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So konvertieren und speichern Sie Dateien als PDF in Microsoft Office 2010

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Die Möglichkeit, Office-Dokumente direkt als PDF zu speichern, spart enorm viel Zeit, insbesondere wenn Sie häufig Dateien austauschen oder einfach die Einheitlichkeit auf verschiedenen Geräten gewährleisten möchten. Falls Sie noch Office 2010 verwenden, ist es gut zu wissen, dass diese Version das Speichern als PDF bereits ohne zusätzliche Add-Ins unterstützt – im Gegensatz zu älteren Versionen. Etwas ungewöhnlich, aber Microsoft hat es so eingerichtet, dass Sie keine zusätzliche Software oder Plugins benötigen – ein paar Klicks genügen. Diese Funktion ist ideal für alle, die schnell und zuverlässig exportieren möchten, ohne viel Aufwand.

Dieser Vorgang ist praktisch, wenn Sie häufig mit Formatierungsproblemen von Dokumenten zu tun haben oder unbeabsichtigte Änderungen vermeiden möchten. Als PDF gespeicherte Dateien sehen überall gleich aus, und Sie benötigen nicht die komplette Office-Suite, um sie anzuzeigen. Die Schritte sind eigentlich ganz einfach, aber raten Sie mal? Manchmal funktioniert es auf einem Rechner nicht, auf einem anderen hingegen einwandfrei – Windows macht es einem natürlich unnötig schwer. Ich erkläre es Ihnen im Folgenden noch einmal, damit auch wirklich jeder den Überblick behält.

So speichern Sie Dateien als PDF in Office 2010

So erstellen Sie eine PDF-Datei aus Ihrem Dokument

Befolgen Sie diese Schritte, um Ihre Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei als PDF zu speichern:

  • OpenOffice 2010: Starten Sie das Programm und erstellen oder öffnen Sie die Datei, die Sie konvertieren möchten.
  • Öffnen Sie den Dialog „Speichern unter“: Klicken Sie auf das Menü „Datei“ (oben links) und wählen Sie dann „Speichern unter“. Dadurch wird das Fenster mit den Speicheroptionen geöffnet.
  • Wählen Sie das PDF-Format: Im Dropdown-Menü „Dateityp“ wählen Sie „PDF (*.pdf)“.Manchmal ist die Option nicht sofort sichtbar. Sollten Sie PDF nicht finden, überprüfen Sie, ob Ihre Office-Version auf dem neuesten Stand ist, und prüfen Sie, ob es Probleme mit der Sprache oder der Benutzeroberfläche gibt.
  • Bestätigen und Speichern: Wählen Sie den Speicherort, geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf „Speichern“. Die Datei sollte nun als PDF gespeichert sein. Bei manchen Systemen werden Ihnen möglicherweise Optionen wie die Optimierung für die Online-Ansicht oder den Druck angezeigt, aber in der Regel reichen die Standardeinstellungen völlig aus.

Hinweis: Diese Vorgehensweise gilt auch für andere Office-Programme wie Excel, Visio oder PowerPoint. Beachten Sie jedoch, dass die Menüs bei abweichenden Versionen geringfügig variieren können – der Ablauf ist aber im Allgemeinen derselbe.

Wenn die PDF-Option nicht angezeigt wird, kann dies daran liegen, dass bei Ihrer Office 2010-Installation eine Komponente fehlt oder das Update nicht installiert ist. In diesem Fall kann die Installation des vollständigen Office Suite Service Packs oder Updates (z. B.Service Pack 2) das Problem beheben. Versuchen Sie außerdem, Ihren PC oder die Office-Anwendung neu zu starten. Manchmal funktionieren neue Office-Funktionen erst nach einem Neustart einwandfrei.