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So vergleichen Sie Dokumente in Google Docs effektiv

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Wer mit mehreren Dokumenten arbeitet, wünscht sich früher oder später eine schnelle Möglichkeit, diese zu vergleichen oder nebeneinander anzuzeigen. Natürlich kann man einfach zwei Fenster öffnen und hin- und herblättern, aber Google Docs verfügt tatsächlich über eine integrierte Vergleichsfunktion, die die Arbeit deutlich erleichtert – wenn man weiß, wo sie zu finden ist. Nicht jeder nutzt sie oft, daher übersieht man sie leicht, aber sie ist ein echter Lebensretter, wenn man versucht, Unterschiede zu erkennen oder einfach nur Ordnung zu halten. Wenn die nebeneinander liegende Anzeige eher Ihr Ding ist, habe ich auch dafür ein paar Tipps.

So vergleichen Sie Dokumente in Google Docs

Wenn Sie Eigentümer der Dokumente sind oder über Bearbeitungsrechte verfügen, können Sie das Vergleichstool von Google Docs verwenden. Es hebt die Unterschiede zwischen zwei Dateien hervor, was beim Bearbeiten, Korrekturlesen oder Nachverfolgen von Änderungen sehr praktisch ist.Öffnen Sie zunächst das erste zu vergleichende Dokument, klicken Sie auf Extras und wählen Sie dann Dokumente vergleichen aus der Dropdown-Liste. Manchmal wirkt diese Option etwas versteckt, wenn man nicht danach sucht, aber sie ist da.

Sobald Sie auf Dokumente vergleichen klicken, öffnet sich eine Seitenleiste, in der Sie die zweite Datei auswählen können. Sie können direkt aus Ihrem Drive auswählen – stellen Sie also sicher, dass Ihre Dokumente dort gespeichert sind. Es gibt außerdem ein Kontrollkästchen, mit dem Sie gefragt werden, ob Sie Kommentare aus dem zweiten Dokument einbeziehen möchten – aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie einen vollständigen Vergleich inklusive Feedback wünschen. Sie sehen außerdem eine Option zum Zuordnen der Änderungen, falls Sie zusammenarbeiten oder nachverfolgen möchten, wer was getan hat.

Nachdem Sie Ihr zweites Dokument ausgewählt haben, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche Vergleichen. Google Docs beginnt nun mit der Analyse der Dateien. Je nach Größe kann es einige Sekunden dauern, aber dann erhalten Sie ein neues Dokument mit dem Titel „Vergleich von [Datei 1] und [Datei 2]“.In dieser neuen Datei sind alle Unterschiede – hinzugefügter, gelöschter oder geänderter Text – deutlich markiert. Ich weiß nicht genau, warum, aber manchmal kommt es beim ersten Versuch zu Störungen oder die Verarbeitung dauert bei großen Dokumenten einen Moment. Warten Sie einfach ab oder versuchen Sie es bei Bedarf erneut. Die Kommentare werden ebenfalls hervorgehoben, wobei Löschungen und Kommentare aus beiden Dateien durchgestrichen und nebeneinander angezeigt werden. Das ist überraschend nützlich für detaillierte Bearbeitungssitzungen oder die Überprüfung von Änderungen, die im Laufe der Zeit vorgenommen wurden.

Wenn die zu vergleichende Datei nicht im Google Docs-Format vorliegt – beispielsweise ein Word-Dokument –, ist diese Funktion ausgegraut. Google Docs macht es einem natürlich unnötig schwer. Um das zu beheben, gehen Sie einfach zu Datei > Als Google Docs speichern. Die Datei wird dann konvertiert. Danach sollte der Vergleich verfügbar sein. Achtung: Manchmal kommt es bei Konvertierungen zu Formatierungsfehlern.Überprüfen Sie daher unbedingt, ob Ihr Dokument noch korrekt aussieht.

So platzieren Sie Google Docs-Dokumente nebeneinander

Wenn Sie eher ein visueller Mensch sind und zwei Dokumente gleichzeitig vergleichen oder referenzieren müssen, ist der Nebeneinander-Trick eine gute Lösung. Er ist zwar etwas altmodisch, funktioniert aber.Öffnen Sie ein Google-Dokument in Ihrem bevorzugten Browser, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol in der Taskleiste (oder im Dock, wenn Sie einen Mac verwenden) und wählen Sie Neues Fenster. Machen Sie dasselbe für das zweite Dokument. Passen Sie nun die Größe der Fenster nach Ihren Wünschen an – ziehen Sie sie herum, maximieren Sie sie oder positionieren Sie sie nebeneinander.

Hier ist eine schnelle Abkürzung für Windows-Benutzer, die Abkürzungen mögen: Klicken Sie auf das erste Fenster und drücken Sie Windows + Left Arrow. Dadurch wird es in der linken Bildschirmhälfte ausgerichtet. Wechseln Sie zum zweiten Fenster, klicken Sie darauf und drücken Sie Windows + Right Arrow. Und zack – zwei Dokumente nebeneinander. Wenn die Fenster nicht perfekt ausgerichtet sind, können Sie die Größe und Ausrichtung jederzeit manuell anpassen. Denken Sie daran: Bei manchen Setups ist dies möglicherweise nicht immer pixelgenau, aber normalerweise ist es für schnelle Vergleiche nah genug. Wenn Sie einen Mac verwenden, können Sie die geteilte Ansicht verwenden, indem Sie die grüne Vollbildtaste in jedem Fenster gedrückt halten und die Fenster an die Seiten ziehen. Wenn Sie sich erst einmal daran gewöhnt haben, funktioniert das ziemlich reibungslos.

Abschluss

Manchmal ist die Vergleichsfunktion von Google Docs nicht ganz das Richtige für Sie – etwa wenn Sie eine schnelle visuelle Überprüfung wünschen, ohne die Unterschiede mühsam hervorheben zu müssen. Zwei Fenster nebeneinander zu öffnen, ist zwar etwas umständlich, aber absolut effektiv. Ehrlich gesagt wäre es schön, wenn Google irgendwann eine offizielle Side-by-Side-Ansicht in die App integrieren würde, aber für den Moment reicht dieser Workaround. Wenn Sie Google darüber informieren, wie nützlich die Side-by-Side-Ansicht wäre, könnte dies die Funktionsanfrage sogar noch beschleunigen.

Zusammenfassung

  • Verwenden Sie Extras > Dokumente vergleichen, um detaillierte Unterschiede anzuzeigen, wenn Sie über Bearbeitungsrechte verfügen.
  • Konvertieren Sie Nicht-Google-Formate, indem Sie sie zuerst als Google Docs speichern.
  • Öffnen Sie zwei Fenster und rasten Sie sie nebeneinander ein, um sie schnell visuell zu vergleichen.
  • Denken Sie daran, dass Tastaturkürzel Windows + Left/Right Arrowdas Einrasten erleichtern.

Zusammenfassung

Das ist zwar nicht perfekt, aber mit dem integrierten Vergleichstool und dem bewährten Fenster-Snapping werden die meisten Vergleichsanforderungen abgedeckt. Denken Sie daran: Manchmal funktioniert auch der einfachste Weg – beispielsweise das Öffnen zweier Fenster nebeneinander – einwandfrei. Hoffentlich optimiert Google dies in Zukunft, aber bis dahin sollten diese Tricks Zeit und Ärger sparen. Wir drücken die Daumen, dass dies jemandem hilft, ein paar Minuten oder Stunden im Arbeitsablauf zu sparen.