So organisieren Sie Ihre Dateien: Erstellen, Löschen und Verwalten von Ordnern in Dropbox

Das Organisieren Ihrer Dateien in Dropbox ist kein Hexenwerk, erspart Ihnen aber auf lange Sicht viel Ärger. Ordner sind das A und O für Ordnung – egal, ob Sie schnell ein wichtiges Projekt finden oder Inhalte mit Kollegen teilen möchten. Die Ordneroptionen von Dropbox sind zwar recht übersichtlich, manchmal sind sie jedoch etwas schwer zu finden, insbesondere bei einer großen Anzahl an Ordnern. Hier finden Sie eine kurze Übersicht, wie Sie Ordner erstellen, löschen, markieren und freigeben, ohne sich die Haare zu raufen.

So erstellen und löschen Sie einen Ordner in Dropbox

Erstellen eines Ordners: Die Grundlagen

Um einen neuen Ordner anzulegen, öffnen Sie zunächst die Dropbox-Weboberfläche oder -App. Suchen Sie dort nach der Schaltfläche „Erstellen “ – normalerweise oben oder in der linken Seitenleiste. Klicken Sie im angezeigten Menü auf „Ordner“. Es ist etwas seltsam, dass dies nicht immer hervorgehoben wird, aber hey, es ist da. Anschließend werden Sie aufgefordert, Ihren Ordner zu benennen und festzulegen, wer Zugriff darauf erhält.

• Wählen Sie einen aussagekräftigen, aber kurzen Ordnernamen.
• Wählen Sie Freigabeoptionen: Nur Sie oder Bestimmte Personen.

Wenn Sie den Freigabeweg wählen, müssen Sie die E-Mail-Adressen der Personen eingeben, denen Sie Zugriff gewähren möchten. Klicken Sie anschließend auf die blaue Schaltfläche „Erstellen “ und schon ist Ihr Ordner verfügbar. Bei manchen Setups schlägt dies beim ersten Mal fehl oder erfordert eine Seitenaktualisierung. Seien Sie also nicht überrascht, wenn es anfangs etwas holprig läuft.

So löschen Sie einen Ordner: Wann und wie

Das Löschen eines Ordners ist ganz einfach: Klicken Sie einfach darauf, sodass er markiert oder markiert ist, und suchen Sie dann die Option „Löschen“, normalerweise im oberen Menü. Bestätigen Sie dies, und der Ordner ist verschwunden. Seien Sie vorsichtig, denn einmal gelöschte Ordner lassen sich nur schwer wiederherstellen, es sei denn, Sie haben den Versionsverlauf aktiviert oder verwenden den Papierkorb. Natürlich können Sie auch keine Ordner löschen, die Sie nicht selbst erstellt haben. Achten Sie beim Aufräumen darauf, nicht versehentlich freigegebene Ordner zu entfernen, auf die andere noch angewiesen sind.

So markieren und finden Sie Ihre Dropbox-Ordner

Hinzufügen von Tags, um die Auffindbarkeit zu gewährleisten

Diese Funktion ist ein echter Lebensretter, wenn Sie Dutzende von Ordnern haben. Um Tags hinzuzufügen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Ordner, klicken Sie auf das kleine Kästchen, um ihn auszuwählen, und suchen Sie dann im rechten Bereich nach dem Abschnitt „Tags“.Dropbox ermöglicht Ihnen bis zu 20 Tags mit jeweils weniger als 32 Zeichen. Verwenden Sie nach Belieben Unterstriche oder Zahlen, aber bleiben Sie kurz und bündig.

Tags helfen Ihnen später bei der Suche – geben Sie einfach das Tag in die Suchleiste ein, und alle Ordner mit diesem Tag werden angezeigt. Es ist etwas seltsam, dass sie kein deutlicheres Tagging-System haben, aber es funktioniert, wenn Sie gut organisiert sind.

Tags entfernen: Fehler beseitigen

Haben Sie es sich anders überlegt? Kein Problem. Markieren Sie den Ordner mit dem Tag und klicken Sie dann im rechten Bereich auf das X daneben. Ganz einfach. So bleiben Ihre Tags relevant und Sie vermeiden spätere Verwirrung. Wiederholen Sie diesen Vorgang bei Bedarf für andere Ordner.

Einen Ordner in einen anderen einfügen und anheften

Verschieben von Ordnern in andere Ordner

Wenn die Verschachtelung Ihrer Ordner zu groß wird, können Sie sie verschieben. Wählen Sie dazu einfach den Ordner aus, klicken Sie oben auf das Punktemenü und wählen Sie „ Verschieben“. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Zielordner auswählen können. Klicken Sie erneut auf „Verschieben“, und schon ist alles erledigt. Das ist manchmal etwas kniffliger, als es aussieht, insbesondere bei verschachtelten Ordnerstrukturen, aber sobald Sie den Dreh raus haben, klappt es.

Ordner für einfachen Zugriff anheften

Ordner, auf die Sie ständig zugreifen, lassen sich leichter anheften. Klicken Sie auf das Punktemenü des Ordners und wählen Sie „An Dropbox anheften“. Die angehefteten Ordner finden Sie nun direkt im Bereich „Angeheftete Elemente“ auf der rechten Seite Ihrer Dropbox-Hauptansicht. Weniger Scrollen, mehr erledigen.

Ordner richtig freigeben

Freigabe und Berechtigungen

Teilen ist klassisches Dropbox-Ding. Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Ordner und klicken Sie auf das Teilen -Symbol (den nach oben zeigenden Pfeil).Sie können E-Mail-Adressen von Personen hinzufügen, denen Sie vertrauen, und anschließend festlegen, ob diese nur anzeigen oder auch bearbeiten dürfen.Über ein Dropdown-Menü können Sie die Berechtigungen einschränken. Für mehr Kontrolle klicken Sie im Freigabefenster auf „Einstellungen“.

Und wenn Sie jemandem einen Link geben möchten, können Sie freigegebene Links mit unterschiedlichen Berechtigungen kopieren – nur anzeigen oder bearbeiten. Praktisch, wenn Sie Dinge nur gelegentlich weitergeben.

Was Sie beim Teilen erwarten können

Bei manchen Konfigurationen werden die Freigabeoptionen nicht sofort aktualisiert. Manchmal muss der Ordner aktualisiert oder erneut geöffnet werden.Überprüfen Sie außerdem beim Teilen mit mehreren Personen, wer bearbeiten darf – Dropbox macht das natürlich nicht immer deutlich. Ich persönlich habe jedoch festgestellt, dass eine sorgfältige Festlegung der Berechtigungen im Vorfeld später viel Ärger erspart.

Beobachten Sie Ihre Aktivität

Bleiben Sie mit Aktivitätsprotokollen auf dem Laufenden

Möchten Sie wissen, ob jemand etwas verschoben oder gelöscht hat? Das Aktivitätsprotokoll von Dropbox kann Ihnen helfen.Öffnen Sie einfach den Ordner oder die allgemeine Aktivitätsseite und filtern Sie die Liste nach Aktionen – hinzugefügt, gelöscht, verschoben, bearbeitet. Es ist zwar etwas seltsam, dass es nicht sofort ersichtlich ist, aber es ist da, wenn Sie es brauchen. Ideal, um herauszufinden, wer was getan hat, insbesondere in freigegebenen Ordnern.

Zusammenfassung

Ordner sind ziemlich einfach zu verwalten, sobald Sie sich an die Dropbox-Oberfläche gewöhnt haben. Erstellen, Markieren, Verschieben, Teilen – all das dient dem Zweck, Ordnung zu halten, ohne den Überblick zu verlieren. Manchmal funktionieren Dinge nicht wie erwartet – beispielsweise beim ersten Versuch, einen Ordner zu verschieben oder zu löschen – daher ist Geduld gefragt. Sobald Sie den Dreh raus haben, ist die Verwaltung Ihrer Dropbox-Ordner ein Kinderspiel.

Zusammenfassung

• Einfaches Erstellen von Ordnern über das Menü „Erstellen“
• Gelöschte Ordner durch Auswählen und Drücken von „Löschen“
• Tags für schnellere spätere Suche hinzugefügt
• Ordner zur Organisation in andere verschoben
• Angeheftete, häufig verwendete Ordner für den schnellen Zugriff
• Freigegebene Ordner mit Berechtigungen und Linksteuerung
• Behalten Sie die Aktivitätsprotokolle im Auge, um Änderungen zu sehen

Abschluss

Alles in allem ist Dropbox flexibel genug, um eine Menge Ordnerverwaltung zu bewältigen, auch wenn sich einige Optionen hinter Menüs verstecken. Egal, ob Sie nur aufräumen oder große Projekte teilen, diese Tricks sollten die meisten alltäglichen Bedürfnisse abdecken. Manchmal verwirrt mich die Benutzeroberfläche noch, aber ja, es ist machbar. Hoffentlich spart das jemandem ein paar Stunden oder macht die Dinge zumindest weniger frustrierend.