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So geben Sie Google Drive-Dateien mit einem Link frei

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Dank Google Drive können Sie praktisch jede Art von Datei speichern und in Ordnern organisieren. Wenn es Ihnen wie mir geht, kann es etwas mühsam sein, diese Dateien schnell zu finden oder freizugeben, insbesondere wenn Ihr Drive überfüllt ist oder Sie Dateien ohne großen Aufwand teilen möchten. Daher ist es praktisch, zu wissen, wie man Freigabelinks erstellt – das erleichtert das Teilen erheblich, egal ob mit Kollegen, Freunden oder einfach für sich selbst auf allen Geräten. Wenn Sie außerdem wissen, wie Berechtigungen funktionieren, stellen Sie sicher, dass Sie niemandem versehentlich mehr Zugriff gewähren, als er benötigt. Hier finden Sie eine einfache Übersicht darüber, wie Sie einen Freigabelink erstellen und steuern, wer was sieht.

So erstellen Sie einen Freigabelink auf Google Drive

Suchen Sie die Datei und rufen Sie ihren Link ab

Suchen Sie zunächst die Datei, die Sie teilen möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf (oder tippen Sie auf dem Handy darauf) und wählen Sie „Link abrufen“. Auf Ihrem Desktop erscheint diese Option direkt im Menü. Auf dem Handy müssen Sie möglicherweise zuerst auf „Teilen“ tippen und dann „Link kopieren“ auswählen. Wenn Sie dies auswählen, wird ein Fenster mit dem Link und den aktuellen Berechtigungseinstellungen angezeigt. Bei langsamen Verbindungen oder wenn Google Probleme hat, kann die Link-Generierung manchmal eine Sekunde dauern. Etwas Geduld ist daher erforderlich.

Festlegen der Zugriffsberechtigungen für den Link

Hier wird es interessant. Die Standardeinstellung ist normalerweise „Eingeschränkt “, was bedeutet, dass nur bestimmte Personen, die Sie hinzufügen, den Link sehen können. Wenn Sie das möchten, fügen Sie einfach oben die E-Mail-Adressen der Personen hinzu, geben Sie ein paar Buchstaben ein und wählen Sie die Personen aus den Vorschlägen aus. Wenn der Link jedoch für jeden zugänglich sein soll, der ihn besitzt, ändern Sie die Einstellung auf „ Jeder mit dem Link“. Das bedeutet, dass ihn jeder online sehen kann – ganz ohne E-Mail-Adresse. Das ist zwar super praktisch, aber auch ziemlich riskant, wenn man nicht aufpasst.

Sobald Sie diesen Schalter umlegen, wird ein Dropdown-Menü angezeigt, das standardmäßig auf „Betrachter“ eingestellt ist. Dies ist die häufigste Einstellung, da Benutzer die Datei nur sehen können. Wenn Sie jedoch möchten, dass sie Kommentare abgeben oder sogar bearbeiten, ändern Sie die Berechtigung entsprechend. Ehrlich gesagt: Wenn Sie die Datei nur zum Anzeigen freigeben, ist es in Ordnung, die Berechtigung „Betrachter“ zu belassen. Für die Zusammenarbeit schalten Sie die Berechtigung auf „Bearbeiter“ oder „Kommentator“ um – seien Sie jedoch vorsichtig mit der Vergabe von Bearbeitungsrechten, es sei denn, Sie vertrauen der Person.

Es gibt auch ein Zahnradsymbol namens „Link-Einstellungen“ – klicken Sie darauf. Hier können Sie den Link in den Suchergebnissen anzeigen lassen (nicht empfohlen, es sei denn, es handelt sich um eine öffentliche Ressource) oder ein Sicherheitsupdate einrichten, z. B.das Deaktivieren von Downloads oder Drucken. Denn natürlich muss Google es manchmal etwas komplizierter machen, als es sein sollte.

Fügen Sie bei Bedarf Personen direkt hinzu

Wenn Sie bestimmte Personen hinzufügen und nicht nur per Link teilen möchten, geben Sie deren E-Mail-Adresse oben ein. Google Drive schlägt Ihnen während der Eingabe Kontakte vor. Bei manchen Konfigurationen kann dies etwas kompliziert oder langsam sein, insbesondere bei langsamerem Internet oder einer überfüllten Kontaktliste. Andererseits ist es oft schneller, als sich mit Berechtigungen herumzuschlagen, wenn Sie nur mit wenigen Personen teilen. Bedenken Sie jedoch, dass beim Teilen per E-Mail unabhängig von den Linkeinstellungen Zugriff gewährt wird. Wählen Sie daher sorgfältig aus.

Kopieren und teilen Sie den Link

Sobald Ihre Berechtigungen korrekt sind, klicken Sie auf „Link kopieren“. Sie können den Link nun einfach in Ihre E-Mail, Ihren Chat oder wo auch immer einfügen. Beachten Sie: Wenn Sie einen öffentlich zugänglichen Link freigegeben haben, kann ihn jeder, der ihn besitzt, je nach Ihren Einstellungen sehen oder kommentieren. Sie müssen ihn nicht jedes Mal öffentlich machen, aber überprüfen Sie die Berechtigungen, wenn vertrauliche Informationen betroffen sind. Ehrlich gesagt: Auch wenn es einfach klingt, reagieren die Link-Einstellungen manchmal etwas wackelig und aktualisieren sich nicht sofort. Laden Sie also schnell neu, wenn etwas nicht stimmt.

Letzter Hinweis zum plattformübergreifenden Teilen

Profi-Tipp: Wenn Sie Dokumente mit einem Team oder einer Gruppe teilen, die Google Workspace nutzt, können Sie durch das Festlegen von Berechtigungen über die Schaltfläche „Teilen“ im Dokument auch detailliertere Kontrolle erlangen, z. B.durch das Festlegen von Ablaufdaten oder spezifischen Zugriffsrechten. Manchmal funktioniert das Kopieren des Links nicht sofort oder die Berechtigungsänderung wird nicht sofort übernommen. In diesen Fällen hilft es manchmal, die Berechtigungen ein- und auszuschalten oder den Link nach einer Aktualisierung erneut zu kopieren. Seltsam, aber es kommt vor.

Abschluss

Wenn Sie den Link versenden möchten, klicken Sie einfach auf „Kopieren und teilen“.Links zu erstellen ist eine schnelle Möglichkeit, Zugriff zu gewähren, ohne sich mit Anhängen oder mehreren Versionen herumschlagen zu müssen. Wie gefällt Ihnen das Teilen von Links im Vergleich zum Anhängen von Dateien? Hinterlassen Sie einen Kommentar oder teilen Sie Ihre Informationen in den sozialen Medien. So oder so ist das Erstellen dieser Links jetzt zumindest weniger aufwendig.

Zusammenfassung

  • Suchen Sie Ihre Datei, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Link abrufen“ aus.
  • Legen Sie die Berechtigungen auf „Eingeschränkt“ oder „Jeder mit dem Link“ fest.
  • Wählen Sie die Zugriffsebene: Betrachter, Kommentator oder Editor.
  • Klicken Sie auf „Link kopieren“ und geben Sie ihn frei.

Zusammenfassung

Das Teilen von Google Drive-Dateien per Link ist recht einfach, sobald Sie die Berechtigungen verstanden haben. Manchmal verhalten sich die Einstellungen unerwartet, insbesondere wenn die Berechtigungen nicht sofort aktualisiert werden. Das Ausprobieren der Umschaltoptionen behebt das Problem jedoch meist. Denken Sie daran, mit wem Sie teilen, und überprüfen Sie die Berechtigungen vor dem Versenden des Links. Hoffentlich beschleunigt dies die Arbeit für jemanden da draußen. Wir drücken die Daumen, dass es hilft!