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So beheben Sie das Problem, dass Power Query neue Dateien in SharePoint nicht erkennt

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Power Query eignet sich hervorragend, um Dateien aus SharePoint in Power BI oder Excel zu importieren, aber es ist nicht perfekt. Manchmal werden die Dateien, obwohl sie in SharePoint vorhanden sind, einfach nicht in der Power Query-Vorschau angezeigt oder geladen.Ärgerlich, oder? Das ist seltsam, denn es könnte an einem Cache-Problem, fehlenden Berechtigungen oder einfach an der Art und Weise liegen, wie SharePoint URLs verarbeitet. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, diesen SharePoint-Ordnerfehler zu beheben, damit Sie nicht ewig rätseln müssen, ob Sie etwas falsch gemacht haben. Nach diesen Lösungsansätzen sollten Ihre neuesten Dateien problemlos angezeigt werden. Beachten Sie jedoch, dass manche Lösungen schnell funktionieren, andere etwas mehr Aufwand erfordern – möglicherweise müssen Sie mehrere ausprobieren, bis die Lösung funktioniert.

So beheben Sie Power Query SharePoint-Ordnerfehler

Administratorberechtigungen prüfen

Dies ist kein bloßer Zusatz, sondern grundlegend. Ohne die erforderlichen Zugriffsrechte kann Power Query die Dateien weder sehen noch laden. Unabhängig davon, ob es sich um einen Berechtigungsfehler oder Kontobeschränkungen handelt, sollten Sie zunächst mit Ihrem IT- oder SharePoint-Administrator klären, ob Ihr Konto tatsächlich Lesezugriff auf den betreffenden Ordner hat. Manchmal reicht es schon, mit einem anderen Konto angemeldet zu sein oder einen Gastzugang zu verwenden, um den sichtbaren Inhalt einzuschränken. In manchen Fällen erspart Ihnen diese Überprüfung stundenlange Fehlersuche, denn ehrlich gesagt, helfen weder das Leeren des Caches noch das Ändern der URL, wenn die Berechtigungen nicht stimmen. Sind die Berechtigungen korrekt, fahren Sie mit anderen Lösungsansätzen fort.

Überprüfen Sie Ihre Internetverbindung

Das klingt vielleicht banal, kommt aber überraschend häufig vor. SharePoint benötigt eine stabile Internetverbindung, da Metadaten und Dateien dynamisch abgerufen werden. Wenn Sie WLAN nutzen, überprüfen Sie Ihre Verbindung. Starten Sie gegebenenfalls Ihren Router neu – manchmal kann Power Query bei Netzwerkproblemen Schwierigkeiten haben, neue oder aktualisierte Dateien anzuzeigen. Bei einer instabilen Internetverbindung lädt der Cache möglicherweise veraltete Informationen herunter oder friert ein, sodass es so aussieht, als wären die Dateien verschwunden. Rechnen Sie mit Fehlern oder veralteten Einträgen, wenn Ihre Verbindung nicht stabil genug ist. Auf einem Rechner hat dies das Problem behoben, auf einem anderen trat es weiterhin auf.Überprüfen Sie Ihre Verbindung daher unbedingt.

Abfrage aktualisieren – Mehr als nur ein schneller Klick

Wenn eine einfache Aktualisierung nicht ausreicht, ist eine gründlichere Aktualisierung erforderlich. Manchmal erkennt Power Query neue Dateien einfach nicht, weil der Cache oder die Abfrage nicht synchronisiert ist.Öffnen Sie Excel über die Registerkarte „Daten “ oder Power BI über die Schaltfläche „Daten transformieren “.Klicken Sie im Bereich „Abfragen und Verbindungen “ mit der rechten Maustaste auf Ihre Abfrage und wählen Sie dann „Aktualisieren“. Dadurch werden die Daten neu abgerufen – manchmal funktioniert es sofort, manchmal müssen Sie die Datei schließen und wieder öffnen oder Power BI sogar neu starten. Erfahrungsgemäß kann eine vollständige Aktualisierung veraltete Daten entfernen, die sich hartnäckig halten – denn Power Query macht es einem natürlich unnötig schwer.

Verwenden Sie die vollständige SharePoint-Ordner-URL

Das ist ein wichtiger Punkt. Wenn Sie nur einen Ordnerlink oder eine Teil-URL teilen, funktioniert Power Query nicht richtig. Anstatt auf eine Ordnerverknüpfung zu verweisen, gehen Sie in Excel zu Daten > Daten abrufen > Aus SharePoint-Ordner. Fügen Sie die Stamm-Website-URL ein (z. B.https://firmenname.sharepoint.com/sites/IhreWebsite ).Klicken Sie anschließend auf OK. Sie erhalten nun eine Liste aller Dateien im Unterverzeichnis, nicht nur des Ordners. Wählen Sie dann im Navigatorfenster Ihren Ordner oder Ihre Datei aus. Klicken Sie auf Daten transformieren, um den Power Query-Editor zu öffnen. Dort können Sie die Daten aktualisieren und überprüfen, ob die neuesten Uploads angezeigt werden. Mit dieser Methode stellen Sie sicher, dass Power Query nicht nur eine zwischengespeicherte oder unvollständige Ansicht von SharePoint verwendet.

Power Query-Cache leeren

Dieser Schritt dient dazu, Power Query einen Neustart zu ermöglichen. Beschädigte oder veraltete Daten im Cache können die Dateierkennung erheblich beeinträchtigen. Um den Cache in Excel zu leeren, gehen Sie zu „Datei“ > „Optionen“ und klicken Sie dann auf „Daten“. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Cache-Einstellungen“ und suchen Sie nach einer Schaltfläche mit der Bezeichnung „ Zwischengespeicherte Dateien löschen“ oder Ähnlichem. Bestätigen Sie die Auswahl, starten Sie Excel neu und prüfen Sie, ob Ihre neuen Dateien nun angezeigt werden. In Power BI gehen Sie zu „Datei“ > „Optionen“ > „Daten laden “ und leeren Sie dort den Cache. Manchmal werden neue Dateien im Cache ausgeblendet, weil er beschädigt oder blockiert ist. Durch das Leeren des Caches werden alle Daten aktualisiert.

Überprüfen Sie Ihre Filter

Filter können tückisch sein. Wenn Sie in den angewendeten Schritten von Power Query Filter verwendet haben, können diese neuere Dateien ausblenden.Öffnen Sie Ihre Abfrage im Power Query-Editor und sehen Sie sich den Bereich „Angewendete Schritte“ rechts an. Wenn ein Schritt bestimmte Dateitypen oder Datumsbereiche herausfiltert, werden möglicherweise kürzlich hochgeladene Dateien unbeabsichtigt ausgeblendet.Überprüfen Sie jeden Schritt, insbesondere die Filterbedingungen, und deaktivieren Sie diese gegebenenfalls. Löschen Sie alle Filter und aktualisieren Sie die Ansicht. Manchmal reicht das schon aus, damit die neuen Dateien angezeigt werden. Stellen Sie außerdem sicher, dass Spaltenfilter Ihre Ansicht nicht einschränken. In manchen Konfigurationen bleiben Filter auch nach dem Neuladen erhalten, was zwar ärgerlich, aber behebbar ist.

Zusammenfassung

  • Klären Sie die Berechtigungen mit Ihrem Administrator – überspringen Sie diesen Schritt nicht.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Internetverbindung stabil ist.
  • Verwenden Sie die vollständige SharePoint-Website-URL in Power Query.
  • Leeren Sie den Cache regelmäßig – der Power Query-Cache kann sich mitunter seltsam hartnäckig verhalten.
  • Überprüfen Sie die Filter in Power Query – diese verbergen wahrscheinlich Ihre neuen Dateien.

Zusammenfassung

Zusammenfassend decken diese Lösungen die üblichen Verdächtigen ab, wenn SharePoint-Dateien in Power Query nicht angezeigt werden. Häufig sind Berechtigungen, URL-Probleme, Cache und Filter die Ursache. Manchmal reicht ein einfaches Aktualisieren oder Löschen des Caches, manchmal muss man etwas tiefer graben. Hoffentlich erspart dies dem einen oder anderen die Frustration. Denn ehrlich gesagt ist es nicht immer einfach, SharePoint und Power Query optimal zu integrieren, aber diese Schritte sollten die Sache erleichtern.