Nächstes – Zusammenfassung

Es ist zwar zunächst etwas umständlich, aber sobald dieses System eingerichtet ist, wird Ihr Posteingang deutlich weniger chaotisch. Sie können jederzeit Etiketten anpassen, neue Farben hinzufügen oder Filter ändern, wenn sich Ihre Prioritäten ändern. Etiketten lassen sich auch löschen oder umbenennen – auch das ist ganz einfach –, sodass Sie sich nicht für immer an Ihre Auswahl gebunden fühlen.

Zusammenfassung

• Erstellen Sie Beschriftungen über die linke Seitenleiste > Neue Beschriftung erstellen – wählen Sie einprägsame Namen.
• Verwenden Sie Suchoptionen, um eingehende E-Mails nach Absender, Wörtern usw.zu filtern, und speichern Sie dann Filter mit Beschriftungen.
• Weisen Sie Farben zu, indem Sie auf die Punkte neben den Beschriftungen klicken und Ihre bevorzugte Palette auswählen.
• Passen Sie bei Bedarf die Text- oder Hintergrundfarbe an und denken Sie daran, dass Filter auch auf frühere E-Mails angewendet werden können.

Zusammenfassung

Durch das Einrichten von Labels, Filtern und Farben wird Ihr Posteingang deutlich übersichtlicher – weniger chaotisch, übersichtlicher. Es ist nicht perfekt, und gelegentlich müssen Sie noch etwas nachjustieren, aber insgesamt hilft Ihnen diese Einrichtung wirklich, wichtige Dinge schneller zu finden. Manchmal ist die Benutzeroberfläche von Gmail etwas knifflig, aber wenn Sie sie einmal verstanden haben, ist sie ein echter Wendepunkt. Hoffentlich hilft dies jemandem, sein E-Mail-Chaos zu entschärfen.