So stornieren Sie einen Kalendertermin in Outlook 365, ohne die Teilnehmer zu benachrichtigen
Wenn Sie schon einmal eine Besprechung in Outlook 365 geplant und dann festgestellt haben, dass Sie sie absagen müssen, ohne alle mit einer Absagebenachrichtigung zu belästigen, wissen Sie, wie ärgerlich das sein kann. Normalerweise werden Sie beim Löschen eines Termins von Outlook aufgefordert, die Absage entweder zu senden oder sie einfach stillschweigend zu entfernen. Was aber, wenn Sie den Termin stillschweigend beenden möchten – ohne E-Mails, ohne Aufhebens? Das ist besonders praktisch, wenn Sie es erst in letzter Sekunde bemerken und Ihre Kollegen oder Kunden nicht belästigen möchten.
So stornieren Sie ein Outlook 365-Meeting, ohne Benachrichtigungen zu senden
Methode 1: Teilnehmer entfernen und abbrechen (etwas manuell)
- Öffnen Sie das Meeting in Ihrem Outlook-Kalender und klicken Sie dann auf der Registerkarte „ Meeting “ auf „ Meeting absagen “.
- Löschen Sie im Kündigungsfenster die E-Mail-Adressen aus dem Feld „ An “.Sie möchten grundsätzlich niemanden benachrichtigen.
- Anstatt auf „ Senden abbrechen “ zu klicken, schließen Sie einfach das Fenster oder klicken Sie auf „Abbrechen“.Manchmal fordert Outlook Sie noch zum Senden auf. Wenn Sie jedoch alle entfernt haben, wird der Vorgang möglicherweise einfach stillschweigend abgebrochen. Wenn dies weiterhin der Fall ist, fahren Sie mit der nächsten Methode fort.
Methode 2: Offline-Modus verwenden und die Stornierung löschen
- Gehen Sie im Menüband zur Registerkarte „ Senden/Empfangen “.
- Klicken Sie auf „ Offline arbeiten “ – dadurch wird Outlook vorübergehend vom Mailserver getrennt.
- Suchen Sie nun den Termin in Ihrem Kalender, löschen Sie ihn und wählen Sie bei entsprechender Aufforderung „Besprechung absagen“. Outlook versucht, die Absage zu senden, aber da Sie offline sind, wird sie nicht gesendet.
- Gehen Sie als Nächstes zu Ihrem „ Postausgang “ (Sie finden ihn im Ordnerbereich).Löschen Sie dort alle ausstehenden Stornierungsnachrichten, für den Fall, dass sie versuchen, sie zu senden, sobald Sie wieder online sind.
- Klicken Sie auf der Registerkarte „ Senden/Empfangen “ erneut auf „ Offline arbeiten “, um die Verbindung wiederherzustellen.
Auf diese Weise glaubt Outlook, eine Stornierung zu senden, aber da Sie offline sind, werden keine E-Mails versendet. Das ist etwas umständlich, funktioniert aber manchmal. Bei manchen Setups schlägt dies beim ersten Mal fehl, funktioniert dann aber nach einem Neustart oder einem Synchronisierungsversuch.
Ehrlich gesagt ist es ein kleiner Workaround, aber auf einem Rechner funktionierte es einwandfrei; auf einem anderen rastete Outlook aus und schickte trotzdem eine Absage. Ich weiß nicht, warum es anders funktioniert, aber einen Versuch ist es wert, wenn Sie unbedingt vermeiden möchten, alle mit einer E-Mail zu belästigen.
Zusammenfassung
- Entfernen Sie Teilnehmer, bevor Sie die Sitzung abbrechen, und vermeiden Sie dann das Klicken auf „Senden“.
- Verwenden Sie den Modus „Offline arbeiten“, sagen Sie das Meeting ab und löschen Sie dann die Abbruchnachricht aus dem Postausgang.
- Beachten Sie, dass es sich um eine Art Hack handelt und nicht bei allen Setups 100 % zuverlässig ist.
Zusammenfassung
Outlook dazu zu bringen, Besprechungen stillschweigend abzusagen, ist keine perfekte Wissenschaft, aber diese Tricks können Ihnen einiges an Ärger ersparen. Bedenken Sie jedoch, dass manche Personen möglicherweise trotzdem eine Benachrichtigung erhalten, wenn sie schnell ihre E-Mails checken. Es geht eher darum, versehentliche Nachrichten zu verhindern, wenn Sie in der Klemme stecken. Hoffentlich spart Ihnen das ein paar Minuten oder ein oder zwei Kopfschmerzen – viel Erfolg!