So integrieren Sie Copilot nahtlos in Office 365

Wie integriere ich Copilot in Office 365? [Einfache Schritte]

Die Einrichtung von Copilot mit Office 365 ist nicht so einfach wie das Umlegen eines Schalters. Manchmal muss sichergestellt werden, dass die richtigen Lizenzen vorhanden sind, alles auf dem neuesten Stand ist und die Unternehmenskonfiguration keine versteckten Berechtigungen blockiert. Das kann anfangs etwas überwältigend wirken, insbesondere wenn man mit der Administration nicht so vertraut ist. Doch sobald Copilot eingerichtet ist, kann es die Arbeit mit Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams grundlegend verändern.

Dieser gesamte Prozess stellt sicher, dass Ihre Organisation KI-gestützte Unterstützung sicher und reibungslos nutzen kann. Sobald alles korrekt konfiguriert ist, werden die Copilot-Funktionen – Berichte, Zusammenfassungen, Entwürfe usw.– verfügbar sein. Es geht darum, wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen. Mit der richtigen Einrichtung haben Sie quasi einen hilfreichen Assistenten direkt in Ihren Lieblings-Apps. Zuvor müssen jedoch einige technische Hürden überwunden werden. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung soll Ihnen hoffentlich die wichtigsten Informationen verständlich machen.

Überprüfen Sie Ihre Berechtigung für ein Microsoft 365-Abonnement

Stellen Sie sicher, dass Ihr Tarif Copilot unterstützt.

Das ist sozusagen die erste Hürde: Copilot ist nicht für jeden mit einer Office-Lizenz verfügbar. Es ist hauptsächlich in Microsoft 365 Business Standard, Business Premium, Enterprise E3 und E5 enthalten. Zusätzlich benötigen Sie die Copilot-Add-on-Lizenz, die separat erworben werden muss. Kein Wunder, denn warum sollte man es sich einfach machen?

Überprüfen Sie das aktuelle Abonnement Ihrer Organisation im Microsoft 365 Admin Center. Gehen Sie zu „Abrechnung“ > „Produkte & Dienste“ und sehen Sie nach, was aktiv ist. Falls Copilot nicht im Plan enthalten ist, müssen Sie das Add-on hinzufügen. Bei manchen Systemen schlägt dies beim ersten Mal fehl, funktioniert dann aber nach einem Neustart oder kurzer Wartezeit. Warum das so ist, ist mir ein Rätsel, aber Microsoft muss die Dinge ja immer wieder unnötig kompliziert machen, nicht wahr?

Wann sollte man das tun?

Wenn Benutzer auf ungewöhnliche Fehler stoßen oder Copilot-Funktionen in Apps nicht angezeigt werden, liegt das wahrscheinlich daran, dass die Lizenz fehlt oder der Tarif nicht kompatibel ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle, die Copilot benötigen, über aktive Konten und die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Andernfalls ist der ganze Aufwand für die Einrichtung sinnlos, wenn niemand darauf zugreifen kann.

Erwerben Sie die Copilotenlizenz

So kaufen Sie

Sobald Ihr Plan bestätigt ist, erwerben Sie die Copilot-Lizenz. Dies ist direkt über den Microsoft 365 Admin Center Marketplace oder über einen Microsoft-Partner möglich. Wählen Sie beim Bezahlvorgang die benötigte Anzahl an Lizenzen aus. Es empfiehlt sich, zunächst mit wenigen fortgeschrittenen Benutzern zu testen und die Lizenzanzahl erst dann zu erhöhen, wenn Sie die Funktionalität in Ihrer Umgebung getestet haben.

Bestätigungshinweis: Nach dem Kauf erscheinen die Lizenzen im Lizenzbereich Ihres Admin-Panels. Das bedeutet, Sie haben die Hälfte geschafft. Sie müssen sie aber noch den Benutzern zuweisen.

Copilot-Lizenzen Benutzern zuweisen

Zuweisung von Lizenzen zu Benutzerkonten

Kehren Sie zum Microsoft 365 Admin Center zurück und gehen Sie zu „Benutzer“. Wählen Sie die Konten aus, die Copilot verwenden werden – wahrscheinlich Ihre Analysten, Manager oder VIPs – und sehen Sie sich deren Profile an. Dort finden Sie den Abschnitt „Lizenzen und Apps“. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für Microsoft 365 Copilot und speichern Sie die Einstellungen.

Es kann einige Minuten dauern, bis das System die Änderung erkennt. Anschließend werden die Copilot-Optionen normalerweise in den unterstützten Office-Anwendungen angezeigt. Manchmal geschieht dies sofort, manchmal dauert es etwas länger, insbesondere bei langsameren Netzwerkverbindungen. Wichtig: Die Lizenzierung ist hier entscheidend – ohne Lizenz kann die KI nicht genutzt werden.

Stellen Sie sicher, dass die Office-Apps auf dem neuesten Stand sind.

Weil alte Office-Versionen nicht mehr ausreichen.

Copilot nutzt neuere Funktionen aus den aktuellen Office-Updates. Falls leere Bereiche angezeigt werden oder Copilot fehlt, überprüfen Sie Ihre App-Version.Öffnen Sie Word oder Excel, gehen Sie zu „Konto“ und klicken Sie unter „Updateoptionen“ auf „Jetzt aktualisieren“. Es ist erstaunlich, wie oft vergessen wird, Programme zu aktualisieren, aber das ist häufig die Ursache dafür, dass Funktionen nicht angezeigt werden.

Organisationen, die Microsoft Endpoint Manager oder Intune verwenden, können Updates automatisch verteilen. So wird sichergestellt, dass alle Benutzer die neueste Version nutzen, und Sie müssen nicht mehr einzelne Rechner manuell überprüfen.

Aktivieren des Microsoft Graph-Datenzugriffs

Verbinden wir es mit den Unternehmensdaten.

Die Stärke von Copilot liegt darin, Ihre E-Mails, Dateien, Kalender und Chats zu verstehen – was mithilfe von Microsoft Graph geschieht. Normalerweise ist diese Funktion standardmäßig aktiviert, aber es lohnt sich, dies zu überprüfen.

Gehen Sie zum Azure AD-Portal und überprüfen Sie die Berechtigungen der Microsoft Graph-API. Stellen Sie sicher, dass Berechtigungen wie Mail. Read, Files. Read. All und weitere für Ihren Anwendungsfall notwendige Berechtigungen gemäß Ihren Sicherheitsrichtlinien erteilt sind. Wenn Organisationen dies nicht korrekt eingerichtet haben, fehlen Copilot die benötigten Kontextinformationen, und Sie werden mit leeren Antworten oder fehlenden Vorschlägen unzufrieden sein.

Sicherheit und Compliance konfigurieren

Geh auf Nummer sicher, aber blockiere die KI nicht komplett.

Copilot integriert sich nahtlos in Ihre bestehende Sicherheits- und Compliance-Konfiguration, was vorteilhaft ist, da Berechtigungen und Zugriffskontrollen berücksichtigt werden. Dennoch sollten Sie Ihre DLP- Regeln (Data Loss Prevention) und Datenschutzrichtlinien überprüfen. Schließlich möchten Sie nicht, dass sensible Daten aufgrund einer Fehlkonfiguration in falsche Hände geraten.

Die meisten Organisationen sollten zudem interne Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen durchführen, um sicherzustellen, dass alle den verantwortungsvollen Umgang mit KI verstehen, insbesondere im Umgang mit sensiblen oder vertraulichen Daten. Denn KI ist zwar leistungsstark, birgt aber bei Missbrauch auch potenzielle Risiken.

Aktivieren Sie Copilot in Microsoft Apps.

Zeit, die Magie der KI in Aktion zu erleben.

Sobald alle Lizenzen zugewiesen, die Apps aktualisiert und die Berechtigungen festgelegt sind, sollte Copilot in Ihren unterstützten Anwendungen angezeigt werden – achten Sie auf das Copilot-Symbol oder ein separates Bedienfeld.Öffnen Sie Word, Excel, PowerPoint, Outlook oder Teams, und Sie sollten Optionen oder Eingabeaufforderungen sehen, um mit der Erstellung von Inhalten, Zusammenfassungen oder Analysen zu beginnen.

In Word kann es beim Entwerfen oder Überarbeiten von Inhalten helfen; in Excel bei der Datenanalyse und Visualisierung; in PowerPoint beim Generieren von Folien anhand einfacher Eingabeaufforderungen. Hat man es einmal gesehen, fällt es schwer, wieder manuell zu arbeiten. Denken Sie daran: Geduld ist gefragt, besonders beim ersten Start nach der Einrichtung.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Copilot in Office 365?

Copilot ist ein KI-Assistent, der in Microsoft 365-Apps wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams integriert ist. Er hilft bei der Inhaltserstellung, Datenanalyse, Dokumentzusammenfassung, Aufgabenautomatisierung und erleichtert allgemein den Arbeitsalltag durch das Verstehen von natürlichsprachlichen Eingaben.

Benötige ich eine separate Lizenz für Copilot?

Ja. Es ist nicht in den Standard-Office-Abonnements enthalten, daher benötigen Sie eine zusätzliche Copilot-Lizenz. Die gute Nachricht: Es lohnt sich, wenn die KI Ihnen stundenlange Arbeit ersparen kann.

Welche Apps unterstützen Copilot?

In erster Linie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams – die wichtigsten Produktivitätsanwendungen. Einige Funktionen werden im Laufe der Zeit auch für andere Anwendungen und Plattformen verfügbar sein, also bleiben Sie gespannt.

Ist Copilot sicher für die Arbeit?

Absolut. Es arbeitet innerhalb des Microsoft 365-Sicherheitsframeworks und respektiert Benutzerberechtigungen und Datenschutzeinstellungen. Ihre internen Geheimnisse werden nicht preisgegeben, solange Ihre Richtlinien streng sind.

Wie lange dauert es, bis Copilot nach der Lizenzierung erscheint?

In der Regel dauert es einige Minuten bis zu ein paar Stunden. Es hängt davon ab, wie schnell die Lizenzen verarbeitet werden und ob die Anwendungen ordnungsgemäß aktualisiert wurden. Geduld ist hier wichtig – wenn es nicht sofort angezeigt wird, warten Sie einfach einen Moment und starten Sie die Anwendungen neu.