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So konvertieren Sie E-Mails in Windows 10 in PDF-Dateien

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Windows 10 Mail, Outlook 2016/2013, Windows Live Mail und Mozilla Thunderbird gehören zu den beliebtesten E-Mail-Clients für Windows 10. Viele Nutzer möchten wichtige E-Mails lokal sichern – sicher ist sicher. Zwar bieten einige Programme wie Outlook 2016 die Möglichkeit, E-Mails direkt über die Benutzeroberfläche als PDF zu speichern, die meisten jedoch nicht. Und die Suche nach einer schnellen Lösung kann ziemlich frustrierend sein.

Wenn Sie Windows 10 nutzen und eine E-Mail-App verwenden – egal ob Windows 10 Mail, Thunderbird oder das altbekannte Windows Live Mail –, steht Ihnen eine praktische integrierte Funktion zur Verfügung: Drucken als PDF. Windows verfügt über einen eigenen PDF-Drucker namens Microsoft Print to PDF. Dieser ist oft Gold wert, da Sie keine zusätzliche Software oder Plugins installieren müssen. Außerdem können Sie damit Dokumente oder Bilder direkt in PDFs konvertieren. Warum und wann genau das funktioniert, ist mir nicht ganz klar, aber es ist erstaunlich, wie zuverlässig es ist, sobald man sich daran gewöhnt hat.

Nachfolgend finden Sie einige praktische Schritte zum Speichern von E-Mails als PDFs unter Windows 10. Es ist ganz einfach, sobald man den Dreh raus hat, aber es gibt einen kleinen Trick in der Menünavigation, falls Sie es noch nie zuvor versucht haben.

E-Mails in Windows 10 als PDF speichern

Erste Schritte mit der Druck-zu-PDF-Methode

  • Öffnen Sie Ihr E-Mail-Programm und wählen Sie die E-Mail aus, die Sie sichern oder von der Sie eine Kopie speichern möchten. Bei manchen Systemen sind möglicherweise ein paar zusätzliche Klicks erforderlich, um die E-Mail vollständig zu öffnen. Wichtig ist nur, dass sie auf Ihrem Bildschirm angezeigt wird.
  • Drücken Sie in Ihrem E-Mail-Programm die Taste „DruckenCtrl + P “ (oder verwenden Sie die Menüoptionen: normalerweise „Datei“ > „Drucken “).Dadurch sollte sich der Druckdialog öffnen. Wenn Sie ein Desktop-Programm verwenden, erwartet Sie ein Fenster ähnlich dem klassischen Windows-Druckfenster – manchmal etwas ungewöhnlich, aber im Prinzip dasselbe.
  • Suchen Sie in der Druckerauswahl nach „Microsoft Print to PDF“. Falls diese Option nicht angezeigt wird, gehen Sie zu „Einstellungen“ > „Geräte“ > „Drucker & Scanner“ und stellen Sie sicher, dass sie aktiviert ist. Manchmal ist sie deaktiviert oder fehlt bei älteren Windows 10-Versionen. In diesem Fall müssen Sie die Funktion möglicherweise über die Windows-Funktionen aktivieren (suchen Sie nach „Windows-Funktionen aktivieren oder deaktivieren“ und anschließend nach „Microsoft Print to PDF“).
  • Klicken Sie auf „Drucken“. Ja, das klingt seltsam, weil Sie ja nicht tatsächlich auf Papier drucken, aber dadurch wird der Dialog „Speichern unter“ aufgerufen.
  • Es öffnet sich ein Fenster mit der Option „Druckausgabe speichern unter“. Geben Sie hier einen aussagekräftigen Namen ein, wählen Sie einen Ordner, den Sie sich merken können – zum Beispiel „Desktop“ oder „Dokumente“ – und klicken Sie auf „Speichern “.Fertig. Die E-Mail wird als PDF-Datei gespeichert und kann nun gesichert oder geteilt werden.

Hier ein kleiner Profi-Tipp: Wenn Sie mehrere E-Mails speichern möchten, geht es schneller, alle zu öffnen oder die Exportfunktion von Outlook bzw. Tools wie Winhance für die Stapelverarbeitung zu nutzen. Für schnelles, einmaliges Speichern ist das Speichern als PDF jedoch eine gute Alternative.

Und ja, so erhalten Sie eine PDF-Kopie ohne zusätzliche Apps. Es sei denn, der Druckdialog spinnt (was manchmal vorkommt, wenn Windows-Updates die Drucker beeinträchtigen).In diesem Fall kann ein Neustart oder das erneute Aktivieren der Druckerfunktion helfen. Es ist zwar nicht perfekt, aber eine schnelle Lösung, wenn nötig. Bei manchen Systemen kann es außerdem vorkommen, dass das Klicken auf „Drucken“ mit der Option „Microsoft Print to PDF“ zunächst nicht funktioniert – versuchen Sie es einfach erneut oder starten Sie die Anwendung neu. Das behebt das Problem normalerweise.

Zusammenfassung

  • Öffnen Sie Ihre E-Mail in einem beliebigen E-Mail-Programm.
  • Drücken Sie diese Taste Ctrl + P, um die Druckoptionen aufzurufen.
  • Wählen Sie Microsoft Print to PDF als Drucker aus.
  • Klicken Sie auf „Drucken“ und speichern Sie die PDF-Datei anschließend an einem sicheren Ort.

Zusammenfassung

Die Windows-Funktion ist erstaunlich praktisch, sobald man sie gefunden hat. Sie ist zwar nicht elegant, aber ideal für eine schnelle E-Mail-Sicherung. Falls es zunächst nicht zu funktionieren scheint, überprüfen Sie die Druckerfunktion – manchmal braucht Windows einen kleinen Anstoß. Hoffentlich spart das jemandem ein paar Stunden oder macht den Vorgang zumindest etwas einfacher.