So organisieren Sie E-Mails durch das Erstellen von Ordnern in Microsoft Outlook

Ordner in Microsoft Outlook funktionieren ähnlich wie Verzeichnisse auf Ihrem PC. Sie helfen Ihnen, E-Mails zu sortieren und zu speichern, sodass Sie nicht ewig in unzähligen Nachrichten nach der einen wichtigen E-Mail suchen müssen. Standardmäßig sind die Ordner „ Posteingang “, „Gesendete Objekte“, „Entwürfe“ und „Gelöschte Objekte“ vorhanden. Der wahre Vorteil zeigt sich jedoch erst, wenn Sie eigene Ordner erstellen. Das ist wie eine benutzerdefinierte Ablage – und erleichtert das spätere Auffinden von E-Mails erheblich, insbesondere wenn Ihr Posteingang voll ist.

Durch das Anlegen von Ordnern behalten Sie den Überblick über Ihre E-Mails. Beispielsweise können Sie E-Mails direkt in den richtigen Ordner verschieben, anstatt sie ewig im selben Stapel liegen zu lassen, wenn Sie separate Ordner für Arbeitsprojekte, Rechnungen oder Privates haben. Sie können E-Mails manuell verschieben oder Regeln einrichten, die dies automatisieren – dazu später mehr. So bleibt Ihr Posteingang übersichtlicher und Sie finden wichtige Nachrichten schneller. Und wenn Sie eine noch stärkere Hierarchie bevorzugen, sind Unterordner ideal – denken Sie beispielsweise an einen Hauptordner „ Projekte“ mit Unterordnern für jedes einzelne Projekt.

Ordner sind besonders wichtig, wenn man täglich unzählige E-Mails bearbeitet. Anstatt endlos zu scrollen, kann man einfach seine übersichtlichen Ordner öffnen. So behält man ganz einfach den Überblick und verliert nicht in der Flut von Nachrichten den Überblick.

Wie erstellt man Ordner in Microsoft Outlook? Einfache Schritte.

Das Erstellen von Ordnern in Outlook ist nicht besonders kompliziert, aber manchmal fühlt es sich einfach an, als ob es kompliziert sein sollte.Öffnen Sie Outlook und gehen Sie im linken Bereich zum Ordnerbereich. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihr E-Mail-Konto oder den Posteingang, wählen Sie „Neuer Ordner“, geben Sie einen Namen ein und drücken Sie die Eingabetaste. Fertig. Der neue Ordner wird sofort angezeigt und ist bereit, Ihre E-Mails zu organisieren.

So schnell geht’s. Falls Ihr Ordnerbereich nicht angezeigt wird oder minimiert ist, klicken Sie einfach auf den kleinen Pfeil links – Outlook blendet ihn manchmal aus, um Platz zu sparen, was etwas nervig ist. Sobald er erweitert ist, sehen Sie die Standardordner und Ihren neuen Ordner.

Öffnen Sie Microsoft Outlook.

• Klicken Sie auf Start (oder drücken Sie die Windows-Taste) und suchen Sie nach Microsoft Outlook.
• Klicken Sie darauf und warten Sie, bis es geladen ist. Falls es noch nicht an Ihre Taskleiste angeheftet ist, finden Sie es möglicherweise in Ihrer App-Liste.
• Überprüfen Sie währenddessen bitte, ob Ihr E-Mail-Konto ordnungsgemäß synchronisiert wird und keine Fehler angezeigt werden. Manchmal können Verbindungsprobleme die korrekte Funktion von Ordneraktionen verhindern oder diese verdecken.

Kurios: Outlook kann auf manchen Systemen etwas zickig sein. Wenn das Erstellen eines Ordners also nicht gleich beim ersten Mal klappt, versuchen Sie, die App oder sogar Ihren Computer neu zu starten. Seltsam, aber nicht ungewöhnlich.

Suchen Sie den Ordnerbereich

• Richten Sie Ihren Blick auf die linke Seite des Fensters. Dies ist der Ordnerbereich.
• Falls der Ordner minimiert oder ausgeblendet ist, tippen Sie auf den kleinen Pfeil, um ihn zu erweitern. Anschließend sollten Ihre Standardordner wie Posteingang und Gesendete Objekte angezeigt werden.

Dieser Bereich ist im Grunde Ihre Kommandozentrale für die Ordnerverwaltung. Ohne ihn ist das Erstellen und Organisieren von Ordnern deutlich umständlicher.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Posteingang oder Ihr E-Mail-Konto.

• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Posteingang, klicken Sie mit der rechten Maustaste, und ein kleines Menü erscheint.
• Wählen Sie „Neuer Ordner“. Wenn Sie die Ordnerstruktur vertiefen möchten, können Sie auch mit der rechten Maustaste auf einen vorhandenen Ordner klicken, um später einen Unterordner zu erstellen – dazu später mehr.

Die meisten Leute erstellen Ordner unterhalb des Posteingangs, weil man sich das leichter merken kann, aber ehrlich gesagt kann man neue Ordner überall in der Ordnerstruktur platzieren, wo es sinnvoll ist.

Wählen Sie die Option „Neuer Ordner“ aus.

• Nach dem Klicken auf „Neuer Ordner“ fügt Outlook direkt im Ordnerbereich ein bearbeitbares Namensfeld hinzu.
• Hier haben Sie die Möglichkeit, dem Dokument einen Namen zu geben – wählen Sie eine aussagekräftige Bezeichnung, damit es später leicht wiedergefunden wird. Denken Sie beispielsweise an „Rechnungen 2024“ oder „Kunde A“.

Profi-Tipp: Die Ordnernamen sollten klar, aber eher kurz sein – nichts ist ärgerlicher, als erst nach einem Ordner mit dem Namen „Zeug, das ich vielleicht später brauche, aber ich bin mir nicht sicher wann“ suchen zu müssen.

Geben Sie einen Namen für den Ordner ein.

• Geben Sie Ihren gewünschten Namen ein und drücken Sie dann die Eingabetaste.
• Der neue Ordner sollte sofort erscheinen und an Ort und Stelle bleiben. Verschieben Sie nun die relevanten E-Mails hinein.

Dieser Schritt ist zwar recht einfach, aber entscheidend: Eine gute Namensgebung trägt dazu bei, dass Ihre E-Mail-Recherche schnell und unkompliziert verläuft.

E-Mails in den Ordner verschieben

• Klicken Sie auf Ihren Posteingang oder einen anderen Ordner, wählen Sie E-Mails aus (klicken Sie oder drücken Sie Strg+Klick) und ziehen Sie diese dann in den neuen Ordner.
• Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail, wählen Sie „ Verschieben“ und anschließend den Ordner, den Sie gerade erstellt haben.

Das ist das A und O, um organisiert zu bleiben – gewöhnen Sie sich einfach an, Ihre Unterlagen in Ordner zu sortieren, anstatt Ihren Posteingang überquellen zu lassen.

Erstellen Sie Unterordner für eine bessere Organisation

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen vorhandenen Ordner, in dem Sie einen Unterordner erstellen möchten.
• Wählen Sie „Neuer Ordner“, geben Sie ihm einen Namen und drücken Sie die Eingabetaste.
• Jetzt haben Sie eine verschachtelte Hierarchie – zum Beispiel Projekte > Website-Überarbeitung.

Unterordner sind besonders nützlich, wenn Sie mit mehreren Kunden oder Projekten arbeiten. So bleibt alles übersichtlich, und die Suche nach der richtigen E-Mail gestaltet sich deutlich einfacher, wenn sie sich im richtigen Unterordner befindet.

Häufig gestellte Fragen

Warum sollte ich überhaupt Ordner in Outlook erstellen?

Denn Ihr Posteingang sollte nicht der einzige Ort zum Speichern von E-Mails sein. Ordner helfen Ihnen, E-Mails zu kategorisieren und schneller zu finden, anstatt Hunderte von Nachrichten durchsuchen zu müssen.

Gibt es eine Begrenzung für die Anzahl der Ordner, die ich erstellen kann?

Microsoft Outlook bietet unzählige Ordner und Unterordner – Sie können also nach Herzenslust programmieren.Übertreiben Sie es aber nicht, sonst verlieren Sie schnell den Überblick.

Kann ich Regeln festlegen, sodass E-Mails direkt in Ordner verschoben werden?

Absolut. Die Regelfunktion von Outlook ist sehr praktisch: Gehen Sie auf „Datei“, dann auf „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ und legen Sie Bedingungen fest (z. B.Absender oder Betreff).So behalten Sie den Überblick über Ihren Posteingang und Ihre Ordner bleiben dynamischer.

Kann ich einen Ordner später umbenennen oder löschen?

Ja, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie „Ordner umbenennen“ oder „Ordner löschen“. Ganz einfach, und Sie können die Ordnerstruktur nach Bedarf ändern.

Gibt es sonst noch etwas, worauf man achten sollte?

Beachten Sie, dass beim Löschen von Ordnern E-Mails darin entfernt oder verschoben werden könnten. Wenn Sie sich nicht sicher sind, sichern Sie Ihre E-Mails oder überprüfen Sie den Inhalt, bevor Sie auf „Löschen“ klicken.