So schützen Sie eine Dokumentdatei sicher mit einem Kennwort

Der Passwortschutz für Microsoft Word 2021, 2016 oder 365 ist relativ einfach, kann aber manchmal Probleme bereiten – insbesondere, wenn Sie nicht gewohnt sind, sich in Menüoptionen zu vertiefen, oder wenn Sie eine andere Version oder ein anderes Betriebssystem verwenden. Normalerweise geht es darum, ein Passwort festzulegen, damit niemand Ihr Dokument ohne Erlaubnis öffnen oder ändern kann. Das kann praktisch sein, wenn Sie vertrauliche Informationen haben, aber keine komplizierten Verschlüsselungsmethoden verwenden möchten. Nur zur Info: Denken Sie immer daran, dass Ihr Dokument möglicherweise für immer unzugänglich ist, wenn Sie das Passwort verlieren. Wählen Sie daher ein einprägsames Passwort oder speichern Sie es an einem sicheren Ort.

Windows-Version – Option 1

So verschlüsseln Sie Ihr Dokument direkt aus Word

• Öffnen Sie das Dokument, das Sie sperren möchten, und gehen Sie zu Datei > Info. Einfach auf dem Menüband zu finden, normalerweise oben links.
• Klicken Sie auf Dokument schützen (das Schlosssymbol).Manchmal gibt es ein Dropdown-Menü mit Optionen, das von der Version abhängt, aber normalerweise ist es da.
• Wählen Sie Mit Kennwort verschlüsseln. Ja, ganz einfach, aber hier wird es wichtig.
• Geben Sie das gewünschte Passwort ein. Wählen Sie ein sicheres, aber nicht unmöglich zu merkendes Passwort. Klicken Sie auf OK.
• Sie werden aufgefordert, Ihr Kennwort erneut einzugeben. Geben Sie dies zur Bestätigung ein und klicken Sie anschließend auf OK.

Speichern Sie die Datei nun im DOCX- Format, falls Sie dies noch nicht getan haben – andernfalls könnte die Verschlüsselung fehlschlagen. Wählen Sie Datei > Speichern oder Speichern unter und stellen Sie sicher, dass die Datei korrekt gespeichert wurde. Bei manchen Konfigurationen ist es etwas seltsam, aber diese Methode hält Ihr Dokument in der Regel sicher.

Windows-Version – Option 2

Verwenden von „Speichern unter“ mit Kennwortschutz

• Klicken Sie oben auf das Symbol „Speichern“Ctrl + S oder verwenden Sie. Wenn Sie es bereits einmal gespeichert haben und das Passwort später hinzufügen möchten, gehen Sie zu „Datei“ > „Speichern unter“.
• Wählen Sie „Durchsuchen“, um das Dialogfeld „Speichern unter“ zu öffnen.
• In der unteren rechten Ecke befindet sich ein Menü „Extras“ (sieht aus wie ein Zahnrad oder ein Dropdown-Menü).Klicken Sie darauf und wählen Sie „Allgemeine Optionen…“.
• Legen Sie unter Kennwort zum Öffnen oder Kennwort zum Ändern ein Kennwort fest. Seien Sie hier vorsichtig: Diese sind unterschiedlich, wenn Sie nur Anzeige- oder Bearbeitungsbeschränkungen wünschen.
• Klicken Sie auf OK. Sie werden aufgefordert, das Kennwort erneut einzugeben. Bestätigen Sie die Eingabe und klicken Sie erneut auf OK.
• Klicken Sie abschließend auf Speichern. Ihre Datei sollte nun mit diesem Passwort geschützt sein und ist somit vor neugierigen Blicken geschützt. Denken Sie daran, dass Word manchmal in anderen Formaten speichert.Überprüfen Sie daher, ob Sie die Datei als .docx gespeichert haben, um die Verschlüsselung aufrechtzuerhalten.

macOS

Kennwortschutz für Ihr Word-Dokument auf dem Mac

• Öffnen Sie Ihr Dokument und klicken Sie auf Extras > Dokument schützen…. Normalerweise erscheint dieser Eintrag in der Menüleiste oder unter der Registerkarte Überprüfen, abhängig von Ihrer Word-Version.
• Legen Sie zum Öffnen und Bearbeiten ein Passwort fest. Achtung: Macs haben je nach Version oder Update manchmal leicht unterschiedliche Menüs oder können Optionen verbergen. Wenn Sie jedoch „ Dokument schützen“ oder „Verschlüsseln“ sehen, sind Sie hier richtig.

Häufig gestellte Fragen

Wie entferne ich das Passwort aus der Datei?

Öffnen Sie die Datei mit dem Passwort und wählen Sie dann Datei > Info > Dokument schützen > Mit Passwort verschlüsseln. Löschen Sie einfach das Passwort im Feld und klicken Sie auf OK. Speichern Sie die Datei anschließend unbedingt, da Sie sonst beim nächsten Mal wieder nach einem Passwort gefragt werden.

Mein E-Mail-System lässt das Senden dieser Datei nicht zu. Was ist los?

Manchmal versagen E-Mails aufgrund von Sicherheits- oder Größenbeschränkungen bei passwortgeschützten Dateien. Versuchen Sie, die Dateien mit Tools wie WinZip oder WinRAR zu komprimieren und das komprimierte Archiv zu versenden. Dies ist eine schnelle Lösung und funktioniert auf den meisten E-Mail-Systemen.

Warum fordert Word nach dem erneuten Öffnen des Dokuments keine Kennwortabfrage mehr an?

Möglicherweise ist es in einem Format gespeichert, das keine Verschlüsselung unterstützt, z. B.RTF. Speichern Sie Ihr Dokument immer als Word-Dokument (*.docx). Dieses Format unterstützt Verschlüsselung und Kennwortschutz in Word 365 und höher.

Bei manchen Setups ist das Festlegen eines Passworts nicht besonders zuverlässig, wenn Sie ältere Versionen oder bestimmte Formate verwenden.Überprüfen Sie daher, ob Sie korrekt speichern. Manchmal hilft ein Neustart oder das Schließen aller Programme vor dem erneuten Versuch, da Windows und Office manchmal seltsam reagieren können.