So drucken Sie Etiketten nahtlos aus Excel mit MS Word Mail Merge

Die Etiketten richtig auszurichten, kann manchmal etwas mühsam sein. Vielleicht scheitern die ersten Versuche, weil die Ränder nicht ganz stimmen oder Word die Papierspezifikationen Ihrer Etiketten nicht erkennt. Schon komisch, aber wenn Sie so viel Erfahrung mit dem Drucken von Adressen oder Einladungen haben, wissen Sie wahrscheinlich schon, wie frustrierend es ist, wenn Etiketten schief oder falsch ausgerichtet sind. Meist liegt das Problem darin, die richtige Etikettenvorlage auszuwählen oder zu erstellen, insbesondere wenn Sie generische oder nicht markenspezifische Etikettenbögen verwenden. Das führt oft zu Papierverschwendung oder viel Herumprobieren.

So beheben Sie Probleme mit der Beschriftungsausrichtung in Word

Stellen Sie sicher, dass Ihre Etiketteneinstellungen zu Ihrem Etikettenpapier passen

Überprüfen Sie zunächst, welche Art von Etikettenbögen Sie gekauft haben. Die meisten Aufkleberpapiere werden mit einem Produktcode oder Herstellerinformationen geliefert.Überprüfen Sie die Verpackung oder die Etikettenschachtel – achten Sie auf Angaben wie „Avery L7160“ oder Ähnliches.
Gehen Sie in Word zu Sendungen > Etiketten > Optionen.
Überprüfen Sie im Dialogfeld „Etikettenoptionen“, ob Ihr Etikettenhersteller und Ihre Produktnummer aufgeführt sind. Falls nicht, können Sie ein benutzerdefiniertes Etikett erstellen.

Wenn Ihr Label nicht aufgeführt ist, erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Labelprofil

Klicken Sie im selben Dialogfeld auf „Neue Bezeichnung“.
Geben Sie ihm einen erkennbaren Namen (z. B.„Benutzerdefinierter Anbieter 1“).
Passen Sie Parameter wie Ober- und Seitenränder, Etikettenhöhe, Breite, Anzahl der Etiketten pro Blatt und Abstand an. Diese Maße finden Sie normalerweise auf der Verpackung oder dem Datenblatt Ihrer Etiketten.
Klicken Sie zum Speichern auf OK.

Überprüfen Sie vor dem Drucken Ihre Druckvorschau und Ränder

Führen Sie immer zuerst eine Druckvorschau durch. So sehen Sie, wie die Etiketten auf dem Papier ausgerichtet sind. Klicken Sie in Word auf Ctrl + Pund sehen Sie sich die Vorschau an.
Wenn die Etiketten schief oder außermittig aussehen, gehen Sie zurück zu Ihrer Etiketteneinrichtung und passen Sie die Ränder oder Etikettenabmessungen manuell an.

Kontaktdaten neu laden und Probedruck durchführen

Verwenden Sie ein Testblatt mit nur wenigen Etiketten, um zu prüfen, ob alles ausgerichtet ist. Es ist besser, ein Blatt Normalpapier zu verschwenden, als Ihren guten Etikettenvorrat.
Passen Sie die Einstellungen an und testen Sie sie bei Bedarf erneut. Manchmal macht eine kleine Änderung den Unterschied.

Ich bin mir nicht sicher, warum es funktioniert, aber bei manchen Setups oder bestimmten Etikettenbögen behebt eine erneute Überprüfung des Etikettenprofils und ein kurzer Testdruck das Problem oft. Denn natürlich machen Windows und Office es einem unnötig schwer. Man kann einfach so lange an den Rändern oder Etikettenoptionen herumbasteln, bis es in der Druckvorschau richtig aussieht.

Abschließende Tipps für präzisen Etikettendruck

Richten Sie Ihre Etiketten immer richtig im Druckerfach aus. Einige Drucker verfügen über einen „Druckausrichtungstest“, den Sie vor dem Drucken Ihrer eigentlichen Etiketten durchführen können.
Wenn Ihren Etiketten eine druckbare Vorlage oder ein Datenblatt beiliegt, verwenden Sie dieses, um die Maße vor einem vollständigen Durchlauf noch einmal zu überprüfen.
Für noch mehr Präzision empfehlen manche Leute, einen „Drucktest“ auf Normalpapier durchzuführen und es dann an Ihr Etikettenblatt zu halten, um zu sehen, ob optisch alles ausgerichtet ist.

Und ja, manchmal ist die einfachste Lösung, einfach ein benutzerdefiniertes Etikettenprofil mit den genauen Maßen Ihres Blattes zu erstellen. Das ist zwar zunächst etwas aufwändiger, erspart aber später jede Menge Ärger. Bei einem Setup hat es funktioniert, bei einem anderen … nicht so sehr, bis die Ränder eingestellt waren.