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So schützen Sie Ihre PDF-Dateien mit einem Passwort in Office 2016/2013

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Das Portable Document Format (PDF) ist eines der Dateiformate, das jeder zum Teilen von Dokumenten verwendet. Es ist praktisch, da man sie mit einem Passwort schützen kann. Doch ehrlich gesagt wissen nicht alle, dass Microsoft Office diese Funktion bietet. Mit Office 2013 und späteren Versionen wie Office 2016 lassen sich PDFs direkt verschlüsseln – ganz ohne zusätzliche Programme. Das ist eine gute Möglichkeit, sensible Informationen zu schützen. Aber Vorsicht: Wenn Sie das Passwort vergessen, ist es ohne spezielle Software fast unmöglich, es wiederherzustellen. Es ist fraglich, warum Microsoft diese Funktion zwar integriert hat, aber keine einfache Möglichkeit zur späteren Passwortverwaltung bietet. Typisch Office eben. Bewahren Sie daher eine Liste Ihrer Passwörter an einem sicheren Ort auf, wenn Sie viele Dateien schützen.

Für alle, die eine in Word erstellte oder bearbeitete PDF-Datei schützen möchten, hier die wichtigsten Informationen. Es ist etwas umständlich, aber mit etwas Übung klappt es. Wichtig ist, das Passwort direkt beim Speichern in den Exportoptionen festzulegen. Bei manchen Systemen sind ein paar Versuche nötig, aber wenn es funktioniert, erhalten Sie eine PDF-Datei, die vor dem Öffnen ein Passwort verlangt.

PDF-Dateien in Office 2013 oder 2016 mit einem Passwort schützen

Befolgen Sie diese Anweisungen, um Ihre PDF-Datei zu sperren:

So verschlüsseln Sie Ihre PDF-Datei beim Speichern mit einem Passwort.

  • Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument fertiggestellt ist: Schließen Sie die Bearbeitung Ihres Dokuments ab und bereiten Sie es zum Speichern als PDF mit Verschlüsselung vor.
  • Für bereits vorhandene PDFs: Wenn Sie bereits an einer PDF-Datei arbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „ Öffnen mit “ > „Word (2013 oder 2016)“.Wenn Word die Meldung „Word konvertiert die PDF-Datei in ein bearbeitbares Word-Dokument“ anzeigt, klicken Sie auf „OK“. Dieser Schritt mag etwas ungewöhnlich erscheinen, ermöglicht aber das Hinzufügen von Bearbeitbarkeit und Verschlüsselung.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Verschlüsseln beim Speichern

  • Öffnen Sie das Dokument in Word, gehen Sie dann auf das Menü „Datei“ und wählen Sie „Speichern unter“. Wählen Sie den Speicherort, an dem Sie Ihre neue PDF-Datei speichern möchten, z. B.einen Ordner auf Ihrem Desktop oder in der Cloud.
  • Wählen Sie im Dialogfeld „Speichern unter“ im Dropdown- Menü „Dateityp“ die Option „PDF“ aus. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Optionen “ – es öffnet sich ein Fenster mit zahlreichen Auswahlmöglichkeiten.
  • Aktivieren Sie in den Optionen das Kontrollkästchen „ Dokument mit einem Passwort verschlüsseln“. Bei manchen Versionen müssen Sie möglicherweise etwas scrollen oder suchen, um diese Option zu finden – sie ist nicht immer offensichtlich.
  • Klicken Sie auf OK. Anschließend werden Sie aufgefordert, ein Passwort einzugeben. Wählen Sie ein sicheres, aber einprägsames Passwort (vergessen Sie es nicht!).Geben Sie es bei Aufforderung erneut ein und klicken Sie dann wieder auf OK. Passwörter müssen zwischen 6 und 32 Zeichen lang sein – vermeiden Sie extrem lange Passwörter, es sei denn, Sie möchten Probleme.
  • Klicken Sie abschließend auf Speichern. Um die PDF-Datei zu öffnen, muss nun das Passwort eingegeben werden, sodass sie vor unbefugtem Zugriff geschützt ist.

Hinweis: Manchmal kann es hier zu Problemen kommen – auf manchen Rechnern erscheint die Passwortabfrage beim ersten Versuch möglicherweise nicht korrekt oder die Eingabe wird nicht richtig gespeichert. In der Regel hilft es, Word neu zu starten oder den Computer neu zu starten, falls es zu Problemen kommt.

Nur zur Info: Falls Sie Ihr Passwort verlieren, bietet Office keine automatische Lösung. Sie benötigen Software von Drittanbietern oder Online-Dienste, um es zu knacken oder wiederherzustellen, was nicht immer zuverlässig oder sicher ist. Merken Sie sich also gut all Ihre Passwörter!