So sichern Sie PDF-Dokumente mit dem Kennwortschutz von Microsoft Word

Viele Leute haben passwortgeschützte PDF-Dateien und haben den Passcode manchmal nicht zur Hand. Manche möchten ihre Word-Dokumente vor der Freigabe absolut sicher machen. Daher empfiehlt sich die Konvertierung in ein passwortgeschütztes PDF. Es ist zwar etwas ungewöhnlich, aber überraschend einfach: Microsoft Office ermöglicht die einfache Einbettung von Verschlüsselung, insbesondere mit den neuesten Updates. Wichtig ist jedoch, dass die AES-Verschlüsselung verwendet wird, die heutzutage recht zuverlässig ist – keine billige Software. Bei manchen Setups kann es zu kleinen Problemen kommen, bei denen die Verschlüsselung nicht sofort funktioniert. Daher empfiehlt es sich, dies im Nachhinein zu überprüfen. Bei älteren Office-Versionen können die Schritte etwas anders aussehen, bei neueren sind sie jedoch fast immer gleich.

Erstellen Sie passwortgeschützte PDF-Dokumente in Microsoft Word

Wenn Sie Ihr Dokument in Word fertiggestellt haben und es vor der Freigabe sperren möchten, finden Sie hier die praxisnahe Methode, die in der Regel mit aktuellen Office-Versionen funktioniert. Sie speichern es als PDF und fügen beim Export ein Passwort hinzu. Das ist praktisch, da Sie keine Drittanbieter-Tools benötigen, es sei denn, Sie verwenden eine sehr alte Version. Denken Sie daran: Dies funktioniert mit Word 2016 / 2019 / Office 365 und ist manchmal etwas knifflig, wenn die Updates nicht aktuell sind.

Öffnen Sie Ihre Datei und starten Sie den PDF-Exportvorgang

• Navigieren Sie zum Datei-Explorer und suchen Sie Ihr fertiges Dokument.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Öffnen mit > Word 2016/2019. Wenn es sich um eine DOCX-Datei handelt, doppelklicken Sie einfach darauf, um sie in Word zu öffnen (stellen Sie sicher, dass die neueste Version installiert ist).
• Gehen Sie nach dem Öffnen zum Menü Datei und klicken Sie dann auf Exportieren.
• Klicken Sie anschließend auf „PDF/XPS-Dokument erstellen“ und dann auf „PDF/XPS erstellen“. Bei manchen Setups, insbesondere bei älteren Word-Versionen, befindet sich dies möglicherweise auch im Menü „Speichern unter“.

Richten Sie die Verschlüsselung beim Export ein

• Wenn das Fenster „ Als PDF oder XPS veröffentlichen“ angezeigt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“.
• Und jetzt wird es interessant: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „ Dokument mit Kennwort verschlüsseln“. Wenn diese Option nicht angezeigt wird, liegt möglicherweise ein Fehler in der Office-Version vor oder Sie müssen sie über die erweiterten Einstellungen aktivieren (was nicht üblich ist, aber eine Überprüfung wert ist).
• Klicken Sie auf „OK“ und geben Sie zur Bestätigung Ihr gewähltes Passwort zweimal ein. Dies ist äußerst wichtig, denn wenn Sie es vergessen, ist das Dokument für immer gesperrt.

Beenden Sie den Export und testen Sie den Passwortschutz

• Klicken Sie im Hauptfenster auf „Veröffentlichen“. Dadurch wird Ihre Word-Datei als verschlüsseltes PDF gespeichert.
• Öffnen Sie die neu erstellte PDF-Datei in Ihrem Viewer – z. B.Adobe Reader oder dem Standardprogramm – und versuchen Sie, das Kennwort einzugeben. Wenn die Datei sofort geöffnet wird, hat die Einrichtung problemlos funktioniert. Auf manchen Systemen kann die Verschlüsselung anfangs fehlerhaft sein oder einen Neustart von Office oder sogar des Computers erfordern. Manchmal ist ehrlich gesagt ein zweiter Versuch nötig.

Können Sie der AES-Verschlüsselung von Microsoft vertrauen?

Ja, größtenteils. Microsoft verwendet den Advanced Encryption Standard (AES), der heutzutage als recht robust gilt. Aber – und hier liegt der Haken – wenn Sie nur ein Passwort festlegen, um die Bearbeitung einzuschränken, ist das nicht dasselbe wie die Verschlüsselung der gesamten Datei. Wählen Sie daher beim Export immer die vollständige Verschlüsselung, wenn Ihnen die Sicherheit wichtig ist. Andernfalls könnte jemand das Passwort knacken, insbesondere wenn es schwach ist. Das Speichern im DOCX- Format kann eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzufügen, insbesondere wenn Sie sich Sorgen um Kompatibilität oder Cracking-Versuche machen. Achten Sie einfach darauf, dass Ihr Passwort stark und einzigartig ist, dann sollte alles gut gehen.