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So synchronisieren Sie die globale Adressliste von Microsoft 365 mit der iOS-Kontakte-App

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Die Anzeige Ihrer Microsoft 365 GAL-Kontakte in der nativen iPhone -Kontakte -App ist nicht ganz einfach, da Microsoft keine integrierte Möglichkeit zur direkten Synchronisierung der GAL mit iOS bietet. Wenn Sie die interne Kontaktliste Ihres Unternehmens schon immer offline auf jedem verwalteten oder auch nicht verwalteten iPhone verfügbar haben wollten, kann dieser Workaround mit einem freigegebenen Postfach die Lösung sein. Er ist zwar nicht perfekt und etwas umständlich, funktioniert aber nach der Einrichtung. Im Prinzip erstellen Sie ein dediziertes freigegebenes Postfach, füllen es mit GAL-Kontakten und verbinden dieses Postfach dann als Exchange-Konto auf iPhones. Das Ergebnis? Ihre Mitarbeiter sehen aktuelle GAL-Informationen direkt in ihrer nativen Kontakte-App, ohne sich ständig bei Outlook anmelden zu müssen. Beachten Sie jedoch, dass einige manuelle Schritte erforderlich sind und die Synchronisierung bei manchen Konfigurationen nicht auf Anhieb perfekt funktioniert – ein Neustart des Geräts oder das erneute Hinzufügen des Kontos kann Abhilfe schaffen.

So synchronisieren Sie alle oder einige GAL-Kontakte automatisch mit der iPhone-Kontaktliste jedes Benutzers mithilfe eines gemeinsamen Postfachs (Microsoft 365).*

*Hinweis: Wenn Sie nur Ihre persönlichen Outlook-Kontakte innerhalb eines Microsoft 365-Kontos synchronisieren und die globale Adressliste (GAL) einbeziehen möchten, lesen Sie diese Anleitung: Automatische Synchronisierung von Microsoft 365 Outlook-Kontakten mit verwalteten iOS-Geräten mithilfe von Exchange ActiveSync. Für die GAL ist die unten beschriebene Methode mit dem freigegebenen Postfach die richtige Vorgehensweise.

Indem man ein separates, gemeinsam genutztes Postfach erstellt, die Kontakte aus der globalen Adressliste dorthin kopiert und dieses Postfach mit iOS verbindet, erhält man im Prinzip eine Art „manuelle“ Synchronisierung der internen Kontakte. Es ist zwar etwas aufwendig, aber wenn man jeden Schritt befolgt, funktioniert es tatsächlich besser als erwartet.

So beheben Sie Probleme bei der Synchronisierung von globalen Kontakten mit iOS-Kontakten mithilfe eines freigegebenen Postfachs

Schritt 1. Erstellen Sie ein neues freigegebenes Postfach in Microsoft 365 für die Kontakte der globalen Adressliste.

Dies ist der erste Schritt. Sie benötigen ein separates Postfach für alle globalen Adressbuchkontakte, die Sie auf Ihrem iPhone anzeigen möchten. Dieses können Sie über das Microsoft 365 Admin Center ( https://admin.cloud.microsoft/ ) oder das Exchange Admin Center erstellen. Weisen Sie dem Postfach nach der Erstellung einige Benutzer zu, um später Kontakte hinzufügen zu können.

  • Navigieren Sie zu Teams & Gruppen, wählen Sie Freigegebene Postfächer und anschließend Freigegebenes Postfach hinzufügen.
  • Geben Sie einen Namen (z. B.„GAL-Kontakte“) und eine E-Mail-Adresse (z. B.[email protected]) ein und klicken Sie dann auf „Änderungen speichern“.
  • Klicken Sie anschließend auf „Mitglieder hinzufügen“ und fügen Sie sich selbst oder einen anderen Administrator diesem Postfach hinzu.

Schritt 2. Anmeldung für das freigegebene Postfach aktivieren

Denn natürlich muss Microsoft das Ganze komplizierter gestalten. Sie müssen die Anmeldung für dieses Postfach entsperren, damit es später mit dem iPhone verbunden werden kann.

  1. Gehen Sie zurück zum Microsoft 365 Admin Center > Benutzer > Aktive Benutzer.
  2. Suchen Sie Ihr freigegebenes Postfach und klicken Sie darauf.
  3. Wählen Sie „Anmeldung entsperren“ (falls dies nicht bereits der Fall ist), deaktivieren Sie „ Diesen Benutzer an der Anmeldung hindern“ und speichern Sie anschließend.
  4. Klicken Sie auf „Passwort zurücksetzen“, um ein Passwort für Ihr Postfach festzulegen. Speichern Sie es an einem sicheren Ort; Sie benötigen es später.

Schritt 3. Füllen Sie das gemeinsame Postfach mit GAL-Kontakten.

Dieser Teil erfordert etwas manuelle Arbeit. Sie müssen Microsoft Outlook auf einem Desktop-Computer öffnen (Ihrem eigenen oder dem eines autorisierten Benutzers).So gehen Sie vor:

  • Öffnen Sie in Outlook den Ordner „Kontakte“ des freigegebenen Postfachs (er wird unter Ihren regulären Kontakten angezeigt).
  • Prüfen Sie, ob die Kontakte der globalen Adressliste (GAL) vorhanden sind. Falls nicht, müssen Sie sie manuell kopieren. Wählen Sie dazu die Kontakte in der GAL aus (öffnen Sie die GAL in Outlook und halten Sie die Strg -Taste gedrückt), klicken Sie dann mit der rechten Maustaste und wählen Sie „ Zu Kontakten im freigegebenen Postfachordner hinzufügen“.
  • Dieser Vorgang kann mal erfolgreich sein, mal nicht; manchmal sind mehrere Versuche nötig. Gegebenenfalls müssen Sie ihn in mehreren Schritten durchführen oder sicherstellen, dass die Kontakte vollständig importiert wurden.

Schritt 4. Verbinden Sie das freigegebene Postfach auf dem iPhone als Exchange-Konto.

Nun zum kniffligen Teil – das freigegebene Postfach so auf dem iPhone hinzuzufügen, dass die Kontakte nativ angezeigt werden.

  • Gehen Sie zu Einstellungen > Passwörter & Accounts > Account hinzufügen.
  • Wählen Sie Microsoft Exchange.
  • Geben Sie die E-Mail-Adresse des freigegebenen Postfachs ein, z. B.[email protected].
  • Tippen Sie auf „Weiter“ und melden Sie sich dann mit dem Benutzernamen und dem Passwort an, die Sie zuvor festgelegt haben. Möglicherweise werden Sie zu Berechtigungen oder Vertrauensfragen aufgefordert – es empfiehlt sich, diese zu bestätigen.
  • Stellen Sie sicher, dass die Option „Kontakte“ aktiviert ist, und klicken Sie dann auf „Speichern“.

Sobald das Konto hinzugefügt und die Option für Kontakte aktiviert ist, importiert Ihr iPhone die im freigegebenen Postfach gespeicherten globalen Kontakte. Auf manchen Geräten müssen Sie möglicherweise die Kontakte-App neu starten oder das Telefon neu starten, damit die Synchronisierung abgeschlossen ist.

Und voilà, all diese GAL-Kontakte sind jetzt übersichtlich in Ihrer nativen App verfügbar – offline und durchsuchbar. Natürlich sollten Sie anderen Administratoren Zugriff auf das freigegebene Postfach gewähren, damit diese Kontakte aktualisieren oder hinzufügen können und es stets aktuell bleibt.

Optional: Halten Sie die globale Adressliste im freigegebenen Postfach aktuell.

Das Kopieren von GAL-Kontakten in das freigegebene Postfach erfolgt nicht automatisch. Daher müssen Sie den Importvorgang regelmäßig wiederholen, wenn Ihre GAL häufig aktualisiert wird. Für regelmäßige Aktualisierungen empfiehlt sich die Verwendung eines benutzerdefinierten Skripts oder von Drittanbieter-Tools, dies ist jedoch ein ganz anderes Thema.

Hoffentlich erspart diese Konfiguration zukünftig einige Probleme. Sie ist zwar etwas umständlich, funktioniert aber nach der Einrichtung einwandfrei. Wichtig sind Geduld und eine grundlegende Einrichtung – sobald alles läuft, können Benutzer auf interne Kontakte zugreifen, ohne auf die Online-Ansicht von Outlook angewiesen zu sein.