So richten Sie einen ProtonMail-Filter für nahtloses E-Mail-Management ein
Wenn Sie Wert auf Ordnung in Ihren E-Mails legen, ist das Einrichten von Filtern in ProtonMail ein echter Wendepunkt. Doch bevor Sie sich an die Filter machen, müssen Sie Ihre Etiketten und Ordner sortieren. Sie sind sich zwar ähnlich, dienen aber unterschiedlichen Zwecken: Etiketten sind eher wie Tags, die Sie auf E-Mails kleben, um sie später wiederzufinden, während Ordner wie Ordner sind, in die Sie E-Mails verschieben. Der schwierige Teil? Sie sollten wissen, wie Sie sie nicht nur auf Ihrem Desktop, sondern auch auf Ihrem Android-Gerät erstellen und verwalten. Denn natürlich ist ProtonMail nicht nur für den Desktop gedacht. Hier erfahren Sie, wie Sie alles reibungslos einrichten.
So erstellen Sie ein Label in ProtonMail
Um schnell ein Etikett zu erstellen, klicken Sie auf die Option „Etiketten“ – das Plus-Symbol – in der linken Seitenleiste Ihrer ProtonMail-Oberfläche. Es ist ganz einfach, aber es ist etwas seltsam, dass es nur ein Pluszeichen ist. Geben Sie Ihrem Etikett im Popup-Fenster einen Namen – zum Beispiel „Arbeit“, „Dringend“ oder was auch immer – und wählen Sie eine Farbe zur späteren Unterscheidung. Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf „ Speichern“. Sollten Sie Ihre Meinung ändern, klicken Sie einfach unten links auf „Abbrechen“, bevor Sie speichern .
Nach dem Speichern wird das Etikett direkt unter dem Bereich „Etiketten“ angezeigt. Sie können es bei Bedarf ausblenden, indem Sie auf den kleinen Pfeil daneben klicken. Auch nach dem Erstellen des Etiketts können Sie es noch anpassen. Gehen Sie dazu einfach zu den Einstellungen (klicken Sie auf das Zahnrad) und scrollen Sie dann nach unten zum Bereich „Etiketten“. Hier können Sie die Etiketten durch Ziehen mit der Maus neu anordnen oder die Etikettenfarben erneut ändern, indem Sie auf „Bearbeiten“ klicken. Im angezeigten Fenster können Sie den Namen des Etiketts ändern oder seine Farbe über das Dropdown-Menü anpassen. Praktisch, wenn Sie beispielsweise feststellen, dass Pink besser passt als Blau.
Android
Auf Ihrem Android-Gerät ist der Vorgang ähnlich, nur etwas vereinfacht. Tippen Sie auf das dreizeilige Menü (Hamburger-Symbol) und dann auf das Plus-Symbol neben „Labels“. Geben Sie den Namen Ihres Labels ein, wählen Sie eine Farbe und speichern Sie. Wenn Sie die Farbe später ändern möchten, tippen Sie auf das Stiftsymbol, wählen Sie eine neue Farbe und klicken Sie auf „Label aktualisieren“. Ganz einfach, nur die Benutzeroberfläche ist etwas anders.
Erstellen von Ordnern in ProtonMail
Während Etiketten eher wie Tags wirken, sind Ordner tatsächlich Orte, an denen E-Mails gespeichert werden. Um einen Ordner zu erstellen, klicken Sie in der Desktop-Version auf das Plus-Symbol rechts neben der Ordneroption. Ein Fenster öffnet sich, in dem Sie den Ordnernamen – „Rechnungen“, „Kunden“ oder was auch immer – eingeben und einen Speicherort auswählen können, wenn Sie hierarchisch organisieren. Sie können auch Benachrichtigungen für diesen Ordner aktivieren/deaktivieren – praktisch, wenn Sie über neue E-Mails informiert werden möchten.(Hinweis: Diese Benachrichtigungsoptionen sind unter Android nicht verfügbar.)
Klicken Sie auf „Speichern“, und der Ordner wird erstellt. Wenn Sie einen Ordner auf Ihrem Desktop erstellen, ihn aber auf Ihrem Telefon speichern möchten, sollte er recht bald angezeigt werden – manchmal dauert es ein bis zwei Minuten. Sie können auch nachträglich noch Änderungen vornehmen: Klicken Sie auf das Zahnrad neben „Ordner“. Daraufhin werden Ihnen Optionen zum Aktivieren oder Deaktivieren von Ordnerfarben und Benachrichtigungen angezeigt. Sie können sogar die Sortierung der Ordner auswählen – die alphabetische Sortierung erleichtert Ihnen das Leben, wenn Sie Dutzende davon haben.
Noch ein Tipp: Um Ordner schnell zu finden, wenn Sie viele haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Sortieren“, um die alphabetische Reihenfolge umzuschalten. Das ist zwar eine Kleinigkeit, spart aber Zeit beim Durchsuchen einer umfangreichen Liste.
Android
Dasselbe gilt für Mobilgeräte: Tippen Sie auf das Hamburger-Menü und dann auf das Plus-Symbol neben „Ordner“. Geben Sie dem Ordner einen Namen, wählen Sie eine Farbe aus, klicken Sie auf „Speichern“ und fertig. Sie möchten die Farbe ändern? Tippen Sie auf das Stiftsymbol daneben, wählen Sie eine neue Farbe aus und tippen Sie dann auf „ Ordner aktualisieren“.
So erstellen Sie einen Filter in ProtonMail
Hier wird es etwas komplizierter – Filter sind nur über die Desktop-Version von ProtonMail verfügbar.Öffnen Sie ProtonMail auf Ihrem Computer, klicken Sie auf das Zahnradsymbol und gehen Sie dann zu Einstellungen. Dort finden Sie in der Seitenleiste das Menü Filter. Klicken Sie unter Benutzerdefinierte Filter auf Filter hinzufügen. Das ist zwar auf dem Papier einfach, aber nur hier können Sie automatisierte Regeln einrichten.
Im neuen Fenster geben Sie einige Details ein, beispielsweise den Namen des Filters („Arbeits-E-Mails“, „Spam-Blocker“ usw.).Anschließend entscheiden Sie, welche Aktion Sie durchführen möchten, beispielsweise das Verschieben bestimmter E-Mails in einen Ordner oder das Kennzeichnen. Außerdem müssen Sie die Bedingungen festlegen, und hier wird es interessant. Sie können wählen, ob alle Bedingungen erfüllt sein müssen (z. B.von einem bestimmten Absender UND bestimmte Wörter enthalten) oder nur eine davon. Die Optionen sind recht flexibel, aber anfangs etwas verwirrend.
- Wählen Sie für Bedingungen Optionen wie Absender oder Betreff. Wenn der Filter E-Mails eines bestimmten Absenders erfassen soll, wählen Sie Absender und legen Sie die Kriterien fest, z. B.„beginnt mit“ oder „enthält“ einen Teil der E-Mail-Adresse. Vergessen Sie nicht, nach der Eingabe der Informationen die Einfügen-Taste zu drücken.
Aktionen zur Automatisierung Ihrer E-Mail-Sortierung
In diesem Schritt teilen Sie ProtonMail mit, was geschehen soll, wenn eine E-Mail Ihren festgelegten Bedingungen entspricht. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass alle E-Mails einer bestimmten Adresse direkt in den Ordner „Kunden“ verschoben werden, wählen Sie im Aktionsmenü die Option „ Verschieben nach “.Das spart viel Zeit, denn sobald die Einstellung aktiviert ist, werden die E-Mails automatisch sortiert. Geben Sie Ihrem Filter einfach einen Namen, legen Sie die Aktion fest, klicken Sie auf „Speichern“ und schon sind Sie fertig.
Profi-Tipp: Bei manchen Setups funktionieren Filter möglicherweise nicht sofort oder erfordern eine schnelle Aktualisierung oder einen Neustart von ProtonMail. Manchmal ist es etwas eigenartig, aber im Allgemeinen funktioniert es, sobald es richtig eingerichtet ist.
Zusammenfassung: Warum sich Filter lohnen
Filter zu erstellen ist kein Hexenwerk, aber es bringt Ordnung in Ihren unübersichtlichen Posteingang. Mit Labels, Ordnern und Filtern sortieren sich E-Mails von selbst, sodass Sie nicht den ganzen Tag manuell Dinge hin und her schieben müssen.Änderungen sind einfach, und wenn Sie den Dreh erst einmal raus haben, ist es ein echter Wendepunkt. Denken Sie daran, dass Filter derzeit nur auf dem Desktop verfügbar sind. Planen Sie also entsprechend. Wenn Sie einen Filter später entfernen möchten, gehen Sie einfach zurück zu Einstellungen > Filter und löschen Sie ihn. Kinderleicht.