So schützen Sie Abschnitte eines Word-Dokuments in Office 2016 und 2013

Wenn es um Office-Suiten geht, ist Microsoft Office unübertroffen – natürlich gibt es kostenlose Alternativen, aber keine bietet dasselbe Maß an Sicherheit und fortschrittlichen Funktionen. Und genau das ist der Punkt: Die meisten kennen den Passwortschutz für ganze Dokumente. Was aber oft übersehen wird und dabei äußerst praktisch ist, ist die Möglichkeit, bestimmte Teile eines Dokuments zu sperren. Stellen Sie sich vor, Sie möchten eine Datei teilen, aber bestimmte Absätze oder Abschnitte sollen nicht bearbeitet werden können. Genau hier spielt diese Funktion ihre Stärken aus. Sie existiert bereits seit Office Word 2010, vielleicht sogar schon früher, aber nicht jeder weiß, dass man nur einen Teil des Dokuments sperren kann, nicht das ganze Dokument.

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie nur einen Teil Ihres Word-Dokuments schützen – ideal für die Zusammenarbeit oder Dokumentvorlagen, bei denen nur bestimmte Abschnitte unverändert bleiben sollen. Sobald Sie einen Abschnitt sperren und mit einem Passwort versehen, können andere den Inhalt zwar sehen, aber den betreffenden Abschnitt nicht bearbeiten. So bleibt alles intakt und versehentliche Änderungen werden vermieden. Wenn Sie die Einstellungen richtig vornehmen, können Sie sogar Ausnahmen für bestimmte Personen festlegen – beispielsweise einem Kollegen erlauben, nur den zweiten Absatz zu bearbeiten, während der Rest gesperrt bleibt. Praktisch, oder? Im Folgenden erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie das funktioniert, denn es ist nicht auf den ersten Blick ersichtlich.

So schützen Sie einen Teil eines Word-Dokuments

Wenn Sie schon immer bestimmte Abschnitte eines Word-Dokuments sperren, den Rest aber weiterhin bearbeiten möchten, ist diese Methode genau das Richtige für Sie. Sobald man den Dreh raus hat, ist es ganz einfach. Die Schwierigkeit besteht jedoch darin, den richtigen Abschnitt auszuwählen und die Berechtigungen so festzulegen, dass nicht das gesamte Dokument beschädigt wird.

Methode 1: Bearbeitung einschränken, um bestimmte Abschnitte zu sperren

Öffnen Sie das Word-Dokument und scrollen Sie zu dem Abschnitt oder Absatz, den Sie schützen möchten. Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtige Stelle ausgewählt haben, bevor Sie fortfahren. Es geht darum, genau den Bereich auszuwählen, den Sie sperren möchten, nicht den gesamten Text.
Markieren Sie den Textabschnitt, den Sie sperren möchten. Ob Absatz, Satz oder Textblock – durch die Auswahl wird nur dieser Abschnitt gesperrt. Wenn Sie mehrere Abschnitte sperren möchten, müssen Sie dies für jeden Abschnitt einzeln durchführen oder später Abschnittsumbrüche einfügen.
Wechseln Sie im Menüband zur Registerkarte „Überprüfen“. Je nach Office-Version kann diese auch „Schützen“ oder ähnlich heißen. Klicken Sie anschließend auf „Bearbeitung einschränken“. Dadurch öffnet sich ein Bereich auf der rechten Seite.
Aktivieren Sie im Bereich unter „Bearbeitungsbeschränkungen“ das Kontrollkästchen „ Nur diese Art der Bearbeitung im Dokument zulassen“. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Keine Änderungen (Schreibgeschützt)“, wenn Sie alles sperren möchten. Hier möchten Sie jedoch den ausgewählten Bereich festlegen.
Klicken Sie auf den Link „Dokumentteile auswählen“ – jetzt wird es interessant. Sie können festlegen, welche Abschnitte oder Seiten bearbeitet werden dürfen. Da Sie den Abschnitt zuvor ausgewählt haben, sollte er automatisch für die Bearbeitungsbeschränkung markiert sein.
Um nun die entsperrten Bereiche oder Ausnahmen festzulegen, klicken Sie auf „ Weitere Benutzer“ oder, falls Sie Freigaben oder Berechtigungen verwenden, auf „Benutzer hinzufügen“.Für die einfache lokale Nutzung legen Sie einfach ein Passwort fest und erzwingen die entsprechenden Einschränkungen.
Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf „Ja, Schutz aktivieren“. Legen Sie anschließend ein sicheres Passwort fest. Merken Sie sich dieses Passwort unbedingt, da Sie sonst später die Kontrolle über die Bearbeitung dieser Bereiche verlieren.

Warum das funktioniert: Es sperrt den ausgewählten Text oder die Abschnitte, sodass niemand sie ohne Passwort bearbeiten kann. Das ist praktisch für Vorlagen, juristische Dokumente oder alles, was vor Spam geschützt werden soll. Am besten funktioniert es, wenn Sie genau wissen, was geschützt werden soll und Ihre Auswahl bereit ist. Bei mir braucht es manchmal ein oder zwei Versuche, bis die Auswahl passt, besonders bei komplexen Dokumenten, aber es lohnt sich.

Methode 2: Mehr Kontrolle durch Abschnittsumbrüche und Bearbeitungsbeschränkungen

Eine weitere Möglichkeit, insbesondere wenn Sie eine detailliertere Steuerung wünschen, besteht darin, das Dokument mithilfe von Abschnittsumbrüchen in Abschnitte zu unterteilen. So können Sie bestimmte Abschnitte sperren, während andere frei bleiben. Gehen Sie zu Layout > Umbrüche und fügen Sie vor und nach Ihrem Inhaltsblock einen Abschnittsumbruch „Nächste Seite“ ein.
Navigieren Sie zu den Abschnitten, die Sie sperren möchten, und wählen Sie dann „Überprüfen“ > „Bearbeitung einschränken“. Wählen Sie unter „Erzwingung starten“ die zu schützenden Abschnitte aus, während andere Abschnitte weiterhin bearbeitbar bleiben sollen.
Legen Sie ein Passwort fest und erzwingen Sie Zugriffsbeschränkungen. Da die Abschnitte isoliert sind, können Sie bestimmte Bereiche sperren und sich so das ständige Auswählen von Text ersparen.

Anmerkung: Word verhält sich beim Sperren einzelner Textabschnitte etwas eigenwillig. Abschnittsumbrüche in Kombination mit eingeschränkter Bearbeitung bieten jedoch mehr Kontrolle – insbesondere bei größeren Dokumenten. Auf manchen Rechnern ist für diese Konfiguration ein Neustart des Computers oder von Word erforderlich. Office kann manchmal Probleme bereiten, wenn man versucht, kleinere Abschnitte ohne Abschnittsumbrüche zu sperren. Daher ist etwas Ausprobieren gefragt.

Um den Schutz zu entfernen oder die Abschnitte zu entsperren

Klicken Sie irgendwo auf den geschützten Bereich des Dokuments. Der Bereich „Bearbeitung einschränken“ sollte sich erneut öffnen und den Schutzstatus anzeigen.
Klicken Sie unten im Fenster auf die Schaltfläche „Schutz beenden“.Geben Sie anschließend das ursprünglich festgelegte Passwort ein. Sollten Sie es vergessen, viel Glück – in Word gibt es keine einfache Möglichkeit, ein verlorenes Passwort für die Schutzfunktion wiederherzustellen.

Das war’s im Prinzip. Nach dem Entsperren können Sie die Einstellungen je nach Bedarf ändern oder die Sperre wieder aufheben. Es ist etwas ärgerlich, wenn Sie das Passwort vergessen, daher sollten Sie es unbedingt sicher aufbewahren, wenn Sie wichtige Daten schützen.

Zusammenfassung

Wählen Sie den Textabschnitt aus, der gesperrt werden soll.
Gehen Sie zu „Überprüfen“ > „Bearbeitung einschränken“
Legen Sie Einschränkungen fest, wählen Sie Abschnitte oder Teile aus und sperren Sie diese mit einem Passwort.
Verwenden Sie bei Bedarf Abschnittsumbrüche für eine feinere Abgrenzung.
Denken Sie daran, Ihr Passwort sicher aufzubewahren

Zusammenfassung

Das Sperren bestimmter Abschnitte eines Word-Dokuments ist vielleicht nicht die offensichtlichste Funktion, aber sobald man den Dreh raus hat, ist es eine ziemlich zuverlässige Methode, bestimmte Informationen zu schützen, ohne das gesamte Dokument bearbeiten zu müssen. Es ist zwar nicht narrensicher – technisch versierte Nutzer finden möglicherweise Wege, die Sperre zu umgehen –, aber für die meisten alltäglichen Zwecke ist es eine sichere Lösung. Achten Sie nur darauf, Ihre Passwörter sicher aufzubewahren und die Sperren zu testen, bevor Sie die Datei weitergeben. Hoffentlich hilft Ihnen das, Zeit zu sparen oder Bearbeitungsfehler zu vermeiden.