So richten Sie automatische Antworten in Gmail ein und verwalten sie

Das Einrichten einer Abwesenheitsnotiz in Gmail ist relativ einfach. Manchmal wird jedoch vergessen, dass Gmail dies nicht automatisch erledigt – man muss zunächst bestimmte Funktionen aktivieren. Und wenn es Ihnen wie mir geht, antworten Sie am Ende immer wieder auf dasselbe. Automatisierung kann also viel Zeit sparen. Der Schlüssel liegt darin, Vorlagen zu aktivieren und einen Filter einzurichten, damit Gmail weiß, wann Ihre vorgefertigte Antwort verschickt werden soll. Wenn Sie den Dreh erst einmal raus haben, ist es nicht allzu kompliziert, aber es fühlt sich an, als würde man einige Hürden überwinden.

So erstellen Sie eine automatische Antwort in Gmail

Vorlagen in den Gmail-Einstellungen aktivieren

Aktivieren Sie zunächst die Vorlagenfunktion, da diese bei Gmail standardmäßig nicht aktiviert ist. Gehen Sie dazu zu den Einstellungen (klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol) und klicken Sie dann auf Alle Einstellungen anzeigen. Suchen Sie dort den Reiter „Erweitert“.Suchen Sie nach „Vorlagen “ – möglicherweise ist diese Funktion standardmäßig deaktiviert. Klicken Sie daher auf „Aktivieren“. Vergessen Sie nicht, unten auf „Änderungen speichern“ zu klicken. Gmail macht die einfachen Dinge zwar etwas komplizierter, aber sobald die Funktion aktiviert ist, kann es losgehen.

Bei manchen Setups wird durch Klicken auf „Speichern“ möglicherweise nicht sofort alles aktiviert. Möglicherweise müssen Sie Ihren Browser aktualisieren oder sogar neu starten, damit die Einstellungen wirklich übernommen werden. Denn natürlich muss Gmail es manchmal schwieriger machen als nötig.

Erstellen Sie Ihre automatische Antwortvorlage

Verfassen Sie als Nächstes die Nachricht, die Gmail automatisch versenden soll.Öffnen Sie ein neues E-Mail-Fenster und geben Sie die gewünschte automatische Antwort ein – zum Beispiel ein kurzes „Danke für Ihre Kontaktaufnahme, ich melde mich bald bei Ihnen“ oder etwas anderes, das Ihnen am besten gefällt. Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf die drei Punkte in der unteren rechten Ecke des E-Mail-Erstellungsfensters, bewegen Sie den Mauszeiger über „ Vorlagen “ und wählen Sie „Entwurf als Vorlage speichern“. Geben Sie der Vorlage einen aussagekräftigen Namen, damit Sie sich später wieder daran erinnern. Dadurch wird die Antwort gespeichert, sodass Gmail sie bei Bedarf verwenden kann.

Denken Sie daran: Das funktioniert besser, wenn Ihre Antwort nicht zu spezifisch ist. Halten Sie sie also allgemein genug, um mehrere ähnliche E-Mails abzudecken. Ich habe Leute gesehen, die für unterschiedliche Situationen unterschiedliche Vorlagen speichern, was ziemlich clever ist.

Richten Sie einen Filter ein, um die automatische Antwort auszulösen

Und nun kommt der Teil, der viele Leute verwirrt: Sie müssen einen Filter erstellen, damit Gmail weiß, wann diese Vorlage gesendet werden soll. Klicken Sie in der Gmail-Suchleiste oben auf den kleinen Abwärtspfeil – das nach unten zeigende Dreieck neben dem Suchfeld – oder klicken Sie einfach auf das Dropdown-Symbol und fügen Sie dann Ihre Filterkriterien hinzu (z. B.bestimmte Wörter im Betreff oder Text).Wenn Sie in Ihren E-Mails beispielsweise häufig nach Preisen fragen, geben Sie ein Schlüsselwort wie „Kosten“ oder „Preis“ in das Feld „Beinhaltet die Wörter“ ein.

Dieser Teil ist etwas seltsam, aber das Hinzufügen der richtigen Schlüsselwörter macht einen Unterschied. Wenn Gmail diese Wörter in einer eingehenden E-Mail erkennt, wird Ihre automatische Antwort ausgelöst.

Beenden Sie die Einstellung des Filters und der automatischen Antwort

Nachdem Sie Ihre Schlüsselwörter hinzugefügt haben, klicken Sie auf Filter erstellen. Aktivieren Sie im nächsten Fenster das Kontrollkästchen Vorlage senden und wählen Sie anschließend die erstellte Vorlage aus dem Dropdown-Menü aus. Klicken Sie erneut auf Filter erstellen, um den Vorgang abzuschließen. Viele Nutzer übersehen diesen Schritt und wundern sich, warum die automatische Antwort nie funktioniert. Gmail muss es natürlich etwas verwirrend gestalten.

Wechseln Sie abschließend zu Einstellungen und dann zu Filter und blockierte Adressen. Stellen Sie sicher, dass Ihr neuer Filter aktiviert ist, und klicken Sie auf Speichern. Das ist alles. Klar, es sind nur ein paar Klicks nötig, aber sobald es eingerichtet ist, läuft alles reibungslos. Auf manchen Rechnern funktioniert diese Einstellung möglicherweise nicht gleich beim ersten Mal einwandfrei – manchmal hilft eine schnelle Aktualisierung oder ein Neustart des Browsers, um das Problem zu beheben.

Zusammenfassung

Alles in allem ist es gar nicht so schlimm, wenn alles an seinem Platz ist – denken Sie nur daran, Vorlagen zu aktivieren und Ihre Filter richtig zu erstellen. So können Sie häufig gestellte Fragen oder Urlaubsantworten zuverlässig bearbeiten, ohne Zeit mit wiederholtem Eintippen derselben Dinge zu verschwenden. An arbeitsreichen Tagen oder wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, kann dies eine Menge Zeit sparen.

Zusammenfassung

• Aktivieren Sie Vorlagen in den Gmail -Einstellungen > Erweitert
• Erstellen Sie eine Antwortvorlage mit „Entwurf als Vorlage speichern“
• Richten Sie einen Filter basierend auf Schlüsselwörtern in den E-Mail -Suchoptionen ein
• Konfigurieren Sie den Filter, um Ihre Vorlage automatisch zu senden
• Überprüfen Sie Ihre Filter unter Einstellungen > Filter und blockierte Adressen

Zusammenfassung

Sobald Sie den Dreh raus haben, wird die Automatisierung von Antworten ganz einfach und spart viel Zeit. Probieren Sie einfach Ihre Schlüsselwörter und Vorlagen aus, bis es sich richtig anfühlt. Manchmal erfordert es etwas Tüftelei, aber die Ergebnisse sind es wert – weniger wiederkehrende Antworten und bessere Automatisierung. Ich drücke die Daumen, dass dies jemandem hilft, eine Menge Zeit zu sparen; zumindest bei meinem Setup hat es funktioniert.