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So konvertieren Sie Outlook-E-Mails unter Windows 11 in PDF

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Das Portable Document Format, kurz PDF, ist die erste Wahl zum Teilen und Archivieren von Dokumenten. Es ist weit verbreitet – es wird von allen Betriebssystemen unterstützt – und die Formatierung bleibt erhalten. Deshalb speichern viele wichtige E-Mails oder Dokumente als PDFs. Allerdings bieten die Outlook-Apps (sowohl die neue als auch die klassische Version) unter Windows 11 keine direkte Option zum Speichern als PDF. Aber: Windows 11 verfügt über eine integrierte Funktion, mit der Sie jede E-Mail oder jedes Dokument als PDF speichern können. Und es ist überraschend einfach, sobald man den Dreh raus hat.

Wenn Sie eine E-Mail als PDF speichern, werden in der Regel die E-Mail-Adressen von Absender und Empfänger sowie Betreff und Nachrichtentext mitkopiert. Beachten Sie jedoch, dass Anhänge bei dieser Methode nicht eingebettet werden – diese müssen Sie gegebenenfalls separat speichern. Außerdem ist die PDF-Datei standardmäßig nicht passwortgeschützt. Wenn Ihre E-Mail sensible Daten enthält, sollten Sie sie anschließend mit Programmen wie 7-Zip oder einem PDF-Editor wie Microsoft Word verschlüsseln.

Hier eine kurze Anleitung dazu:

So speichern Sie eine E-Mail als PDF in Windows 11 mit Outlook-Apps

Zunächst einmal ist es wichtig zu wissen, dass beim Speichern als PDF keine Anhänge mitgespeichert werden. Falls also wichtige Anhänge vorhanden sind, sollten diese ebenfalls manuell gespeichert werden. Außerdem ist es etwas ungewöhnlich, aber die „Drucken“-Methode ist hier die beste Lösung. Sie drucken die E-Mail quasi als PDF-Datei anstatt auf Papier. Praktisch, aber nicht sofort ersichtlich.

Die Windows-Funktion „Als PDF drucken“ zum Speichern von E-Mails verwenden

  • Starten Sie die Outlook-App (neu oder klassisch): Viele Nutzer scheitern hier, weil sie denken, es gäbe nur die vorinstallierte Mail-App. Wenn Sie Outlook verwenden, finden Sie die App im Startmenü oder über die Suche. Falls die App nicht installiert ist oder Sie die ältere Version bevorzugen, müssen Sie sie möglicherweise separat installieren oder einer Anleitung zur Installation von Outlook Classic unter Windows 11 folgen.
  • Öffnen Sie die E-Mail, die Sie speichern möchten: Navigieren Sie zu dieser Nachricht und öffnen Sie sie vollständig. Bei manchen Systemen wird möglicherweise eine Vorschau angezeigt; doppelklicken Sie einfach darauf, um die E-Mail in einem neuen Fenster zu öffnen.
  • Starten Sie den Druckvorgang: Klicken Sie dazu auf das Symbol „ Weitere Aktionen“ (drei Punkte) und wählen Sie „Drucken“ aus oder drücken Sie Ctrl + Pdirekt die entsprechende Taste. Im Druckdialog wird eine Druckerliste angezeigt. Wählen Sie dort „Microsoft Print to PDF“ aus. Dies ist die in Windows integrierte Methode, um Dokumente in eine PDF-Datei anstatt auf Papier zu drucken.
  • Konfigurieren Sie Ihr Layout und den Druckvorgang: Wählen Sie die Ausrichtung und alle weiteren Layoutoptionen. Stellen Sie sicher, dass die gewünschten Seiten ausgewählt sind, insbesondere bei mehrseitigen E-Mails. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Drucken“.
  • PDF speichern: Ein Dialogfeld „Druckausgabe speichern unter“ öffnet sich. Wählen Sie hier den Zielordner – Desktop, Dokumente, ein beliebiger anderer Ort – und geben Sie ihm einen aussagekräftigen Namen. Klicken Sie auf „Speichern“, und voilà – Ihre E-Mail ist nun eine PDF-Datei. Ganz einfach, oder? Naja, fast. Manchmal funktioniert es, aber bei manchen Systemen muss die Anwendung neu gestartet oder der Computer neu gestartet werden, damit die Druckoption korrekt angezeigt wird. Windows kann da schon mal etwas eigenartig sein.

Zu beachten ist, dass diese Methode die PDF-Datei nicht mit einem Passwort schützt. Wenn Sie diese Sicherheitsstufe benötigen, sollten Sie die PDF-Datei mit einer Drittanbieter-Software wie 7-Zip verschlüsseln oder einen PDF-Editor wie Microsoft Word verwenden (der Dokumente auch mit einem Passwort schützen kann).

Speichern aus Outlook Classic unter Windows 11

  • Outlook Classic öffnen: Nutzen Sie die Suche oder das Startmenü. Nicht installiert? Dann suchen Sie am besten nach Anleitungen zur Installation von Outlook Classic unter Windows 11 – es gibt zahlreiche Tutorials im Internet.
  • Öffnen Sie die E-Mail, die Sie in ein PDF umwandeln möchten: Sie sollte sich nach dem Anklicken in einem eigenen Fenster öffnen.
  • Gehen Sie zum Menü „Datei“ und wählen Sie „Drucken“ : Sie sehen die gleichen Druckoptionen wie zuvor.
  • Wählen Sie Microsoft Print to PDF als Drucker aus und klicken Sie anschließend auf Drucken.
  • Wenn Sie bestimmte Seiten oder nur bestimmte Abschnitte speichern möchten: Klicken Sie auf den Link „Druckoptionen“ und wählen Sie dann Ihre Seiten aus. Wenn Sie auch druckbare Anhänge mitdrucken möchten, wählen Sie die Option „Angehängte Dateien drucken“.
  • Wählen Sie den Speicherort und klicken Sie auf Speichern: Die PDF-Datei wird an dem von Ihnen angegebenen Ort gespeichert und kann anschließend in Chrome, Edge oder einem anderen PDF-Viewer geöffnet werden.

Interessant: Genau wie das neue Outlook unterstützt auch diese Version keine Anhänge, es sei denn, sie sind druckbar, und sie ist nicht passwortgeschützt. Wenn Ihnen Sicherheit wichtig ist, müssen Sie die Dokumente also nachbearbeiten.

Ehrlich gesagt ist es erstaunlich, wie einfach es ist, sobald man den Trick mit dem Drucken als PDF herausgefunden hat. Man braucht keine komplizierten Add-ons oder Drittanbieter-Tools – die integrierten Windows-Funktionen erledigen den Großteil der Arbeit. Allerdings sollte man auf einige Eigenheiten gefasst sein – zum Beispiel muss man die Anwendung neu starten, wenn die Druckoption Probleme macht, oder mehrseitige E-Mails werden nicht perfekt gedruckt.