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So deaktivieren Sie die E-Mail-Weiterleitung in Outlook

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Das Deaktivieren der Weiterleitungsfunktion für E-Mail-Empfänger in Microsoft Outlook ist zwar nicht ganz narrensicher, kann aber in manchen Fällen nützlich sein. Etwas seltsam, aber diese Funktion funktioniert hauptsächlich in Unternehmensumgebungen mit Microsoft Exchange Server. Wenn Sie E-Mails über Gmail, Yahoo oder andere kostenlose Dienste versenden, können diese Ihre Nachricht weiterhin einfach weiterleiten oder kopieren. Dennoch ist es eine ziemliche Abschreckung, insbesondere wenn Sie das Weiterleiten nicht zu trivial gestalten möchten.

Hier erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Outlook einrichten. Wenn Sie nur vertrauliche E-Mails innerhalb Ihres Unternehmens versenden, ist dies möglicherweise hilfreich. Bedenken Sie jedoch, dass die Einrichtung wenig Sinn macht, wenn der E-Mail-Client des Empfängers IRM (Information Rights Management) nicht unterstützt. Außerdem werden diese Berechtigungen manchmal nicht angezeigt, wenn Sie eine normale Office-Installation ohne die entsprechenden Lizenzen oder Add-Ins verwenden. Hoffentlich funktioniert dies bei Ihrem Setup.

So deaktivieren Sie die Weiterleitung in Outlook

Prüfen Sie, ob Berechtigungen verfügbar sind und wenden Sie IRM an

  • Beginnen Sie mit dem Verfassen einer neuen E-Mail, indem Sie auf die Schaltfläche „Neue E-Mail“ klicken.
  • Navigieren Sie zur Registerkarte „Optionen“ im Menüband oben.
  • Klicken Sie auf „Berechtigungen “.Wenn Sie diese Option nicht sehen, fehlt sie möglicherweise aufgrund Ihrer Office-Version oder Administratoreinschränkungen. Suchen Sie in der Dropdown-Liste nach Optionen wie „Nicht weiterleiten“.
  • Wenn die Schaltfläche „Berechtigungen“ ausgegraut ist oder fehlt, müssen Sie möglicherweise zuerst eine Verbindung zu den Rights Management-Servern herstellen. Gehen Sie dazu zu Datei > Optionen > Trust Center > Trust Center-Einstellungen > Rechteverwaltung (oder suchen Sie nach den IRM-Einstellungen).Manchmal müssen Sie die Funktion über Ihre Office-Lizenz oder die Hilfe eines Administrators aktivieren.
  • Bei manchen Setups hilft ein Klick auf „Mit Rights Management-Servern verbinden und Vorlagen abrufen“ dabei, die Berechtigungsfunktion zu aktivieren. Falls verfügbar, klicken Sie darauf. Nach der Installation sollte unter „Berechtigungen“ die Option „Nicht weiterleiten“ angezeigt werden.
  • Wählen Sie „Nicht weiterleiten“, bevor Sie Ihre E-Mail fertigstellen.
  • Vervollständigen Sie Ihre Nachricht und senden Sie sie. Empfänger können diese E-Mail nicht direkt weiterleiten.

Für Administratoren: IRM serverweit aktivieren

  • Melden Sie sich beim Admin-Portal an.
  • Navigieren Sie zu Extras > Dienste und Add-Ins.
  • Suchen Sie nach Microsoft Azure Information Protection, klicken Sie auf „Verwalten“ und aktivieren Sie den Dienst, falls er noch nicht aktiviert ist. Normalerweise gibt es einen Schalter oder eine Schaltfläche zum Aktivieren.
  • Möglicherweise werden Sie aufgefordert, einige Bestätigungsschritte zu akzeptieren – machen Sie einfach weiter.
  • Starten Sie Outlook nach der Konfiguration auf den Clientcomputern neu und IRM sollte aktiv sein.

Häufig gestellte Fragen

Warum verschwindet die Option „Berechtigungen“ in Outlook manchmal oder bleibt ausgegraut?

Diese Funktion ist hauptsächlich verfügbar, wenn Sie die Pro- oder Pro Plus-Version von Microsoft Office verwenden und IRM mit Ihrer Lizenz ordnungsgemäß konfiguriert ist. Fehlt sie, liegt dies wahrscheinlich an Lizenzbeschränkungen oder fehlenden Add-Ins. Außerdem deaktivieren einige Unternehmenskonfigurationen IRM-Funktionen aus Sicherheits- oder Richtliniengründen.

Können Empfänger meine E-Mail weiterhin weiterleiten, wenn ich diese IRM-Funktion verwende?

Leider definitiv nicht 100%ig. Es verhindert hauptsächlich das direkte Weiterleiten aus Outlook, aber man kann den Inhalt trotzdem kopieren und einfügen oder Screenshots machen. Denn natürlich muss Windows es einem unnötig schwer machen. Trotzdem ist es eine gute Abschreckung, falls jemand die Einschränkungen vergessen oder ignorieren könnte.

Manchmal bleiben die Berechtigungen beim ersten Versuch oder nach einem Neustart seltsam hängen. Seltsamerweise ist auf manchen Rechnern tatsächlich ein Neustart von Outlook oder des gesamten Systems erforderlich, damit die Berechtigungseinstellungen korrekt wirksam werden. Das ist zwar nicht perfekt, aber in einer verwalteten Unternehmensumgebung besser als nichts.

Zusammenfassung

  • Stellen Sie sicher, dass IRM/Information Rights Management in Ihrer Office-Version aktiviert ist.
  • Verwenden Sie die Schaltfläche „Berechtigungen “ unter „Neue E-Mail“ > „Optionen“.
  • Wählen Sie „Nicht weiterleiten“, um die Nachricht zu sperren.
  • Wenn es fehlt, überprüfen Sie Ihre Lizenz, Office-Version und Administratoreinstellungen.
  • Denken Sie daran, dass es keine narrensichere Lösung gibt. Wenn jemand wirklich entschlossen ist, kann er trotzdem Kopien erstellen oder Screenshots davon machen.

Zusammenfassung

Dies ist zwar keine Zauberlösung, aber ein sinnvoller Schritt, wenn Sie sich Sorgen um versehentliche Weiterleitungen machen oder einfach eine zusätzliche Schutzebene für vertrauliche E-Mails wünschen. In Unternehmensumgebungen lohnt es sich oft, die IRM-Einstellungen mit Ihrem IT-Team abzustimmen, wenn etwas nicht wie erwartet funktioniert. Ich bin mir nicht sicher, warum es manchmal funktioniert und manchmal nicht, aber ein Neustart von Outlook oder das erneute Zuweisen von Berechtigungen hilft manchmal. Hoffentlich spart dies ein paar Stunden, die Sie damit verbringen, herauszufinden, warum die Funktion nicht angezeigt wird!