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So übertragen Sie Outlook-Kontakte nach Excel: Die 2 besten Methoden

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Sie möchten Ihre Kontakte aus Outlook in eine Excel-Tabelle übertragen? Das ist praktisch, wenn Sie die Plattform wechseln, eine Master-Kontaktliste erstellen oder einfach Daten ohne den ganzen Outlook-Wirrwarr analysieren möchten. Ehrlich gesagt ist der Export von Kontakten auf den ersten Blick nicht ganz einfach, insbesondere wenn Sie es gewohnt sind, einfach zu kopieren und einzufügen. Aber sobald Sie den Vorgang kennen – insbesondere in der Desktop-App – ist er ziemlich einfach. Achten Sie jedoch auf die Warnung vor Datenverlust in Excel, die häufig beim Importieren von CSV-Dateien auftritt. Manchmal scheint es, als würde Microsoft es unnötig kompliziert machen, aber hey, es funktioniert, sobald Sie den Dreh raus haben.

So exportieren Sie Outlook-Kontakte nach Excel

Verwenden der Outlook-Desktop-App unter Windows

Dies ist der zuverlässigste Weg, wenn Sie Windows verwenden und Outlook nutzen. Ich verwende diesen Weg, da der Webexport etwas eingeschränkt sein kann. So gehen Sie vor:

  • Öffnen Sie MS Outlook. Ja, diese Anwendung, die manchmal genau dann einfriert, wenn Sie sie am meisten brauchen.
  • Klicken Sie im Menü oben links auf die Registerkarte „Datei“ (nicht im Menüband, sondern im eigentlichen Dateimenü).
  • Gehen Sie zu Öffnen und Exportieren. Dies befindet sich normalerweise in der linken Seitenleiste.
  • Wählen Sie Importieren/Exportieren. Wenn Sie es nicht sofort sehen, stellen Sie sicher, dass Sie sich nicht in einer seltsamen Ansicht befinden. Manchmal hilft ein Neustart.

Dadurch wird der Import- und Export-Assistent geöffnet. So holen Sie Kontakte heraus:

  • Wählen Sie „In Datei exportieren“ und klicken Sie dann auf „ Weiter“. Ich habe gesehen, dass einige Leute versehentlich stattdessen „Importieren“ gewählt haben, was verwirrend ist, wenn Sie nur versuchen, Kontakte zu sichern.
  • Da es keine Möglichkeit gibt, direkt in das XLSX-Format zu exportieren, wählen Sie „Comma Separated Values“ (CSV).Klingt altmodisch, ist aber zuverlässig.
  • Suchen Sie den Ordner „Kontakte“ in Ihren Outlook-Daten. Er befindet sich normalerweise in Ihrem E-Mail-Konto oder unter „Meine Kontakte“. Um sicherzugehen, überprüfen Sie bei Bedarf Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen > Datendateien, um den PST-Speicherort zu finden.
  • Wählen Sie den Ordner „Kontakte“ und drücken Sie „Weiter“.
  • Klicken Sie auf „Durchsuchen“, um den Speicherort für die Datei auszuwählen. Geben Sie ihr einen beliebigen Namen – merken Sie sich nur den Speicherort.
  • Klicken Sie auf Weiter. Stellen Sie sicher, dass Kontakte aus dem Ordner „Kontakte“ exportieren aktiviert ist.
  • Wenn Sie benutzerdefinierte Felder (wie Telefontypen, Adressetiketten usw.) zuordnen möchten, klicken Sie auf Benutzerdefinierte Felder zuordnen…. Dies ist manchmal hilfreich, wenn Ihre Kontakte nicht dem Standard entsprechen.
  • Klicken Sie auf „Fertig stellen“. Der Export beginnt. Je nach Anzahl Ihrer Kontakte kann dies ein bis zwei Sekunden dauern. Ich bin mir nicht sicher, warum es manchmal hängt, aber ein schneller Neustart von Outlook kann das Problem beheben.

Wechseln Sie nach dem Exportieren zu dem Ordner, in dem Sie die CSV-Datei gespeichert haben. Doppelklicken Sie darauf. Möglicherweise wird eine Warnung vor einem möglichen Datenverlust angezeigt. Keine Sorge, klicken Sie einfach auf OK.

Verwenden Sie anschließend „Speichern unter“ in Excel, um die CSV-Datei in eine echte XLSX- Arbeitsmappe zu konvertieren. So wird das Bearbeiten und Sortieren deutlich einfacher. Microsofts Warnungen vor Datenverlust treten auf, da CSV-Dateien ihre Formatierung verlieren können. Ignorieren Sie diese Warnungen einfach, wenn Ihre Daten in Ordnung sind.

Aus Outlook Web App (OWA)

Wenn Sie die Webversion verwenden, ist es etwas anders, aber dennoch machbar.Öffnen Sie Outlook im Web. Klicken Sie im Menü links auf „ Personen “ – die Kontaktansicht. Normalerweise werden alle Kontakte automatisch ausgewählt. Wenn nicht, wählen Sie sie manuell aus.

  • Suchen Sie oben rechts nach Kontakte verwalten. Manchmal ist es hinter einem Zahnradsymbol oder einer Schaltfläche mit der Aufschrift Weitere Optionen versteckt.
  • Wählen Sie Kontakte exportieren. Dadurch wird eine CSV-Datei generiert, die direkt in Ihren Download- Ordner heruntergeladen wird.
  • Öffnen Sie die CSV-Datei in Excel. Es wird die gleiche Standardwarnung „Möglicher Datenverlust“ angezeigt.
  • Wenn Sie weitere Bearbeitungen vornehmen möchten, wählen Sie einfach „Speichern unter“ und dann „Excel-Arbeitsmappe“. Fertig.

Abschließende Worte zum Exportieren

Das Übertragen von Kontakten aus Outlook in Excel ist nicht ganz reibungslos – Microsoft könnte es intuitiver gestalten – aber auch nicht unmöglich. Nach ein paar Malen geht es recht schnell, insbesondere auf dem Desktop. Die Webversion ist okay, aber für Massenexporte ist der Desktop immer noch die beste Wahl. Denken Sie daran: CSV-Dateien sind einfach, aber etwas anfällig.Überprüfen Sie Ihre Daten daher nach dem Import. Und vergessen Sie nicht, die endgültige Version als Excel-Arbeitsmappe zu speichern, um die Übersichtlichkeit zu wahren.

Zusammenfassung

  • Exportieren Sie Kontakte über Outlook Desktop oder Web und wählen Sie das CSV-Format.
  • Seien Sie auf eine Warnung vor Datenverlust gefasst – das ist normal.
  • S Speichern Sie die CSV-Datei als XLSX-Datei, um sie einfacher bearbeiten zu können.
  • Überprüfen Sie nach dem Importieren Ihre Kontaktinformationen – manchmal stimmen die Felder nicht genau überein.

Zusammenfassung

Insgesamt ist der Export von Outlook-Kontakten nach Excel nicht allzu kompliziert, sobald man den Dreh raus hat. Es ist eine praktische Fähigkeit, insbesondere wenn man Backups erstellt oder zu einem anderen E-Mail-Dienst wechselt. Rechnen Sie mit einigen Macken, wie Warnungen oder langen Wartezeiten, aber nichts allzu Frustrierendes, sobald Sie den Vorgang verstanden haben. Hoffentlich spart dies dem einen oder anderen ein paar Stunden.