So überprüfen und exportieren Sie den Anrufverlauf in MS Teams

Microsoft Teams ist heutzutage die erste Wahl für Videokonferenzen und schnelle Zusammenarbeit. Ehrlich gesagt sind einige Funktionen jedoch etwas unausgereift oder einfach eingeschränkt. Wie zum Beispiel die Anrufliste – sie zeigt Ihnen nur die Anrufe der letzten 30 Tage an. Sie möchten ältere Daten abrufen? Ja, das ist nicht ganz einfach. Anruflisten außerhalb dieses Zeitraums sind nur dann sichtbar, wenn Ihr Administrator eingreift. Wenn Sie sich also fragen, welche Anrufe Sie vor zwei Monaten getätigt haben, haben Sie Pech gehabt, es sei denn, Ihr IT-Mitarbeiter hilft Ihnen.

So überprüfen Sie den Anrufverlauf in Microsoft Teams

Anzeigen Ihres Anrufverlaufs von der Benutzerseite aus

Um Ihr aktuelles Anrufprotokoll anzuzeigen, öffnen Sie einfach Teams und klicken Sie auf das Anrufsymbol in der linken Seitenleiste. Klicken Sie dann auf die Registerkarte Verlauf. Normalerweise sollten die Anrufinformationen rechts angezeigt werden. Es ist ziemlich einfach, aber der Haken ist, dass es nur die letzten 30 Tage abdeckt. So hat Microsoft es einfach eingerichtet.

Anzeigen des Anrufverlaufs, wenn Sie ein Administrator sind

Wenn Sie über Administratorrechte verfügen, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie das Teams Admin Center, navigieren Sie zu „Benutzer“, wählen Sie das gewünschte Benutzerkonto aus und klicken Sie anschließend auf „Anrufverlauf“. Auf diese Weise erhalten Sie einen umfassenderen Einblick, allerdings nur, wenn Ihr Unternehmen die entsprechenden Lizenzen wie Business Voice oder Enterprise Voice abonniert hat. Andernfalls bleibt diese Funktion gesperrt.

Bedenken Sie: Die hier angezeigten Anrufverlaufsdaten beziehen sich nur auf die letzten Tage, sofern Sie nicht mithilfe anderer Tools tiefer graben.

Wann gilt dies? Was ist zu erwarten?

Wenn Sie Anrufe vom letzten Monat oder früher überprüfen möchten, reicht es grundsätzlich nicht aus, nur die Schnellüberprüfung in Teams zu kennen. Sie benötigen administrative Unterstützung, um das 30-Tage-Limit zu überschreiten, in der Regel über Berichte oder spezielle Tools. Die Arbeit mit diesen Daten ist nicht ganz reibungslos, aber mit den richtigen Berechtigungen und der richtigen Vorgehensweise machbar.

So exportieren Sie den Anrufverlauf aus Teams

Abrufen von Anrufdaten, die älter als einen Monat sind

Wenn Sie diese älteren Anrufdatensätze benötigen – beispielsweise aus rechtlichen oder dokumentationstechnischen Gründen –, bitten Sie Ihren Administrator am besten, Nutzungsberichte zu erstellen oder die eDiscovery-Tools von Office 365 zu nutzen. Bei manchen Systemen ist dieser Prozess nicht besonders intuitiv und die Einrichtung kann etwas umständlich sein, aber es ist die einzige Möglichkeit, historische Anrufdaten über das anfängliche 30-Tage-Fenster hinaus abzurufen.

Administratoren gehen zum Teams Admin Center und dann zu „Analysen und Berichte“. Erstellen Sie dort einen Nutzungsbericht für die letzten drei Monate (oder den gewünschten Zeitraum).Dieser liefert in der Regel detailliertere Einblicke, einschließlich Anrufdaten.

Wenn Sie mutig sind und über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können Sie Office 365 eDiscovery einrichten. Dies erfordert zwar einige Konfigurationsschritte – das Einrichten von Falldateien, Überprüfungssätzen usw.–, ermöglicht Ihnen aber über einen längeren Zeitraum Zugriff auf Chat-, Besprechungs- und Anrufprotokolle. Hier sind die offiziellen Dokumente hilfreich:

Eine Warnung vorweg: Dies ist kein Klick-und-los-Prozess. Es erfordert etwas Fummelei, Berechtigungen und Geduld.

Warum sich die Mühe machen? Wann hilft es?

Diese ganze Export-Sache ist hauptsächlich für Administratoren oder Leute gedacht, die Aufzeichnungen für Compliance-Zwecke, Audits oder einfach nur zur Dokumentation aus rechtlichen Gründen benötigen. Normale Benutzer erhalten wahrscheinlich nicht viel Einblick, es sei denn, Ihr Unternehmen macht diese Tools zugänglich.

Abschluss

Letztendlich ermöglicht Teams nur die einfache Anzeige Ihres Anrufverlaufs für den letzten Monat. Möchten Sie mehr? Dann benötigen Sie etwas Verwaltungsaufwand mit Berichten oder eDiscovery. In manchen Fällen funktioniert es reibungslos, in anderen ist es eine riesige Herausforderung. Aber wenn Sie diese älteren Daten tatsächlich benötigen, ist es wichtig, diese Optionen zu kennen.

Drücken wir die Daumen, dass dies jemandem hilft, ein paar Stunden zu sparen oder vielleicht sogar die Anrufliste ohne allzu viel Aufhebens zu klären.

Zusammenfassung

Der Anrufverlauf ist in Teams standardmäßig auf 30 Tage begrenzt
Administratoren können Berichte ausführen oder eDiscovery für ältere Daten verwenden
Für den erweiterten Zugriff (Business Voice, Enterprise Voice) benötigen Sie entsprechende Lizenzen.
Für den Datenexport sind einige Einstellungen und Berechtigungen erforderlich.