So erstellen Sie eine E-Mail-Signatur in Outlook 365

Das Hinzufügen einer E-Mail-Signatur in Microsoft Outlook ist recht einfach, doch manchmal bleibt sie nicht erhalten oder wird überschrieben, insbesondere in Unternehmensumgebungen. Wenn Ihre Signatur ständig verschwindet oder sich unerwartet ändert, sollten Sie prüfen, ob Ihre IT-Abteilung eine Standard-Signaturrichtlinie für Sie eingerichtet hat. Oftmals geschieht dies, um die Konsistenz im gesamten Team zu gewährleisten. Es kann jedoch frustrierend sein, wenn Sie eine persönliche Note wünschen. Ansonsten geht es darum, die Einstellungen für Ihre spezifische Plattform – Windows, Mac, Mobilgeräte oder das Web – zu optimieren.

So fügen Sie Ihre E-Mail-Signatur in Outlook auf verschiedenen Plattformen hinzu oder korrigieren sie

Vom Windows Outlook-Client

Dies ist die klassische Methode. Sie kennen sie wahrscheinlich schon, aber es lohnt sich, sie noch einmal zu überprüfen, wenn Ihre Signatur nicht angezeigt wird oder einfach falsch ist. Navigieren Sie zu Datei > Optionen > E-Mail > Signaturen. Hier können Sie eine neue Signatur erstellen oder eine vorhandene bearbeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie das richtige E-Mail-Konto angeben und die Signatur neuen E-Mails sowie Antworten/Weiterleitungen zuweisen, um Konsistenz zu gewährleisten. Manchmal scheint die Signatur gespeichert zu sein, aber beim Neustart oder bei der nächsten E-Mail fehlt sie. Unter Windows ist es auch ratsam, zu überprüfen, ob jedem E-Mail-Konto die richtige Signatur zugewiesen ist, insbesondere wenn mehrere Konten beteiligt sind.

Aus Outlook 365 (Web)

Diese Version kann etwas eigenartig sein. Wenn Sie online bei Outlook angemeldet sind, klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol ⚙️ und wählen Sie dann Alle Outlook-Einstellungen anzeigen. Gehen Sie zu E-Mail > Verfassen und Antworten. Dort finden Sie ein Feld, in das Sie Ihre Signatur eingeben können. Denken Sie daran, auf Speichern zu klicken, da dies häufig vergessen wird und dazu führt, dass die alte Signatur wieder angezeigt wird. Die Weboberfläche kann die Anwendung von Änderungen manchmal verzögern oder sie nicht ordnungsgemäß speichern, wenn Sie Browser oder Sitzungen wechseln, ohne zu speichern.

Von Outlook Web Access (OWA)

Wenn Sie Office 365 über OWA nutzen, ist der Vorgang ähnlich. Melden Sie sich an, klicken Sie auf das Zahnradsymbol, wählen Sie Optionen und dann Mail > Layout > E-Mail-Signatur. Aktivieren Sie das Signaturfeld, geben Sie Ihre Daten ein und aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen, um die Signatur automatisch in jede E-Mail einzufügen. Speichern nicht vergessen. Bei manchen Konfigurationen gilt dies möglicherweise nicht für Antworten oder Weiterleitungen, es sei denn, Sie aktivieren diese Option ausdrücklich. Achten Sie also darauf.

Von Outlook für Mac

Dies ist etwas anders.Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zu Outlook > Einstellungen > Signaturen. Sie können mit dem + -Button eine neue Signatur erstellen oder vorhandene bearbeiten. Achten Sie darauf, Ihre Signatur im Bereich Standardsignaturen den entsprechenden E-Mail-Konten zuzuordnen. Macs können Ihre Einstellungen manchmal vergessen, wenn Sie nicht richtig speichern oder Outlook nicht standardmäßig die richtige Signatur verwendet. Auf manchen Rechnern werden die Änderungen nicht sofort wirksam – Sie müssen Outlook möglicherweise neu starten, damit sie wirksam werden.

Von der mobilen App für Android und iPhone

Das ist kinderleicht, kann aber leicht schiefgehen, wenn Sie nicht richtig speichern.Öffnen Sie die Outlook-App, tippen Sie auf das Hamburger-Menü (Symbol oben links) und dann unten auf das Zahnradsymbol ⚙️, um zu den Einstellungen zu gelangen. Wählen Sie Ihr E-Mail-Konto aus und tippen Sie anschließend auf Signatur. Hier können Sie eingeben, was Sie möchten – die Signatur wird nicht gespeichert, wenn Sie vergessen, auf Fertig oder Speichern zu tippen. Bedenken Sie auch, dass einige Unternehmenskonten Ihre mobile Signatur möglicherweise durch ihre eigene überschreiben. Wenden Sie sich daher an Ihr IT-Team, wenn Änderungen nicht wie erwartet wirksam werden.

Zusätzliche Tipps zum Beheben von Signaturproblemen

Manchmal liegt es nicht an der Einrichtung, sondern an der Umgebung. Outlook kann sich merkwürdig verhalten, wenn ein beschädigtes Profil oder ein Cache-Fehler vorliegt. Wenn Signaturen immer wieder zurückgesetzt werden, versuchen Sie, den Cache zu leeren oder ein neues Profil zu erstellen. Unter Windows können Sie beispielsweise die darin enthaltenen Signaturdateien löschen %APPDATA%\Microsoft\Signaturesund neu starten.Überprüfen Sie außerdem, ob Ihre Office-Installation auf dem neuesten Stand ist, da nicht übereinstimmende Versionen Synchronisierungsprobleme verursachen können. Wenn Sie einen Synchronisierungsdienst wie Grammarly oder E-Mail-Signatur-Plugins verwenden, deaktivieren Sie diese vorübergehend, um zu prüfen, ob sie stören.

Zusammenfassung

Prüfen Sie, ob Ihre Organisation Signaturrichtlinien durchsetzt, und wenden Sie sich in diesem Fall an die IT-Abteilung.
Überprüfen Sie Ihre Signatureinstellungen auf jeder Plattform und klicken Sie nach der Bearbeitung unbedingt auf „Speichern“.
Stellen Sie sicher, dass jedem E-Mail-Konto die richtige Signatur zugewiesen wird, wenn mehrere verwendet werden.
Starten Sie Outlook oder Ihr Gerät neu, wenn die Einstellungen nicht zu übernehmen scheinen.
Wenn die Probleme weiterhin bestehen, sollten Sie den Cache leeren oder ein neues Profil erstellen.

Zusammenfassung

Die E-Mail-Signatur zum Laufen zu bringen, kann sich manchmal wie eine Geisterjagd anfühlen, besonders in Unternehmensumgebungen. Wenn Sie die oben genannten Schritte befolgen, müssen Sie die Einstellungen meist nur bestätigen und sicherstellen, dass sie nicht überschrieben werden. Allerdings ist es etwas seltsam, dass Outlook sich manchmal weigert, Änderungen ohne Neustart oder Cache-Leerung zu speichern oder anzuwenden – Windows muss alles komplizierter machen, als es sein sollte. Hoffentlich spart das dem einen oder anderen ein paar Stunden – die Arbeit mit E-Mail-Signaturen sollte nicht so nervig sein.