So senden Sie eine Abstimmungs-E-Mail mit Outlook

Mussten Sie schon einmal in Outlook 365 direkt von E-Mail-Empfängern Stimmen einholen? Es ist überraschend einfach, aber wenn Sie es noch nie gemacht haben oder Probleme hatten, kann es zunächst etwas verwirrend sein. Sie können Abstimmungsoptionen direkt in Ihre E-Mail einbetten, sodass die Empfänger nur auf eine Schaltfläche klicken müssen – ganz ohne lästige Antwort-E-Mails oder verwirrende Anweisungen. Ziel ist es, jedem die Meinungsäußerung zu erleichtern, und Sie sehen die Ergebnisse übersichtlich in Outlook. Hinweis: Diese Schritte funktionieren sowohl in der Desktop-App als auch in der Webversion. Je nach Client oder älterer Version kann die Vorgehensweise jedoch abweichen.

So versenden Sie Abstimmungsschaltflächen in Outlook 365

Beginnen Sie eine neue Nachricht und wählen Sie Ihre Optionen

Öffnen Sie Outlook 365, beginnen Sie eine neue E-Mail und wechseln Sie oben im Nachrichtenfenster zur Registerkarte Optionen. Diese befindet sich normalerweise neben Nachricht oder Text formatieren.
Klicken Sie auf „Abstimmungsschaltflächen verwenden“. Daraufhin wird ein Dropdown-Menü mit einigen voreingestellten Auswahlmöglichkeiten geöffnet, beispielsweise „Genehmigen/Ablehnen“ oder „Ja/Nein“.

Wählen Sie Ihre Abstimmungsoptionen oder erstellen Sie benutzerdefinierte

Wählen Sie eine der Standardoptionen oder wählen Sie „Benutzerdefiniert…“, wenn Sie Ihre eigene Option schreiben möchten. Wenn Sie „Benutzerdefiniert…“ wählen, wird ein Dialogfeld angezeigt.
Geben Sie Ihre Optionen in das Feld „Abstimmungsschaltflächen verwenden“ ein und trennen Sie sie durch Semikolons. Beispiel: „ Option 1;Option 2;Vielleicht “ – was auch immer zu Ihrer Frage passt.
Klicken Sie auf „Schließen“, wenn Sie fertig sind. Jetzt ist die E-Mail fast versandfertig.

Kurzer Tipp: Manche vergessen, die benutzerdefinierten Optionen festzulegen.Überprüfen Sie daher vor dem Senden, ob alles korrekt angezeigt wird. Seltsamerweise werden die Abstimmungsschaltflächen bei manchen Konfigurationen nur angezeigt, wenn die Empfänger die E-Mail in Outlook öffnen, nicht jedoch in anderen Clients.

Senden Sie Ihre E-Mail und warten Sie auf Antworten

Geben Sie Ihre Nachricht wie gewohnt ein. Wenn Sie fertig sind, senden Sie sie wie gewohnt.
Wenn Empfänger die E-Mail in Outlook öffnen, wird ihnen oben im Menüband eine Schaltfläche „Abstimmen“ angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, werden die von Ihnen festgelegten Abstimmungsoptionen angezeigt. Ganz einfach.

Auf manchen Systemen oder in manchen Setups werden die Abstimmungsschaltflächen möglicherweise nicht sofort angezeigt oder reagieren fehlerhaft. Manchmal hilft ein Neustart von Outlook oder das Leeren des Caches. Denn natürlich muss Outlook es manchmal schwieriger machen als nötig.

So können Sie die Abstimmungsergebnisse einsehen

Gehen Sie zu Ihrem Ordner „Gesendet “, öffnen Sie die Nachricht und klicken Sie dann in der Multifunktionsleiste auf „Verfolgung“.
Hier sehen Sie, wer abgestimmt hat und welche Optionen gewählt wurden. Praktisch für schnelle Entscheidungen oder das Einholen von Feedback.

Bedenken Sie jedoch: Wenn die Nachricht in einem anderen E-Mail-Client oder auf einem Mobilgerät geöffnet wurde, funktioniert die Nachverfolgung möglicherweise nicht einwandfrei. Dasselbe gilt, wenn die Empfänger in Outlook nicht auf die Schaltfläche geklickt haben – manchmal wird die Nachverfolgung nur dann registriert, wenn sie Outlook aktiv nutzen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist, wenn ich die Abstimmungsoptionen nach dem Absenden ändern möchte?

Sobald die E-Mail verschickt wurde, können Sie die Abstimmungsschaltflächen leider nicht mehr bearbeiten. Am besten senden Sie eine Folge-E-Mail mit einer Erklärung, was zu tun ist, oder bitten um neue Stimmen.

Kann ich das Aussehen der Abstimmungsschaltflächen anpassen?

Nicht wirklich – sie sind weitgehend standardisiert. Wenn Sie mehr Kontrolle über Formatierung oder Stil wünschen, müssen Sie möglicherweise eine benutzerdefinierte Umfrage über ein Online-Tool erstellen und einen Link einbetten. Das ist jedoch eine ganz andere Sache.

Zusammenfassung

Hoffentlich erspart Ihnen das einige Kopfschmerzen, wenn Sie das nächste Mal schnelles Feedback von einer Gruppe benötigen. Sobald Sie den Dreh mit den Abstimmungsschaltflächen raus haben, ist es eine praktische Funktion – Sie brauchen keine komplizierten Umfragen oder Drittanbieter-Apps. Natürlich ist es nicht perfekt, aber es ist besser, als die Leute zu bitten, manuell mit ihren Stimmen zu antworten.

Zusammenfassung

Öffnen Sie eine neue E-Mail und gehen Sie zu Optionen.
Wählen Sie „Abstimmungsschaltflächen verwenden“ aus.
Wählen Sie eine Voreinstellung oder passen Sie die Optionen an und schließen Sie.
Senden Sie die Nachricht. Beim Öffnen in Outlook wird den Empfängern eine Schaltfläche „Abstimmen“ angezeigt.
Überprüfen Sie die Sendungsverfolgung in der gesendeten Nachricht, um Antworten anzuzeigen.

Viel Glück und ich hoffe, dass dies Ihr Leben ein wenig einfacher macht – denn warum sollten wir es uns schwerer machen als nötig?