So geben Sie eine Kontaktliste in Outlook frei

Wenn Sie schon einmal versucht haben, eine lokale Kontaktliste – beispielsweise eine in Outlook erstellte Verteilerliste – freizugeben und sich dabei den Kopf zerbrochen haben, wie Sie diese versenden können, ohne sie in einen unübersichtlichen Text zu verwandeln, sollte Ihnen dieser Artikel weiterhelfen. Das Hauptziel besteht darin, die Kontaktgruppe aus Ihrem Outlook in den Posteingang einer anderen Person zu übertragen, sodass diese sie einfach importieren oder speichern kann, insbesondere wenn diese selbst Outlook nicht verwendet. Im Grunde soll es übersichtlich, schnell und funktional sein. Diese Schritte beschreiben, wie Sie dies mit der Windows-Desktop-App tun, die für viele immer noch die gängigste ist.

Manchmal ist dieser Vorgang nicht so einfach, wie auf „Weiterleiten“ zu klicken und auf das Beste zu hoffen, insbesondere weil Outlook Kontaktlisten auf seine eigene Weise verarbeitet. Der Schlüssel liegt in der Verwendung der Funktion „Gruppe weiterleiten“, die alles übersichtlich verpackt, oft als Outlook-Kontakt, den der Empfänger direkt importieren oder in seine Kontakte ziehen kann. Dies funktioniert für die meisten internen Freigaben ausreichend gut, aber wenn Sie maximale Kompatibilität benötigen (z. B.mit Gmail oder anderen E-Mail-Clients), müssen Sie möglicherweise noch einen Schritt weiter gehen und vCards oder andere Formate verwenden. Bei manchen Setups fühlt sich dies etwas klobig an, aber sobald es klickt, ist es ziemlich zuverlässig.

So senden Sie eine Kontaktliste oder Verteilergruppe in Outlook

Öffnen Sie das Adressbuch an der richtigen Stelle

Klicken Sie auf die Registerkarte „Startseite“.Öffnen Sie dann das Adressbuch. Oder drücken Sie einfach CTRL + SHIFT + B– diese Tastenkombination ist eine echte Lebensretterin, wenn Sie Menüs überspringen möchten. Sie öffnet schnell das gesamte Adressbuchfenster.

Ja, dieser Teil ist unkompliziert. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie am richtigen Ort sind, denn die Benutzeroberfläche von Outlook kann Sie manchmal überraschen.

Suchen und öffnen Sie die Kontaktgruppe, die Sie freigeben möchten

Suchen Sie die gewünschte Verteilerliste oder Kontaktgruppe und doppelklicken Sie darauf, um sie zu öffnen. Wenn sie nicht in Ihrem Adressbuch angezeigt wird, überprüfen Sie Ihren Standardkontaktordner.

Hier wird es etwas inkonsistent – manchmal sind Gruppen nicht direkt sichtbar. In diesen Fällen müssen Sie die Liste möglicherweise zuerst exportieren. Für die einfache Freigabe in Outlook sollte es jedoch ausreichen, sie auf diese Weise zu öffnen.

Verwenden Sie die Funktion „Gruppe weiterleiten“

Gehen Sie im Gruppenfenster zur Registerkarte „Kontaktgruppe“ (manchmal auch nur zum Hauptmenüband) und suchen Sie nach „Gruppe weiterleiten“. Klicken Sie darauf. Die Optionen werden in einem kleinen Menü angezeigt.
Wählen Sie Als Outlook-Kontakt. Dadurch wird die gesamte Gruppe in eine Outlook-Kontaktdatei eingeschlossen.
Wenn der Empfänger Outlook nicht verwendet (z. B.Gmail oder Apple Mail), sollten Sie die Option „ Im Internetformat (vCard)“ auswählen. Dadurch wird die Gruppe als vCard exportiert, die sich leichter an anderer Stelle importieren lässt.

Warum ist das wichtig? Die Weiterleitung als Outlook-Kontakt macht es dem anderen Benutzer ganz einfach, die Gruppe per Drag & Drop in seine Kontakte zu ziehen. Die vCard-Option sorgt für mehr Kompatibilität, erfordert aber ein paar zusätzliche Schritte, wenn die Gruppe manuell importiert werden soll (z. B.per Drag & Drop in die Kontakte-App oder mithilfe der Importoptionen).Bei manchen Konfigurationen kann die Schaltfläche „Gruppe weiterleiten“ fehlerhaft oder ausgegraut sein, wenn die Gruppe nicht korrekt gespeichert wurde. Stellen Sie daher vorher sicher, dass Ihre Liste korrekt gespeichert ist.

Fertigstellen und verteilen

Sobald Sie Ihr Format ausgewählt haben, wird ein E-Mail-Entwurf mit den Kontaktinformationen angezeigt, die je nach Auswahl angehängt oder eingebettet sind. Schreiben Sie Ihre Nachricht, fügen Sie Empfänger hinzu und senden Sie sie ab.

Manchmal sieht die E-Mail etwas generisch aus, ist aber funktional. Der Empfänger erhält dann entweder einen Outlook-Kontakt oder eine von Ihnen gesendete vCard. Er kann diese Datei in seine Kontaktliste unten in Outlook ziehen oder manuell importieren.

Wenn sie die Gruppe schnell zu Outlook hinzufügen möchten, können sie den angehängten Kontakt einfach in den Bereich „ Personen“ ziehen oder zu „Datei“ > „Importieren“ > „vCard importieren“ gehen.

Zusätzlicher Tipp: So speichern Sie dies zur Wiederverwendung

Wenn Sie diese Kontaktliste häufig freigeben müssen, können Sie sie als PST-Datei exportieren oder die vCard an einem sicheren Ort speichern. Auf diese Weise müssen Sie den gesamten Vorgang nicht jedes Mal wiederholen.
Zum Exportieren gehen Sie zu Datei > Öffnen und Exportieren > Importieren/Exportieren, wählen Sie dann In eine Datei exportieren und wählen Sie Outlook-Datendatei (.pst). Dies ist zum Teilen nicht unbedingt erforderlich, eignet sich aber gut zum Sichern.

Insgesamt ist es nicht der intuitivste Prozess, insbesondere wenn Outlook Probleme macht oder die Gruppe nicht richtig gespeichert wird. Es ist aber wahrscheinlich die beste Möglichkeit, Kontaktgruppen intakt zu halten und sie einfach an anderer Stelle zu importieren. Ein wenig Geduld und das Wissen, wo man klicken muss, machen einen großen Unterschied.

Zusammenfassung

Öffnen Sie die Registerkarte „Start “ > „Adressbuch“.
Suchen und öffnen Sie die Kontaktgruppe, die Sie freigeben möchten.
Klicken Sie auf „Gruppe weiterleiten“ > wählen Sie „Als Outlook-Kontakt“ oder „Internetformat (vCard)“ aus.
Senden Sie die E-Mail und der Empfänger kann die Kontaktliste ziehen oder importieren.

Zusammenfassung

Manchmal ist Outlook etwas eigenartig, und das Weiterleiten von Kontaktgruppen ist nicht so einfach, wie es sein könnte. Mit diesen Schritten funktioniert es aber in den meisten Fällen. Wenn es nichts Besonderes ist, ist dies eine zuverlässige Möglichkeit, Gruppen innerhalb derselben Umgebung oder mit Leuten zu teilen, die mit vCards umgehen können. Nicht perfekt, aber es funktioniert. Hoffentlich erspart dies jemandem den Ärger mit der manuellen Eingabe oder dem umständlichen Kopieren.