So verwalten Sie die Voicemail-Einstellungen auf Avaya: Einfache Schritte zum Deaktivieren und Aktivieren

Avaya-Telefone mit Voicemail – eine ziemlich grundlegende, aber dennoch unverzichtbare Funktion für die meisten Unternehmen. So verpassen Sie keine wichtigen Nachrichten, auch wenn Sie gerade nicht da oder beschäftigt sind. Die meisten Avaya-Systeme sind auf Voicemail angewiesen, um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten. Doch Vorsicht: Das Aktivieren oder Deaktivieren ist nicht immer einfach, insbesondere wenn Sie nicht der Administrator sind oder die Systemkonfiguration etwas abweicht. Manchmal lässt sich die Voicemail einfach nicht aktivieren, obwohl Sie alles korrekt eingerichtet haben, oder Sie sind es leid, den ganzen Tag die Standardansage zu hören.

Um die Voicemail einzurichten oder zu deaktivieren, wenn sie nicht mehr benötigt wird, müssen Sie einige Menüs aufrufen, Codes eingeben oder eine Rufumleitung einrichten. Es ist sehr hilfreich, diese Schritte zu kennen, da die erstmalige Aktivierung je nach Konfiguration unterschiedlich ausfallen kann, während sie bei anderen lediglich durch Umlegen eines Schalters erfolgt. Wenn Sie diese Methoden befolgen, wissen Sie, was Sie erwartet – ob Ihre Anrufe direkt an die Voicemail weitergeleitet werden oder normalerweise durchgestellt werden – und können Probleme beheben, falls die Voicemail nicht wie erwartet funktioniert.

Wie aktiviere ich die Voicemail auf Avaya?

Die Aktivierung der Voicemail auf einem Avaya-System ist kein Geheimnis, erfordert aber etwas Suchen im Telefonmenü und gegebenenfalls die Eingabe eines Kurzwahlcodes. Normalerweise wird die Voicemail-Funktion aktiviert, nachdem Sie sich zum ersten Mal in Ihre Mailbox eingeloggt oder die Rufumleitung eingeschaltet haben. Ziel ist es, Anrufe an Ihre Voicemail umzuleiten, wenn Sie nicht erreichbar sind. Anrufer hören dann die von Ihnen festgelegte Begrüßung. Sobald die Voicemail aktiviert ist, dient sie als Backup für verpasste Anrufe.

Rufen Sie das Telefonmenü auf oder wählen Sie den Voicemail-Zugangscode.

• Wenn Ihr Telefon über eine Nachrichten- oder Voicemail-Taste verfügt, drücken Sie diese, um die Voicemail-Optionen zu öffnen. Sie befindet sich oft direkt auf der Tastatur oder unter einer Menütaste.
• Falls nicht, wählen Sie den von Ihrem Administrator bereitgestellten Voicemail-Zugangscode – in der Regel etwas wie *17 oder *86, je nach Konfiguration.

Bei manchen Modellen müssen Sie möglicherweise über Einstellungen > Anrufeinstellungen > Voicemail oder Ähnliches dorthin navigieren. Denn Avaya bietet natürlich verschiedene Versionen an.

Melden Sie sich in Ihrem Postfach an

• Sobald die Verbindung hergestellt ist, halten Sie bitte Ihre Durchwahlnummer und Ihr Voicemail-Passwort bereit. Beim ersten Mal werden Sie vom System häufig aufgefordert, ein Passwort zu erstellen und eine Begrüßung aufzunehmen.
• Verwenden Sie die Tastatur, um diese Details einzugeben; manchmal kann es zu Problemen kommen, wenn Sie nicht zuerst ein Passwort festlegen. In diesem Fall sollten Sie sich an den Administrator wenden oder Ihre Einrichtungsdokumentation konsultieren.

Es ist etwas ungewöhnlich, aber bei manchen Systemen gelangt man nach der ersten Anmeldung direkt in den Einrichtungsmodus, bei anderen wird ein kurzer Sicherheitscheck durchgeführt. Sie sollten sich mit einigen Eingabeaufforderungen vertraut machen.

Navigieren Sie zu den Einstellungen für Mailbox oder Anrufbearbeitung.

• Hören Sie den Systemansagen aufmerksam zu – das ist die automatische Stimme, die Sie durch den Prozess führt. Normalerweise suchen Sie nach Optionen im Zusammenhang mit der Mailbox-Verwaltung oder der Anrufweiterleitung.
• In den meisten Fällen beinhaltet die Aktivierung der Voicemail die Einrichtung einer Anrufweiterleitung – manche Systeme nennen es „Anrufe bei Nichtannahme weiterleiten“ oder „VM-zu-Anruf-Weiterleitung“.
• Falls Ihr Telefon über ein separates Menü verfügt, suchen Sie nach „Voicemail-Einstellungen“ und dann nach „Weiterleitung aktivieren“ oder Ähnlichem.

Bei diesem Schritt geschieht normalerweise die Magie – sobald Sie diese Funktion aktivieren, werden die Antworten an Ihre Voicemail weitergeleitet und nach dem Klingeln wird die Begrüßung abgespielt.

Anrufweiterleitung an Voicemail aktivieren

• Folgen Sie den Anweisungen, um die Weiterleitung an die Voicemail zu aktivieren. Bei manchen Systemen können Sie festlegen, wie oft es klingelt, bevor die Voicemail abnimmt. Bei einem System funktionierte es sofort, bei einem anderen war ein Neustart erforderlich. Wundern Sie sich also nicht, wenn die Aktivierung nicht sofort erfolgt.
• Bestätigen Sie Ihre Auswahl, wenn Sie dazu aufgefordert werden, und speichern Sie die Änderungen. Falls ein Schalter oder ein Kontrollkästchen vorhanden ist, stellen Sie sicher, dass dieser aktiviert ist.

Sobald das erledigt ist, sollten Ihre Anrufe automatisch an die Voicemail weitergeleitet werden, wenn Ihr Telefon nicht abgenommen wird.

Nehmen Sie Ihre Voicemail-Begrüßung auf

• Es empfiehlt sich, eine persönliche Nachricht aufzunehmen. Wählen Sie dazu bei Aufforderung „Begrüßung aufnehmen“ oder Ähnliches. Sprechen Sie deutlich darüber, wer Sie sind und was Sie von den Anrufern erwarten.
• Halten Sie es kurz, professionell, aber freundlich – schließlich ist es Ihre Begrüßung.
• Hören Sie sich die Wiedergabe an; wenn sie gut klingt, speichern Sie sie. Wenn nicht, nehmen Sie sie so lange neu auf, bis sie passt.

Bei manchen Systemen kann man dies später über dasselbe Menü ändern oder aktualisieren, also kein Problem, wenn man beim ersten Mal etwas falsch macht.

Testen Sie Ihre Voicemail

• Bitten Sie einen Kollegen, Ihre Nummer anzurufen oder Ihre Durchwahl zu wählen und klingeln zu lassen, bis die Mailbox rangeht. Hinterlassen Sie eine Testnachricht.
• Prüfen Sie anschließend Ihre Voicemail – stellen Sie sicher, dass die Nachricht korrekt aufgezeichnet wurde. Falls nicht, überprüfen Sie Ihre Weiterleitungs- und Mailbox-Einstellungen. Manchmal dauert es ein bis zwei Minuten, bis die Einstellungen wirksam werden, oder ein Neustart des Computers ist erforderlich.

Wenn alles reibungslos verlaufen ist, funktioniert Ihre Voicemail höchstwahrscheinlich. Falls nicht, sollten Sie die Schritte noch einmal durchgehen oder Ihren Administrator um Hilfe bitten.

Wie deaktiviere ich die Voicemail bei Avaya?

Wenn Sie die Voicemail deaktivieren möchten, müssen Sie in der Regel den Vorgang umkehren – die Anrufweiterleitung stoppen oder die Berechtigungen für Ihr Postfach entfernen. Manchmal genügt es auch, die Weiterleitungsregel umzuschalten oder das Postfach im System zu deaktivieren.

Zugriff auf das Voicemail-System & Anmeldung

• Drücken Sie auf „Nachricht“ oder wählen Sie den Voicemail-Zugangscode. Melden Sie sich mit Ihrer Durchwahlnummer und Ihrem Passwort an.

Navigieren Sie zu den Anrufbehandlungs- oder Weiterleitungseinstellungen.

• Hören Sie sich die Anweisungen genau an und suchen Sie dann nach Optionen wie Anrufweiterleitung oder Umgang mit nicht angenommenen Anrufen.
• Wählen Sie die Option zum Ausschalten oder Deaktivieren der Voicemail-Weiterleitung.

Dieser Schritt weist das System im Wesentlichen an, die Weiterleitung unbeantworteter Anrufe an die Voicemail zu stoppen. Dies kann so einfach sein wie das Umlegen eines Schalters oder die Auswahl von „Weiterleitung deaktivieren“.

Änderungen bestätigen und testen

• Speichern Sie Ihre Einstellungen und bitten Sie dann jemanden, Ihre Nebenstelle anzurufen. Der Anruf sollte nun durchgestellt werden, anstatt an die Voicemail weitergeleitet zu werden.
• Falls Anrufe weiterhin auf die Voicemail umgeleitet werden, überprüfen Sie bitte Ihre Einstellungen oder kontaktieren Sie Ihren Administrator. Manchmal werden individuelle Änderungen durch Systemaktualisierungen oder Gruppenrichtlinien überschrieben.

Häufig gestellte Fragen: Schnelle Fehlerbehebung & Tipps

Kann ich die Voicemail ohne Administratorhilfe aktivieren?

In den meisten Fällen ja – sofern Ihr System die benutzerverwaltete Voicemail zulässt. In manchen Fällen, insbesondere bei verwalteten Systemen, benötigen Sie jedoch möglicherweise Unterstützung von Ihrer IT-Abteilung oder Ihrem Systemadministrator.

Warum wird die Voicemail nicht aktiviert?

Das kann daran liegen, dass noch keine Mailbox existiert, die Funktion von Ihrem Administrator nicht aktiviert wurde oder Ihre Rufumleitung nicht korrekt eingerichtet ist. Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, falls Sie nicht weiterkommen.

Wie kann ich meine Voicemails schnell abrufen?

Drücken Sie einfach die Schaltfläche „Nachricht“ oder wählen Sie die Zugangsnummer für Ihr Postfach. Wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen eingerichtet haben, senden Ihnen manche Systeme Kopien dorthin – sehr praktisch.

Kann man Voicemails per E-Mail weiterleiten?

Ja, viele Systeme unterstützen das. Normalerweise wird es im Admin-Panel konfiguriert; Ihr Administrator muss möglicherweise Voicemail-to-Email aktivieren.

Verpasste Anrufe, wenn die Voicemail deaktiviert ist – was passiert?

Das hängt von Ihrer Anrufweiterleitung ab. Es kann sein, dass die Anrufe länger klingeln, die Verbindung unterbrochen wird oder andere Regeln befolgt werden, z. B.die Weiterleitung an eine andere Nebenstelle oder ein Mobiltelefon.

Zusammenfassung

Die Einrichtung der Voicemail auf einem Avaya-System ist zwar nicht kompliziert, aber auch nicht immer ganz intuitiv. Sobald Sie wissen, wie Sie auf Ihre Mailbox zugreifen, die Rufumleitung einrichten und Begrüßungen aufnehmen, ist das Aktivieren und Deaktivieren der Voicemail ganz einfach. Es geht im Wesentlichen darum, die relevanten Einstellungen zu verstehen – Rufumleitung, Mailbox-Erstellung und Begrüßungsaufnahmen.

Zusammenfassung

Solche Dinge können frustrierend sein, wenn etwas nicht sofort funktioniert, aber die meisten Probleme lassen sich auf einfache Fehlkonfigurationen oder übersehene Schritte zurückführen. Jetzt haben Sie die nötigen Werkzeuge, um Fehler zu beheben und Ihre Voicemail zu verwalten – egal ob Sie sie aktivieren, deaktivieren oder einfach nur testen möchten, ob alles funktioniert. Hoffentlich erspart Ihnen das ein paar Kopfschmerzen oder stundenlanges Suchen in den Menüs!