So laden Sie Teilnehmer effektiv zu Ihren Zoom-Meetings ein

Sie möchten ein langes Zoom-Meeting mit dem kostenlosen Account länger als 40 Minuten am Laufen halten? Ja, die 40-Minuten-Begrenzung ist ein echter Fluch. Um das Ganze zu vereinfachen, ist es wichtig, die Meeting-Informationen schnell und effizient zu teilen – egal, ob Sie am Desktop, im Internet oder sogar mobil sind. Das Kopieren von ID und Passcode funktioniert zwar, aber es gibt tatsächlich mehrere Möglichkeiten, die Einladungsinformationen zu verteilen, damit jeder problemlos teilnehmen kann. Es ist schon merkwürdig, wie sich die Zoom-Oberfläche je nach Ort unterscheidet, und manchmal sind Dinge nicht ganz offensichtlich, wenn man sich nicht genau damit befasst. Hier finden Sie daher die wichtigsten Informationen zu einfachen Methoden zum Erstellen und Teilen von Meeting-Einladungen – damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können und keine Zeit mit der Suche nach Links verschwenden.

So erstellen Sie eine Zoom-Meeting-Einladung über das Webportal

Verwenden des Zoom-Webportals

Dies ist wahrscheinlich der einfachste Weg, insbesondere wenn Sie bereits auf der Website angemeldet sind. Rufen Sie zunächst das Zoom-Webportal (https://zoom.us) auf und melden Sie sich mit Ihren Kontodaten an. Suchen Sie nach der Anmeldung in der linken Seitenleiste nach der Registerkarte „Meeting“ und klicken Sie darauf. Wählen Sie dann „Bevorstehend“ aus. Dies ist normalerweise die Standardansicht mit Ihren geplanten Meetings.

Wählen Sie das Meeting aus, zu dem Sie Personen einladen möchten, indem Sie auf den Titel klicken. Daraufhin wird die Detailseite geöffnet. Hier kommt der Teil, der manche Leute verwirrt: Suchen Sie nach der Schaltfläche „Einladung kopieren“. Sie befindet sich normalerweise direkt unter den Meeting-Informationen oder in der Nähe des unteren Rands. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein Popup-Fenster mit allen Informationen, die Ihre Teilnehmer benötigen. Dazu gehören die Meeting-ID, der Passcode, die Einwahlnummern und ein anklickbarer Link. Kopieren Sie einfach den gesamten Text und fügen Sie ihn in eine E-Mail, einen Chat oder wo auch immer ein. Einfach, oder?

Profi-Tipp: Manchmal enthält das Einladungskopierfenster eine kleine Option zum Kopieren der URL. Denken Sie jedoch daran, dass das Kopieren der gesamten Einladung in der Regel Zeit spart. Bei manchen Konfigurationen wird möglicherweise nicht alles standardmäßig kopiert. Sie können den Passcode jedoch manuell hinzufügen, um die Arbeit zu vereinfachen.

Wenn Sie die Organisation lieber über den Kalender organisieren möchten, suchen Sie nach dem Klicken auf Ihr Meeting nach Optionen wie „ Zum Kalender hinzufügen“. Durch die Verknüpfung mit Google Kalender oder Outlook können Sie Gäste direkt hinzufügen. Wenn Sie Google Kalender auswählen, werden Sie aufgefordert, sich anzumelden und dort Kontakte hinzuzufügen. Bei manchen Konfigurationen bearbeiten Sie einfach die Kalendereinladung, um weitere Personen manuell hinzuzufügen – ich musste das mehr als einmal tun, wenn die automatischen Optionen nicht genau wie geplant funktionierten.

So laden Sie andere mit der Zoom-Desktop-App zu Ihrem Zoom-Meeting ein

Teilen über die Desktop-Anwendung

Wenn Sie die Zoom-Desktop-App bereits verwenden, ist es ganz einfach. Starten Sie die App und klicken Sie oben auf den Reiter „ Meetings “.Links sehen Sie eine Liste Ihrer geplanten Meetings. Suchen Sie das Meeting, das Sie teilen möchten, und klicken Sie darauf. Auf der rechten Seite sollte sich nun eine Schaltfläche namens „Einladung kopieren“ befinden. Klicken Sie darauf, und ein Fenster mit allen Einladungsdetails – einschließlich Meeting-Link, ID und Passcode – öffnet sich.

Kopieren Sie alles und versenden Sie es per E-Mail oder Chat. Manchmal kopiert die App nicht alles perfekt, überprüfen Sie daher die eingefügten Informationen. Je nach Betriebssystem und App-Version gibt es definitiv Unterschiede – manchmal funktioniert es einwandfrei, manchmal müssen Sie den Passcode manuell hinzufügen oder die Einladung anpassen.

Noch etwas Praktisches: Wenn Sie bereits im Meeting sind, können Sie diese Informationen abrufen, ohne es zu verlassen. Klicken Sie einfach unten auf die Schaltfläche „ Teilnehmer“ und wählen Sie „Einladen“. Hier sehen Sie Optionen zum Versenden per E-Mail oder zum direkten Kopieren des Links. Das ist manchmal etwas umständlich, funktioniert aber im Notfall. Sie können auch über Messenger einladen oder sogar einen QR-Code per Screenshot teilen, wenn die Teilnehmer in Eile sind.

Einladen während eines laufenden Meetings

Das ist der wahre Lebensretter – wenn das Meeting bereits begonnen hat und Sie feststellen, dass jemand vergessen wurde. Klicken Sie im Meeting-Fenster auf das Teilnehmer -Symbol. Klicken Sie dann im neuen Fenster auf die Schaltfläche „ Einladen “ – normalerweise ganz unten. Sie sehen Optionen zum Versenden von E-Mails oder Nachrichten über verschiedene Anbieter. Wenn Sie beispielsweise Gmail auswählen, wird ein E-Mail-Entwurf mit allen Details voreingestellt. Fügen Sie einfach Empfänger hinzu und klicken Sie auf „Senden“.

Wenn Sie einen Schnelllink wünschen, klicken Sie auf die kleine Schaltfläche „Link kopieren“ oder verwenden Sie die Option „Einladung kopieren“ im Teilnehmermenü. Abhängig von Ihren Einstellungen ist der Passcode nicht immer enthalten.Überprüfen Sie die Informationen daher vor dem Teilen noch einmal.

So laden Sie andere auf Android ein

Unter Android ist der Vorgang ähnlich, allerdings mit einigen App-Unterschieden. Tippen Sie in der Zoom-App unten auf „ Teilnehmer “ und suchen Sie dann links unten nach der Schaltfläche „ Einladen “.Wenn Sie darauf tippen, werden Optionen zum Teilen der Meeting-Informationen per E-Mail, über Messaging-Apps oder durch direktes Kopieren des Links angezeigt. So können Sie die Meeting-Details schnell an jemanden weitergeben, der unterwegs ist, auch wenn Sie in Eile sind.

Meistens genügt es, ein paar Schaltflächen anzuklicken, und schon sind die Informationen bereit zum Teilen. Beachten Sie jedoch, dass je nach App-Version einige Optionen etwas anders aussehen können. In seltenen Fällen müssen Sie den Passcode möglicherweise manuell hinzufügen, wenn er nicht automatisch enthalten ist.

Daumen drücken, das hilft

Das Teilen von Zoom-Informationen ist nicht mehr so nervig wie früher, aber immer noch etwas inkonsistent. Wenn Sie jedoch alle verschiedenen Möglichkeiten kennen, die Einladungsdetails abzurufen, können Sie Hektik vermeiden, wenn jemand zu spät kommt oder Ihre Zeit knapp wird. Denken Sie daran: Das Kopieren der Meeting-Informationen – egal ob aus dem Web, vom Desktop oder vom Handy – reicht in der Regel aus.Überprüfen Sie jedoch alles noch einmal, bevor Sie es versenden. Denn natürlich muss Zoom es manchmal unnötig erschweren.

Zusammenfassung

Verwenden Sie die Schaltfläche „Einladung kopieren“ im Webportal, um alle Einzelheiten zu erfahren.
Von der Desktop-App aus gilt dasselbe Prinzip: Kopieren und Einfügen oder direkt einladen.
Wenn Sie bereits im Meeting sind, holen Sie sich die Einladungsinformationen aus dem Teilnehmerbereich.
Tippen Sie unter Android auf „Teilnehmer“ und dann auf „Einladen“, um die Informationen per E-Mail oder über Messaging-Apps zu teilen.

Zusammenfassung

Wenn Sie Ihre Meetings verlängern oder einfach das Teilen vereinfachen möchten, sind diese Optionen die beste Wahl. Je nach Gerät oder Setup sind sie manchmal etwas inkonsistent, aber insgesamt sind sie recht flexibel. Haben Sie herausgefunden, was für Ihr Setup am besten funktioniert? Setzen Sie ein Lesezeichen, wenn Sie das Rätselraten satt haben. Wir drücken die Daumen, dass dies jemandem hilft, Zeit zu sparen und das Suchen nach Links und Passwörtern in letzter Minute zu vermeiden. Viel Spaß beim Zoomen!